Styret sin innstruks til valgkomiteen
Vedtak
Styret vedtok under styremøtet 20. november 2023 en instruks til valgkomitéen som skal sørge for at arbeidet gjøres korrekt og i riktig tid før medlemsmøtet.
Innhold
§ 1. Valgkomiteens mandat
1. Valgkomiteen innstiller på kandidater til styreverv, direktør og desisjonen. Hver vår skal komiteen innstille til styreleder og to menige styremedlemmer. Hver høst skal komiteen innstille på to menige styremedlemmer, to desisjonsmedlemmer og direktør. Ved suppleringsvalg skal valgkomiteen også innstille på kandidater til frafalne verv.
2. Personer som sitter i valgkomiteen kan ikke selv stille til verv som det skal innstilles på.
§ 2. Sammensetning og valg av valgkomiteen
1. Valgkomiteen består av inntil fem personer hvorav én komitéleder.
2. Komitélederen velges av komiteen selv, med simpelt flertall, med minst 3/4 av komiteens medlemmer tilstede, innen fire uker etter komiteen er valgt.
3. Valgkomiteen velges av medlemsmøtet i løpet av våren. Komiteen kan foreslå mennesker som skal supplere komitéen ved frafall. Disse skal godkjennes av styret. Desisjonen skal orienteres om dette.
4. Medlemmer av valgkomiteen kan ikke sitte i styret eller desisjonen.
5. Valgkomiteens medlemmer velges for ett år fra valgmøtet innen utgangen av mai til neste års valgmøte innen utgangen av mai.
§ 3. Valgkomiteens arbeid.
2. Valgkomiteen skal utarbeide en tidsplan for sitt arbeid. Tidsplanen skal være klar innen utgangen av august. Planen skal inneholde frister for forslag til valg av verv.
3. Valgkomiteens kunngjøringer til studentmassen i Oslo av valg til verv i Studentersamfundet skal skje gjennom Studentersamfundets kanaler, herunder Studentersamfundets nettside.
4. Valgkomiteen bør i sitt arbeid tilstrebe løpende dialog med alle Studentersamfundets ulike organer for på denne måten å gjøre seg kjent med deres arbeid.
5. Enhver SiO-registrert student og øvrige medlemmer av Studentersamfundet har forslagsrett til kandidater til de ulike tillitsvervene. Enkeltmedlemmers forslag til kandidater skal sendes skriftlig direkte til valgkomiteen innen vedtatte frister.
6. Alle tillitsvalgte i sentrale verv skal kontaktes av valgkomiteen og spørres om de ønsker gjenvalg. Dersom valgkomitéen anser det slik at en tillitsvalgt har sterk misnøye i organisasjonen skal det diskuteres med Desisjonen om det er hensiktsmessig å kontakte vedkommende for gjenvalg. Dersom denne kandidaten er medlem av desisjonen skal samtalene gjøres uten vedkommende.
7. Valgkomiteens innstilling skal være begrunnet og skal inneholde navn på, og relevante opplysninger om, de kandidater som er innstilt. Det skal også angis hvem som har foreslått kandidatene. Om det ønskes kan forslagsstiller anonymiseres, men da vil deres tilhørighet stå istedenfor. Innstilte kandidater skal være forespurt og ha akseptert sitt kandidatur.
8. Valgkomiteen skal senest to uker før valgmøtet sende sin innstilling til styret, som sender innstillingen ut sammen med de øvrige sakspapirene.
§ 4. Føringer for valg til verv i Studentersamfundet
1. Styret bør speile organisasjonens medlemmer, det etterstrebes derfor kjønnsbalanse og representasjon av minoriteter.
2. Valgkomiteen skal sikre at direktør og medlemmer av desisjonen og styret, innehar nødvendig kompetanse, erfaring og engasjement til å inneha vervene de skal innstilles til.
3. Valgkomiteen skal sikre at styret, direktør og desisjonen både har nødvendig kontinuitet og fornyelse av sine verv.
4. Medlemmer og øvrige studenter fremmer sitt kandidatur for valgkomiteen via foreningens digitale kanaler.
5. Valgkomiteen utarbeider en innstilling basert på innkomne forslag.
6. Alle kandidater skal ha en skriftlig tilbakemelding på resultatet fra avstemmingen.
7. Valgkomiteens arbeid er ikke gjenstand for offentliggjørelse utover den endelige innstilling over foreslåtte villige kandidater.
§ 5. Innstillingens formalitet
1. Ved dissens på enkelte verv, skal det opplyses i innstillingen hvor mange i komiteen som har meldt dissens.
2. Den helhetlige innstillingen skal være énstemmig vedtatt av komiteen med eventuelle dissenser.
3. Valgkomiteen skal orientere om komiteens arbeid og innstilling.
4. Dersom valgkomiteens innstilling ikke er fullstendig, skal den ikke fremlegges før alle vervene er besatt.
5. Valgkomiteen er beslutningsdyktig når minst tre medlemmer er til stede.
§ 6. Vedtektenes gyldighet
1. Denne instruksen skal vedtas av styret, men medlemsmøtet har anledning til å fremme endringsforslag under medlemsmøtene.
2. Denne instruksen er underlagt Studentersamfundets øvrige vedtekter. Dersom punkter i denne instruksen er motstridende punkter i Studentersamfundets lover, er det lovene som gjelder.
3. Instruksen skal være offentlig tilgjengelig, slik at alle medlemmer og studenter for øvrig fritt kan oppsøke den.
§ 7. Valgkomiteens rettigheter
1. Valgkomiteen er kun underlagt medlemsmøtet og forbeholder seg retten til ikke å besvare spørsmål om komiteens arbeid fra noen andre enn medlemsmøtet. Spesifikke detaljer rundt komiteens arbeid, som hvilke kandidater som er foreslått til verv utenom de innstilte, skal ikke deles med andre enn komiteens medlemmer. 2. Styret har muligheten til å etterspørre progresjon i arbeidet for å sikre at komitéen kommer med en innstilling med nok kandidater samt gjennomfører et godt arbeid når disse kandidatene skal vurderes opp mot hverandre. Styret har ikke rett til å vite hvem som stiller til verv, men hvor mange kandidater det er til eventuelle verv.