Etiske retningslinjer for Det Norske Studentersamfund og Chateau Neuf AS

Sist revidert 17. oktober 2024

Innledning

Det Norske Studentersamfund (DNS) skal være en inkluderende organisasjon som fremmer åndsdannelse og fellesskap gjennom vitenskapelige og underholdende aktiviteter. DNS samler studenter og akademikere for fritt ordskifte og samarbeid, med fokus på frivillighet, medbestemmelse og åpen drift.

Chateau Neuf AS (CNAS) har som mål å forvalte Chateau Neuf for å sikre mest mulig studentaktivitet. CNAS sørger for at huset er en relevant kulturaktør gjennom profesjonell drift og økonomisk kontroll, med inntekter som brukes til vedlikehold og støtte til DNS. Samarbeidet mellom DNS og CNAS krever klare felles retningslinjer for atferd. Disse retningslinjene, samt konsekvensene for brudd, gjelder for alle medlemmer, ansatte og tillitsvalgte. Alle ansatte, honorerte og tillitsvalgte i DNS og CNAS skal signere dette dokumentet når de tiltrer sin stilling eller sitt verv.

Kapittel 1: Etiske retningslinjer

Likeverd og inkludering

Alle har ansvar for å skape et inkluderende og godt miljø. Organisasjonen skal fremme mangfold og være fri for diskriminering. Alle skal behandles med respekt, og trakassering, mobbing eller nedverdigende oppførsel skal unngås. Diskriminering basert på alder, kjønn, seksuell legning, funksjonsevne, etnisk tilhørighet, politisk eller religiøs overbevisning skal ikke forekomme. Ansatte og erfarne medlemmer har et spesielt ansvar for å inkludere andre, så lenge de ikke bryter andre etiske retningslinjer.

Respekt for andres grenser

Alle har rett til å føle seg trygge, og den enkeltes integritet og grenser skal respekteres. Uønsket oppmerksomhet, seksuell trakassering, overskridende atferd og overgrep er uakseptabelt. Ingen skal oppleve press rundt bruk av alkohol eller andre rusmidler.

Representasjon

Alle skal utføre sine oppgaver på en måte som ivaretar husets omdømme. Husets brukere og gjester skal møtes med respekt og god service, og det skal fremmes en kultur preget av åpenhet og etterlevelse av DNS og CNAS' etiske retningslinjer. Faglige kunnskaper og godt skjønn skal alltid være grunnlaget for myndighetsutøvelse og tjenesteyting.

Ytringsfrihet

Du kan gi faktaopplysninger om ditt arbeidsområde og delta i samfunnsdebatten på egne vegne. Det skal alltid tydelig fremkomme hvem du uttaler deg på vegne av. Uttalelser på vegne av DNS går alltid via styreleder. Ingen ledere skal hindre noen fra å varsle om kritikkverdige forhold. Slike forhold i CNAS eller DNS bør først tas opp internt for å forbedre situasjonen, men det er også lov å varsle offentlig når det er hensiktsmessig. Intern varsling skal skje til nærmeste leder eller tillitsvalgt.

Habilitet

Du skal være bevisst din makt og påvirkningskraft i relasjoner, både innenfor og utenfor organisasjonen, og ikke misbruke den tilliten som følger med ditt verv eller virke. Du er inhabil til å behandle en sak dersom du har egeninteresse eller nær tilknytning til noen som har interesse i sakens utfall. Det er din plikt å varsle overordnede om inhabilitet, slik at du kan fritas fra saken. Ved tvil om inhabilitet skal spørsmålet tas opp med nærmeste leder eller desisjonen.

Økonomisk forsvarlighet

Alt arbeid skal utføres ærlig og redelig, uten mål om korrupsjon eller personlig vinning. Selskapets og organisasjonens ressurser skal forvaltes økonomisk og rasjonelt, uten misbruk eller sløsing. Ingen skal oppnå personlige fordeler fra selskapets eller organisasjonens ressurser, enten økonomiske midler eller eiendeler. Ved potensielle konflikter mellom private interesser og selskapets økonomiske midler, skal beslutninger forankres i flere organisatoriske ledd. Dette gjelder både ansatte, honorerte, tillitsvalgte, brukere og samarbeidspartnere.

Åpenhet og fortrolighet

DNS skal gi offentligheten innsyn i forvaltningen av organisasjonen. Alle styrets innkallinger, referater, vedtekter og andre dokumenter skal være tilgjengelige for offentligheten. Unntaket er dokumenter som inneholder sensitiv informasjon.

Kapittel 2: Brudd på retningslinjer

Tillitsvalgte og medlemmer i DNS

Dersom en tillitsvalgt eller et medlem bryter de etiske retningslinjene, skal dette varsles til varslingsutvalget, i henhold til kapittel 3 i dette dokumentet. Sanksjoner kan ilegges basert på alvorlighetsgrad og kan inkludere:

muntlig advarsel
skriftlig advarsel
utestengelse fra arrangementer
råd om ikke å påta seg tillitsverv eller fratre tillitsverv
permanent utestengelse fra arrangementer på Chateau Neuf

Ved vurdering av sanksjoner tas det hensyn til hvilken regel som er brutt, alvorlighetsgrad, bruddets hyppighet, tidligere regelbrudd, og grad av skyld. Ved mistanke om lovbrudd skal ikke DNS etterforske, men avklare om saken skal anmeldes i dialog med varsler. I svært grove tilfeller kan varslingsutvalget anmelde saken selv om varsler er imot det.

De strengeste sanksjonene finnes i Lovene til Det Norske Studentersamfund, § 8-1 Mistillit og § 8-2 Eksklusjon.

Ansatte i DNS og CNAS

Dersom en ansatt bryter med disse etiske retningslinjene skal dette følges opp av arbeidsgiver i tråd med gjeldende lover (blant annet arbeidsmiljøloven) og regler for arbeidsforhold (arbeidskontrakten til den ansatte og andre reglement for ansatte). Gjeldende lover og regler skal til enhver tid foreligge i bedriftens personalhåndbok.

Kapittel 3: Varslingsutvalg

Varslingsutvalget består av daglig leder i DNS, direktør i DNS, ett medlem fra desisjonen, og styreleder i DNS, med mål om jevn kjønnsbalanse. Daglig leder har overordnet ansvar for saksgangen og leder utvalget. Alle medlemmer må signere en taushetserklæring før de kan behandle saker, og det oppfordres til at de gjennomgår kurs om varselhåndtering. Verneombudet skal informeres om saker som behandles.

Utvalgets oppgave er å motta og håndtere varsler, følge opp saken, innhente informasjon, og avgjøre om det har skjedd noe kritikkverdig samt hvilke reaksjoner som er nødvendige. Varslene behandles strengt fortrolig av så få som mulig. Dersom et varsel gjelder et medlem av utvalget, blir dette medlemmet tatt ut av saksgangen, og utvalget vurderer om det skal suppleres med medlemmer, hovedsakelig fra desisjonen. De nye medlemmene har samme taushetsplikt.

Varslingsutvalget håndterer saker relatert til tillitsvalgtes brudd på retningslinjene. Ansattes brudd varsles til arbeidsgiver og behandles i henhold til gjeldende lover og regler for arbeidsforhold. Målet er å finne løsninger på lavest mulig nivå, med fokus på tillitsspørsmål fremfor skyld.

Kapittel 4: Taushetsplikt

Ansatte og honorerte tillitsvalgte har plikt til å hindre at andre får tilgang til eller kjennskap til informasjon de får i forbindelse med arbeidet, spesielt om:

Noens personlige forhold
Opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde

Taushetsplikten gjelder ikke når det er opplysningsplikt etter lov, forskrift, eller vedtak, eller for opplysninger som er offentlig tilgjengelige eller åpenbart ikke konfidensielle. Informasjon som er underlagt taushetsplikt kan heller ikke brukes i egen eller andres virksomhet. Taushetsplikten gjelder både overfor utenforstående og kolleger uten saklig behov for informasjon, og fortsetter etter avsluttet arbeidsforhold.

All kommunikasjon og informasjon relatert til en sak, inkludert SMS-er, bilder og notater, skal dokumenteres skriftlig mens saken pågår, slik at komiteen har et solid faktagrunnlag for sine vedtak. Individuelle møter mellom varsler, vitner og den omvarslede skal refereres og signeres for å sikre enighet om innholdet.

Dokumentasjon lagres i tre år, eller lenger i tilfeller der lovmessige forhold krever det. Signerte retningslinjer oppbevares fysisk i DNS' arkiv i tre år eller til nye retningslinjer krever ny signering.

Kapittel 5 Klageadgang og uenighet

Dersom en part er uenig med Varslingsutvalgets konklusjon, kan den ankes til Styret. Dette må skje innen én uke etter at parten fikk kjennskap til avgjørelsen. Ankesaker vil bli diskutert under samme taushetsplikt varslingsutvalget fungerer under. Alle saksdokumenter vil bli fremlagt Styret og de har da rett til å få kjennskap om alle saksforhold. Styrets avgjørelse er endelig.