Instruks for Biblioteksutvalget

Formål

Biblioteksutvalgets formål

Biblioteksutvalget har ansvar for å forvalte bok- og kunstsamlingen til Det Norske Studentersamfund, samt overføre kunnskap om Studentersamfundets arv til sittende Hovedstyre og Studentersamfundets medlemmer.

Arbeidsoppgaver

Kunnskapsoverføringsmøte med Hovedstyret

Biblioteksutvalget skal invitere hvert påtroppende Hovedstyre til et møte i begynnelsen av året. Hensikten med møtet er å overføre kunnskap om Studentersamfundets arv og historie til Hovedstyret.

Oppdatering av Viteboka

Biblioteksutvalget har ansvar for å holde Viteboka oppdatert om Studentersamfundets historie.

Administrasjon

Biblioteksutvalgets struktur

Biblioteksutvalget har en flat struktur, der rollefordelingen bestemmes internt. Et medlem i utvalget skal ha ansvar for å føre et skyggeregnskap.

Medlemsskap i Biblioteksutvalget

Biblioteksutvalgets medlemmer sitter i minst to år av gangen. Utvalget har ansvar for å supplere seg selv, men Hovedstyret er forpliktet til å bidra til rekrutteringen dersom det er et behov for dette. Hovedstyret må orienteres når nye medlemmer taes opp i utvalget. Medlemskap i Biblioteksutvalget er å betrakte som en utmerkelse.

Biblioteksutvalgets økonomi

Hovedstyret setter rammen for Biblioteksutvalgets økonomi. Dersom utvalget trenger ytterligere midler til et bestemt prosjekt, må de sende en søknad med prosjektbudsjett til neste Hovedstyremøte.

Rapporteringsplikt

Rapportering til Hovedstyret

Biblioteksutvalget forplikter seg å stille på neste Hovedstyremøte dersom Hovedstyret innkaller til dette med fem dagers varsel.

Rapportering til generalforsamling

Biblioteksutvalget er forpliktet til å skrive en semesterberetning til DNS’ generalforsamling, samt holde en orientering under møtet, dersom Hovedstyret ber om dette.

Varighet

Fornying

Instruksen gjennomgåes og fornyes hver januar.

Revisjon og oppsigelse

Hovedstyret kan revidere eller si opp instruksen gjennom et vedtak gjort på styremøte. En representant for Biblioteksutvalget skal kalles inn til dette møtet.

Biblioteksutvalget kan også be om å revidere instruksen. Forslag til revisjon må sendes inn som sak til styremøte.