Etiske retningslinjer for Det Norske Studentersamfund og Chateau Neuf AS

Innledning

Det Norske Studentersamfund (DNS) skal være en organisasjon med plass til alle. Organisasjonens vedtektsfestede formål er ved vitenskapelige sysler og underholdende beskjeftigelse å utbre åndsdannelse og broderånd blant sine medlemmer. DNS søker å være et samlingssted for studenter og eldre akademikere til ivaretakelse av felles interesser ved fritt ordskifte og praktiske tiltak. DNS skal tilrettelegge for at så mange studenter som mulig får anledning til å delta i drift og på arrangementer og skal driftes med tanke på frivillighet og medbestemmelse og driften skal være gjennomsiktig og inkluderende. Chateau Neuf AS (CNAS) hovedformål er å forvalte verdiene i kulturhuset Chateau Neuf på en måte som tilrettelegger for best mulig studentaktivitet. Chateau Neuf skal være den største garantisten for økonomisk spillerom for DNS, og det er CNAS sitt ansvar å sørge for at huset består som en relevant og lønnsom kulturaktør ved hjelp av et profesjonelt arrangør apparat og økonomisk kontroll. Inntektene i CNAS skal brukes til å forvalte og ivareta bygget samt å støtte opp under DNS sin aktivitet.

DNS og CNAS’ felles formål er å skape og tilrettelegge for en opplevelsesarena der alle byens studenter føler seg velkomne. Organisasjonen og selskapet må arbeide i symbiose for å nå disse målene. Kommersiell aktivitet må ikke stå i veien for frivillig, studentrettet aktivitet, men samtidig anerkjennes som en viktig bidragsyter til bygget Chateau Neuf og studentaktiviteten. DNS og CNAS’ virke går hånd i hånd og det er derfor viktig med klare felles retningslinjer for atferd, både i organisasjonen og i selskapet. Disse retningslinjene og konsekvenser for brudd på disse er gitt i dette dokumentet. Dokumentet gjelder for og skal være tilgjengelig for alle medlemmer, tillitsvalgte, honorerte og ansatte i DNS og CNAS. Alle ansatte og honorerte, samt styret i DNS, ledelsen i DNS, valgkomiteen og desisjonen skal signere dette dokumentet når de tiltrer sin stilling eller sitt verv.

Kapittel 1: Etiske retningslinjer

Likeverd og inkludering

Alle har ansvar for å bidra til et godt organisasjons- og arbeidsmiljø. Arbeidsplassen og organisasjonen skal være kjennetegnet av mangfold og ikke-diskriminering. Alle skal behandle hverandre, brukere, forretningsforbindelser og andre med respekt og vennlighet. Enhver form for baksnakking, trakassering, mobbing eller annen oppførsel overfor andre som kan oppfattes som nedverdigende eller truende skal unngås. Ingen diskriminering basert på alder, kjønn, kjønnsidentitet, religion, seksuell legning, funksjonsevne, sosial status, etnisk tilhørighet, politisk ståsted, religiøs overbevisning eller andre forhold skal finne sted og alle skal ha respekt for kulturelle forskjeller.

Respekt for andres grenser

Alle mennesker har rett til å føle seg trygge og den enkeltes integritet og grenser skal respekteres. Seksuell trakassering, seksuelt overskridende adferd og seksuelle overgrep er uakseptabelt og skal ikke finne sted. Press rundt bruk av alkohol eller andre rusmidler skal heller ikke finne sted.

Representasjon

Ansatte, honorerte og øvrige tillitsvalgte skal utføre sine oppgaver og opptre på en måte som ikke skader husets omdømme og tillit hos vår målgruppe. Alle skal tilstrebe å møte husets brukere og gjester med respekt og god service, og bidra til en organisasjonskultur basert på åpenhet og ivaretakelse av DNS og CNAS’ etiske retningslinjer. Faglige kunnskaper og faglig skjønn skal ligge til grunn i myndighetsutøvelse og tjenesteyting.

Ytringsfrihet

Ansatte, honorerte og øvrige tillitsvalgte kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsområde og kan som alle delta i samfunnsdebatten og uttale seg på egne vegne. Ingen ledere eller andre skal stoppe noen fra å varsle om kritikkverdige forhold. Alle kritikkverdige forhold i CNAS eller DNS bør tas opp, slik at forholdene kan bedres. Dette bør først skje internt, men alle har rett til å varsle offentlig når dette er formålstjenlig. Varsling internt skal skje til nærmeste leder og/eller tillitsvalgt blant de ansatte.

Habilitet

Alle, særlig ansatte og tillitsvalgte, skal være bevisst den makt og påvirkningskraft som man har i relasjon med andre både i og utenfor organisasjonen og selskapet, og ikke misbruke den tilliten de har i kraft av sitt verv eller virke. Man er ikke habil til å behandle en sak dersom man enten selv har egeninteresse eller har et nært slektskap eller forhold til noen av partene med egeninteresse i utfallet av saken.

Ansatte, honorerte og øvrige tillitsvalgte har en selvstendig plikt til å varsle overordnede om inhabilitet i eventuelle saker slik at man kan fritas fra videre befatning med saken. Ved tvil om inhabilitet skal man forelegge spørsmålet for sin nærmeste leder eller for desisjonen.

Økonomisk forsvarlighet

Alt arbeid skal utføres ærlig, redelig og uten hensikt om korrupsjon eller personlig vinning. Ansatte, honorerte og øvrige tillitsvalgte plikter å ta vare på selskapets og organisasjonens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte. Det skal ikke forekomme misbruk eller sløsing med selskapets eller organisasjonens midler. Ingen skal tilegne seg personlige fordeler av selskapets eller organisasjonens ressurser, verken økonomiske midler eller andre eiendeler. Sammenblanding av ansatte, honorerte og øvrige tillitsvalgtes og brukere eller samarbeidspartneres private interesser og økonomiske midler skal ikke forekomme.

Åpenhet og fortrolighet

DNS skal gi offentligheten innsyn i forvaltningen av organisasjonen. Alle styre innkallinger, -referater, vedtekter og andre dokumenter skal være tilgjengelige for offentligheten, unntaket er dokumenter som inneholder sensitiv informasjon. Ansatte, honorerte og øvrige tillitsvalgte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger til andre ansatte, honorerte, tillitsvalgte, medlemmer, organisasjoner, selskaper og andre myndigheter. Samtidig skal organer som behandler saker som inneholder sensitiv informasjon være bevisst på ansvaret for å holde slik informasjon fortrolig.

Kapittel 2: Brudd på retningslinjer

Tillitsvalgte og medlemmer i DNS

Dersom en tillitsvalgt eller et medlem bryter disse etiske retningslinjene skal dette varsles til varslingsutvalget, jmf. kapittel 3 i dette dokumentet, og kan medføre sanksjoner etter vurdering av bl.a. alvorlighetsgrad.

Enhver tillitsvalgt eller medlem som bryter disse retningslinjene kan bli utsatt for følgende reaksjoner:

muntlig advarsel
skriftlig advarsel
utestengelse fra arrangementer
at vedkommende får råd om ikke å påta seg tillitsverv
at vedkommende får råd om å fratre sine verv

I vurderingen av hvilke sanksjoner som ansees nødvendige skal det legges vekt på hvilken regel som er brutt, alvorlighetsgrad, bruddets hyppighet, hvorvidt personen har brutt retningslinjene eller andre styrende regler tidligere og grad av skyld.

De aller sterkeste og mest alvorlige sanksjons myndighetene foreligger i Lovene til Det Norske Studentersamfund § 8-1 Mistillit og § 8-2 Eksklusjon.

Ansatte i DNS og CNAS

Dersom en ansatt bryter med disse etiske retningslinjene skal dette følges opp av arbeidsgiver i tråd med gjeldende lover (blant annet arbeidsmiljøloven) og regler for arbeidsforhold (arbeidskontrakten til den ansatte og andre reglement for ansatte). Gjeldende lover og regler skal til enhver tid foreligge i bedriftens personalhåndbok.

Kapittel 3: Varslingsutvalg

Varslingsutvalget består av daglig leder i DNS, direktør i DNS og to medlemmer fra desisjonen. Det skal etterstrebes jevn kjønnsbalanse i utvalget. Det er daglig leder som har overordnet ansvar for saksgang og leder utvalget. Alle medlemmer av varslingsutvalget skal signere en taushetserklæring før de kan starte behandling av saker. Det skal etterstrebes at alle medlemmer i utvalget deltar på kurs om håndtering av varsler.

Oppgaven til varslingsutvalget er å ta imot og håndtere varsler, følge opp saken, innhente informasjon og avgjøre om det har skjedd noe kritikkverdig og eventuelt hvilken reaksjon dette skal ha. Alle varsler vil bli behandlet strengt fortrolig og av så få som mulig. Om et varsel gjelder ett eller flere av medlemmene i utvalget vil de involverte bli tatt ut av saksgang. Håndtering av varsler handler skal handle om tillitsspørsmål og ikke skyld. Varslingsutvalget skal, med involverte parter, etterstrebe å komme fram til en løsning på lavest mulig nivå.

Varslingsutvalget skal kun behandle tillitsvalgtes brudd på retningslinjene. Ansattes brudd skal varsles til arbeidsgiver og behandles i tråd med gjeldende lover og regler for arbeidsforhold.

Kapittel 4: Taushetsplikt

Ansatte og honorerte tillitsvalgte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han/hun i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

Noens personlige forhold
Opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde
Taushetsplikten gjelder ikke når opplysningsplikt følger av lov, forskrift eller vedtak truffet med hjemmel i lov. Videre gjelder taushetsplikten heller ikke for opplysninger som er offentlig tilgjengelig og opplysninger som åpenbart ikke er av konfidensiell natur Arbeidstaker kan heller ikke bruke eller utnytte opplysninger som er omfattet av taushetsplikten i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid hos andre. Taushetsplikten gjelder også etter opphør av ansettelsesforholdet
Taushetsplikten gjelder ikke bare i forhold til utenforstående, men også overfor kolleger som ikke har saklig behov for tilgang til de aktuelle opplysningene i sin tjeneste og etter at arbeidsforholdet er avsluttet.