Ledelsens forretningsorden

Ledelsens forretningsorden er Ledelsens interne dokument som bestemmer hvordan saker behandles i Ledelsen.

Etter lang diskusjon i både medlemsmøter, ledelsesmøter og privat, ble det til slutt skrevet et forslag til omstrukturering internt i Ledelsen. Hensikten med det omfattende forslaget var å tettere binde sammen Ledelsen til utvalgene i DNS, og formalisere hvordan saksgangen er i Ledelsen. Det er på ingen måte ferdigstilt, og er heller å anse som et prøveprosjekt.

Forslaget ble formulert som en forretningsorden for Ledelsen, og herunder følger hele det vedtatte forslaget med relevante kommentarer og forklaringer der det føltes nødvendig.

Ledelsens forretningsorden

§ 1 Konstituering etter valg

Direktøren foretar navneopprop. Ledelsens reglement godkjennes. Meldte forfall refereres.

Deretter erklærer direktøren Ledelsen for lovlig konstituert og gir melding til Styret om dette.

§ 2 Ledelsens faste komiteer^[1]

Ledelsen kan når som helst beslutte å endre antall faste komiteer.^[2]

Samtlige medlemmer unntatt Ledelsens direktør fordeles på disse komiteene:^[3]

Barkomiteen
Teknisk komité
Markedsføringskomiteen
Rekrutteringskomiteen:^[4]
Sosialkomiteen
Programkomiteen

Andre enn Ledelsens medlemmer kan også sitte i disse komiteene. Dette kan bestemmes av komiteen selv i samråd med direktøren, eller av Ledelsen.

§ 3 Saksfordelingen mellom komiteene

Hovedregelen for saksfordelingen mellom komiteene er:

Barkomiteen: Saker om åpningstider, konseptutvikling og koordinering av BokCafeen.
Teknisk komité: Saker om teknisk utvikling, behovskartlegging og koordinering av teknisk utstyr og personell.
Markedsføringskomiteen: Saker om markedsføring, PR, markmediestrategiutvikling og konseptutvikling av grafisk design.
Rekrutteringskomiteen: Saker om vervekampanjer, koordinering av blesting og kursing av nye medlemmer.
Sosialkomiteen: Saker om interne, sosiale arrangementer og øvrige sosiale tiltak for medlemmer.
Programkomiteen: Saker om arrangementskoordinering og konseptutvikling av arrangement.

§ 4 Særskilte komiteer

Finner Ledelsen det nødvendig kan det unntaksvis nedsette særskilte komiteer til å behandle en enkelt sak eller saker av et bestemt slag.^[5]

§ 5 Oversendelse av saker

Etter forslag fra direktør fordeler Ledelser til de faste komiteene alle saker som krever komitéforberedelse. Komiteene skal levere en innstilling til Ledelsen.^[6]

Gjelder det større, økonomiske saker, skal Ledelsen vedta at komitéinnstillingen om saken skal sendes til Styret, for at det kan uttale seg om den finansielle siden av innstillingen.

§ 6 Fremdrift og avgivelsesfrist

Komiteen skal snarest mulig fastsette frist for å avgi innstilling og skal underrette Ledelsen om fristen.

§ 7 Komitémøter

Innkalling til møte i komiteen skal inneholde dagsorden. Møtetidspunkt skal kunngjøres på egnet måte.

Komiteens møter foregår for lukkede dører. Det er ikke adgang til å gjengi uttalelser som er gitt av andre komitémedlemmer i et lukket komitémøte.^[7]

§ 8 Innkalling til møter i Ledelsen

Direktøren fastsetter når Ledelsen skal møte.

Etter direktørens bestemmelse blir Ledelsen innkalt til møte ved at innkallingen gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 2 dager før møtet. Innkallingen skal innneholde dagsorden.

§ 9 Ledelsens protokoller

Direktøren autoriserer forhandlingsprotokoll. Protokollen underskrives direktøren og ett annet medlem.

§ 10 Fravikelse av forretningsordenen

I særskilte tilfeller kan Ledelsen vedta å sette enkelte bestemmelser i Ledelsens forretningsorden ut av kraft.

§ 11 Avstemning og beslutningdyktighet

Ledelsen er beslutningsdyktig dersom 3/5 medlemmer, inkludert direktøren, eller en eventuell møteleder i henhold til § 12, er tilstede.

Ledelsen beslutter ved alminnelig flertall dersom annet ikke er bestemt av forretningsordenen. Ved stemmelikhet har direktøren to stemmer.

§ 12 Ledelsens møteledelse

Direktøren leder møtene. Ved forfall kan direktøren utvelge en møteleder til midlertidig overtagelse.

Som reger settes det av 1 time til møteavvikling.

§ 13 Forfall

Forfall meldes til direktøren innen kl. 12 på møtedagen.

Medlemmer med forfall skal sende en stedfortreder fra sin komité som kan snakke på deres vegne.^[8]

Noter

↑ Hovedpoenget med § 2 er å formelt innlemme disse utvalgenes planlegging og strukturelle utforming i Ledelsen. Det har i lang tid vært et ønske fra flere personer i forskjellige utvalg å ha tettere samkjøring. Ikke bare å møte i Ledelsen, men også å få direkte påvirkning til Ledelsens arbeid og beslutninger uten selv å måtte sitte som medlem der.
↑ Lovenes § 5-2. mandat sier tydelig at Ledelsen kan opprette faste utvalg og midlertidige komiteer med ansvar for daglig drift. Ettersom det ikke er noen teoretisk eller praktisk forskjell på en komité og et utvalg, anses det som i orden å også opprette faste komiteer. Dette er foretrekkelsesverdig for å unngå misforståelser mellom disse komiteene og de allerede eksisterende faste utvalg som alle kjenner godt til.
↑ Det vil selvfølgelig være helt naturlig at Barkomiteen består at Tappetårnets styre, at Teknisk komité består av Regimets styre, at Markedsføringskomiteen består av Medieavdelingens styre, at sosialkomiteen består av Interngruppa og at programkomiteen består av Arrangementsutvalgets styre. Denne modellen gjør det dog også mulig at andre enn utvalgenes styrer også sitter i komiteene, dersom det skulle vært ønskelig. I alle tilfeller kan det være ønskelig fra Styret å ha en representant involvert i arbeidet. Til eksempel vil det være naturlig at medlemsansvarlig i Styret også er involvert i prosessene som angår sosialkomiteen og rekrutteringskomiteen.
↑ Denne komiteen er ikke basert på noe utvalg og er dermed mer utsatt enn de andre. Tanken her er at det skal eksistere planmessighet i hvordan Studentersamfundet rekrutterer, at det ikke skal gå på automatikk og gjentakelse, men innovasjon og engasjement.
↑ Dette er så og si nedfelt i lovenes § 5-2. mandat.
↑ I utgangspunktet skal alle saker behandles av en komité før går til beslutning i Ledelsen. Unntak gjøres dersom saken haster, men denne regelen er essensiell for at Ledelsens møter forblir innenfor tidsrammen vi har satt.
↑ Det er ønskelig at komiteene skal føe seg trygge nok til at de kan prate fritt under møtene. Det er derfor ingen bestemmelser over protokoll eller offentliggjøring av dokumenter eller innkallinger her.
↑ Detter er skrevet fordi Ledelsen ikke ønsker at det skal bli en vane for medlemmer ikke å møte opp på Ledelsesmøter. Med denne formuleringen gir vi tydelig instruks for hvordan forfall skal håndteres.

[1] Hovedpoenget med § 2 er å formelt innlemme disse utvalgenes planlegging og strukturelle utforming i Ledelsen. Det har i lang tid vært et ønske fra flere personer i forskjellige utvalg å ha tettere samkjøring. Ikke bare å møte i Ledelsen, men også å få direkte påvirkning til Ledelsens arbeid og beslutninger uten selv å måtte sitte som medlem der.

[2] Lovenes § 5-2. mandat sier tydelig at Ledelsen kan opprette faste utvalg og midlertidige komiteer med ansvar for daglig drift. Ettersom det ikke er noen teoretisk eller praktisk forskjell på en komité og et utvalg, anses det som i orden å også opprette faste komiteer. Dette er foretrekkelsesverdig for å unngå misforståelser mellom disse komiteene og de allerede eksisterende faste utvalg som alle kjenner godt til.

[3] Det vil selvfølgelig være helt naturlig at Barkomiteen består at Tappetårnets styre, at Teknisk komité består av Regimets styre, at Markedsføringskomiteen består av Medieavdelingens styre, at sosialkomiteen består av Interngruppa og at programkomiteen består av Arrangementsutvalgets styre. Denne modellen gjør det dog også mulig at andre enn utvalgenes styrer også sitter i komiteene, dersom det skulle vært ønskelig. I alle tilfeller kan det være ønskelig fra Styret å ha en representant involvert i arbeidet. Til eksempel vil det være naturlig at medlemsansvarlig i Styret også er involvert i prosessene som angår sosialkomiteen og rekrutteringskomiteen.

[4] Denne komiteen er ikke basert på noe utvalg og er dermed mer utsatt enn de andre. Tanken her er at det skal eksistere planmessighet i hvordan Studentersamfundet rekrutterer, at det ikke skal gå på automatikk og gjentakelse, men innovasjon og engasjement.

[5] Dette er så og si nedfelt i lovenes § 5-2. mandat.

[6] I utgangspunktet skal alle saker behandles av en komité før går til beslutning i Ledelsen. Unntak gjøres dersom saken haster, men denne regelen er essensiell for at Ledelsens møter forblir innenfor tidsrammen vi har satt.

[7] Det er ønskelig at komiteene skal føe seg trygge nok til at de kan prate fritt under møtene. Det er derfor ingen bestemmelser over protokoll eller offentliggjøring av dokumenter eller innkallinger her.

[8] Detter er skrevet fordi Ledelsen ikke ønsker at det skal bli en vane for medlemmer ikke å møte opp på Ledelsesmøter. Med denne formuleringen gir vi tydelig instruks for hvordan forfall skal håndteres.

[1]

[2]

[3]

[4]