Drifts- og vedlikeholdsavtale

Avtale om drift og vedlikehold av eiendommen Chateau Neuf, eller drifts- og vedlikeholdsavtalen er en avtale som spesifiserer DNS' og UiO' plikter angående drift- og vedlikehold av Chateau Neuf. Den ble undertegnet sammen med ny fristasjonsavtale i 2014.

AVTALE OM DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV EIENDOMMEN CHATEAU NEUF MELLOM UNIVERSITETET I OSLO OG DET NORSKE STUDENTERSAMFUND

Oslo, 7.november 2014

Denne drift- og vedlikeholdsavtale ("Driftsavtalen") er inngått 1. november 2014 mellom:

1. Universitetet i Oslo, org nr 971 035 854 ("UiO") og
2. Det Norske Studentersamfund, org nr 945 696 923 ("DNS")

I fellesskap benevnt som "Partene".

Bakgrunn

UiO ervervet den 2. juli 1998 aksjer i Slemdalsveien 7 AS, da tilhørende DNS, slik at UiO ble eneeier av aksjene i dette selskapet. Slemdalsveien 7 AS var eier av bygningen Chateau Neuf. Slemdalsveien 7 AS er senere avviklet og selskapets aktiva, herunder bygningen Chateau Neuf, er overført til UiO/Tøyenfondet.

UiO og Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus, org nr 948 554 062 ("SIO") har, ved aksjekjøpsavtale inngått 1.november 2014, avtalt å overdra deres aksjer i selskapet Chateau Neuf AS til DNS, og det er i dag inngått ny avtale om DNS sin rett til bruk av fristasjonslokale ved Chateau Neuf.

Driftsavtalen regulerer de nærmere driftsmessige forhold ved DNS' bruk av fristasjonslokalene eiet av UiO. Denne Driftsavtale erstatter samtlige tidligere inngåtte avtaler som gjelder driftsmessige forhold ved Chateau Neuf.

Formål og forutsetninger for avtalen

Formålet med Driftsavtalen er å regulere samarbeidet mellom UiO og DNS hva gjelder den daglige virksomheten ved Chateau Neuf, herunder avklare hvilke ytelser som er dekket under fristasjon og hvilke ytelser som DNS selv må besørge i tilknytning til driften, i henhold til den overordnede fristasjonsavtalen som er inngått mellom Partene.

Den daglige drift

Drift og vedlikehold

UiO besørger alminnelig daglig drift og bygningsmessig vedlikehold av lokalene ved Chateau Neuf.

UiO har rett til å gjennomføre slike selv om dette vil medføre at Fristasjonslokalet for en periode blir begrenset. DNS skal tilrettelegge sin drift slik at nødvendig drifts- og vedlikeholdstiltak kan gjennomføres.

DNS skal avsette ressurser for, i samarbeid med UiO, å utarbeide drifts- og vedlikeholdsplaner som revideres årlig. Vedlikeholdsplanen vil på overordnet nivå angi de planlagte tiltakene og anslagsvis tid og omfang for arbeidene.

UiO skal varsle DNS om slike vedlikeholdsarbeider så tidlig som mulig, og senest en måned før arbeidene skal påbegynnes. UiO skal, så langt økonomisk og praktisk mulig, foreta slike arbeider slik at de i minst mulig utstrekning påvirker DNS sine arrangementer i forbindelse med semesterstart etc. Varslingsfristen gjelder ikke ved vedlikeholdsarbeider av akutt karakter, f eks ved vannlekkasjer eller branntilløp.

Dersom DNS må fraflytte lokalene ved Chateau Neuf i forbindelse med vedlikehold eller oppgradering skal UiO tilby DNS eventuelle ledige lokaler dersom ledige og egnede lokaler finnes i UiOs eiendomsportefølje på dette tidspunktet.

Telefon og datanett

Alle telelinjer på Chateau Neuf er tilknyttet UiOs telenett. DNS har ikke rett til å koble opp egne telefonlinjer i Fristasjonslokalet.

DNS er ansvarlig for fordelingen av telelinjene mellom studentforeningene og dem selv. DNS er ansvarlig for å opprette og vedlikeholde en oversikt over fordelingen av telefonressursene. All bruk av UiOs telenett skal ha sammenheng med den virksomhet som DNS driver. Ureglementert bruk vil kunne medføre stengning av tjenesten uten ytterligere varsel.

All flytting og omkobling av telefon- og IT-nett skal utføres av UiO/USIT.

Alle interne samtaler ved UiO er gratis. For all annen bruk skal det belastes samtaleavgift som svarer til de satser UiO selv betaler. Telefonene kan ringe til norske fast- og mobilnumre. DNS vil også få tilgang til en telefakslinje ved behov. UiO utsteder kvartalsvis faktura til DNS og omfatter samlede kostnader til ikke-interne samtaler, samt administrasjonsgebyr. Faktura utstedes av UiO med 30 dagers betalingsfrist. Ved manglende betaling har UiO rett til å stenge samtlige tele- og nettlinjer uten ytterligere varsel.

DNS kan ved skriftlig melding til UiO anmode om at UiO stanser tele- og nettlinje for studentforeninger som misligholder sin betalingsforpliktelse til DNS for disse tjenestene. DNS skal i så tilfelle dokumentere og sannsynliggjøre overfor UiO at betalingsmislighold har funnet sted. UiO skal, der UiO mener betalingsmisligholdet er sannsynliggjort, stanse de aktuelle tele- og nettlinjer så snart som mulig, og senest innen 14 dager.

Renhold

UiO besørger alminnelig daglig renhold av fristasjonslokalene ved Chateau Neuf, renhold etter studentvelferdsarrangementer, samt hovedrengjøring en gang per år.

Renhold etter arrangementer på forretningsmessig utleie inngår i leien for arrangementene og besørges også av UiO.

DNS er selv ansvarlig for å besørge rydding både i kontorarealer og i forbindelse med større arrangementer før ordinært renhold skjer av UiO.

DNS kan avtale arrangementsvask med UiO med minimum 14 dagers varsel.

Ved tilfeller der DNS ikke har besørget tilstrekkelig rydding før UiOs daglige renhold foretas, har UiO rett til å kreve dekning av påløpte merkostnader for UiO ved renhold etter arrangementer. Det forutsettes at DNS etter hvert arrangement klargjør lokalene for renhold ved at bord og stoler stables bort, at service er ryddet bort og at gulvet er feiet. Hvis kontorer ikke er ryddet, vil UiO ikke gjennomføre renholdet.

Vakthold

Partene er enige om å opprettholde kontinuerlig vakthold og sikkerhet ved Chateau Neuf i periodene det pågår studentaktivitet i bygget. Driftsperiodene for studentaktivitet er normalt 10. januar til 15. juni og 10. august til 15. desember. Endring av driftsperioden i løpet av avtaleperioden endrer ikke Partenes plikter under Avtalen.

DNS er ansvarlig for vakthold for sine Fristasjonsarealer hele døgnet. DNS skal utpeke en vaktansvarlig som skal gjennomgå nødvendig opplæring, hva gjelder branninstrukser mv. Den vaktansvarlige er øverste ansvarlige ved brann og for generell sikkerhet i bygningen i vaktperioden.

DNS skal administrere vaktordningen. DNS står fritt til å leie inn eksterne vakttjenester både i forbindelse med ordinært vakthold og studentarrangementer som krever skjerpet vakthold.

UiO har utarbeidet rutiner for det alminnelige vakthold ved Chateau Neuf, slik følger av bilag 2.2. DNS plikter å innrette sin vakttjeneste i henhold til rutiner for det alminnelige vakthold ved Chateau Neuf, slik de til enhver tid er fastsatt av UiO.

UiO skal dekke lønnskostnader for vaktansvarlig når hans/hennes arbeid er relatert til studentvelferdsaktiviteter. DNS fakturerer UiO for dette ved årets oppstart. Det foretas en avregning ved utløpet av året. Beløp er regulert i bilag 2.3.

UiO dekker ikke ekstra vakthold knyttet til forretningsmessig utleie. Dette må DNS beregne inn i leien som leietaker betaler.

UiO skal ha full tilgang til DNS' rapporteringsrutiner, herunder skal UiO kunne kreve skriftlige redegjørelser fra DNS ved hendelser som kan skyldes avvik eller mangler ved vakthold eller sikkerhet ved Chateau Neuf.

UiO forestår opplæring i brannvern for de det måtte angå.

UiO og DNS skal drøfte sikkerhets- og beredskapsanliggende i årlig møte mellom Partene.

Forsikring

UiO ved Staten er selvassurandør og Chateau Neuf er omfattet av denne forsikringsordningen.

DNS og eventuelt andre som benytter Fristasjonsarealet har selv ansvar for å forsikre egne eiendeler, samt alt annet driftsutstyr og løsøre som benyttes i virksomheten ved Chateau Neuf.

DNS er ansvarlig for lovpålagte ansvarsforsikringer, samt personalforsikringer for personer som tar del i virksomheten ved Chateau Neuf. Forpliktelse gjelder uavhengig av om den ansatte er tilknyttet særskilt datter- eller driftsselskap.

UiO har, ved skriftlig anmodning, rett til å kreve fremlagt DNS sine forsikringspoliser tilknyttet virksomheten ved Chateau Neuf.

Dersom det skjer hendelser ved Chateau Neuf som vil medføre krav under forsikringen skal partene underrette den annen part skriftlig senest innen 14 dager fra hendelsen finner sted. Henvendelser om forhold tilknyttet bygning eller eiendom rettes til kontaktpunkt slik følger av bilag 2.1.

Dersom det oppstår endringer i driften som medfører endring i forsikringsbehov mv, skal dette drøftes mellom UiO og DNS før endringen settes i verk og forsikringer tegnes.

Skjenkebevilling og andre offentlige tillatelser

DNS er fullt ut ansvarlig for at alle offentlige tillatelser til å drive virksomheten ved Chateau Neuf, herunder skjenkebevillinger mv, er innhentet og gyldige. Dette gjelder uavhengig av om DNS selv foretar driften eller dette skjer gjennom et særskilt datter- eller driftsselskap. Ingen andre parter enn DNS eller deres datterselskaper kan ha skjenkebevilling på Chateau Neuf.

UiO har, ved skriftlig anmodning, rett til å kreve fremlagt kopi av DNS' aktuelle tillatelser tilknyttet virksomheten ved Chateau Neuf.

Branninstruks

DNS plikter å følge og innrette virksomheten ved Chateau Neuf til den enhver tid gjeldende branninstruks for Chateau Neuf utarbeidet av UiO.

UiOs rett til inspeksjon av bygningsmasse mv

UiO har rett til å foreta jevnlige inspeksjoner av bygningsmassen ved Chateau Neuf. Dersom det er behov for tilgang til kontorlokaler som disponeres av DNS, skal UiO varsle DNS om slik inspeksjon så snart som mulig og senest 7 dager før inspeksjonen finner sted.

Opphør og revisjon av Avtalen

Driftsavtalen skal reforhandles innen 30. september 2019 ("Avtaleperioden").

Dersom Fristasjonsavtalen inngått mellom UiO og DNS bringes til opphør før Avtaleperiodens utløp, bortfaller Driftsavtalen fra samme dato.

Lovvalg og verneting

Avtalen er regulert av norsk rett. Partene vedtar Oslo tingrett som eksklusivt ansvarlig for Driftsavtalen

OVERSIKT OVER BILAG:

Bilag 2.1: Partenes for henvendelser

Bilag 2.2: Vaktrutiner for Chateau Neuf

Bilag 2.3: Priser for dekking av vakt ved Chateau Neuf

Bilag

Kontaktpunkter

Henvendelser om drift og vedlikehold rettes til UiO ved:

Eiendomsavdelingen ved servicetorget@eiendom.uio.no eller 22856368.

Henvendelser om telefon og IT, herunder tekniske meldinger og feilmeldinger skal rettes til:

USIT ved drift@admin.uio.no .

Henvendelser om renhold rettes til UiOs kontaktpunkt for renhold skal rettes til:

Eiendomsavdelingen ved servicetorget@eiendom.uio.no eller 22856368.

Henvendelser om forhold tilknyttet forsikring av bygning eller eiendom rettes til:

Eiendomsavdelingen ved servicetorget@eiendom.uio.no eller 22856368.

Ved brann eller andre alvorlige sikkerhetshendelser skal UiO varsles umiddelbart på alarmtelefon 22 85 66 66.