E-postreglement
Vedtatt av Representantskapet 8. april 2014
1. Benytt e-post for å kontakte andre foreninger, utvalg og deres representanter
med forespørsler, spørsmål og informasjon tilknytta aktiviteten ved Det Norske Studentersamfund,
med mindre det finnes egne nettskjema eller andre standardiserte
måter å behandle din forespørsel. Alle medlemmers e-postadresser finnes på
inside.studentersamfundet.no, og alle styrer finnes i foreningsoversikten.
2. Vær høflig og bruk godt språk. Skriftlig kommunikasjon er vanskeligere enn man tror. Hvis
du blir opprørt av en e-post du mottar, så les gjennom den en gang til for å forsikre deg om
at du ikke har misforstått noe.
3. Det er mulig å skaffe seg personlig e-postadresse med domenet @studentersamfundet.no.
Ta kontakt med EDB-gjengen for å få dette. Det er også å lage en egen signatur tilhørende
dette domenet. Dette er lett og intuitivt å gjøre gjennom flere standard e-postklienter.
4. Skriv en kort, tematisk overskrift. Det skal være mulig å forstå hva e-posten omhandler uten
å åpne den.
5. Benytt deg av “tråding” i e-postsamtaler. Dette gjør det enklere å gå tilbake gjennom
samtalen for å få med seg hva som har blitt sagt. De fleste store e-postklienter tråder
automatisk, og de aller fleste kan ganske enkelt innstilles til å gjøre det.
6. Om det er flere som har interesse i å få med seg disuksjonen, legg dem til som mottakere
av e-posten, enten i mottakerfeltet, eller i feltet merka Cc. Svar alltid med “reply all”-funksjonen,
så alle får med seg alt som blir sagt.
7. Minimer antallet tema. E-post med mange forespørsler og spørsmål er forvirrende. Dette
gjelder særlig når det er flere mottakere. Skriv heller en ny e-post om det er mye du lurer
på. Oppfølgingsspørsmål kan stilles, men når et tema er ferdigdiskutert, skal ikke samme
samtaletråd benyttes til å diskutere et nytt tema. Dette er uoversiktlig, og blir vanskelig å bla
seg gjennom, om man prøver å finne et spesifikt svar.
8. Hold deg til temaet. Ikke del flåsete bilder av morsomme katter.