Booking av lokalene på Studentersamfundet
All booking av lokaler, utstyr og personell på Chateau Neuf gjøres på http://neuf.yesplan.be. Se bookingreglementet for rutiner og regler rundt dette. Alle arrangementer med publikum skal bookes inn senest to uker før arrangementsstart og gjennomgås på produksjonesmøtet.
Annenhver uke på mandager kl.17 i Sysesalen avholdes det produksjonsmøte. Her går man gjennom alle bookinger for de kommende tre ukene. Alle foreninger og utvalg med en booking i denne tidsrammen plikter til å møte.
Hvert semester avholdes det en "Storprod" - et stort produksjonsmøte som tar for seg booking for hele neste semester. På våren er dette møtet senest 15. mai, og på høsten senest 15. november.
Du må ha en bruker på YesPlan for å se bookingsystemet. Alle foreninger og utvalg skal ha innlogging til å gjøre bookinger i systemet. Mangler dere bruker? Ta kontakt med EDB på edb@neuf.no.
Bruk av bookingprogrammet
Innlogging
- Gå inn på neuf.yesplan.be
- Fyll inn brukernavn og passord. OBS! YesPlan er sensitiv til store og små bokstaver i både brukernavn og passord.
- Første gang du logger inn, bør du trykke på personikonet nederst på siden, og deretter til fanen "User Preferences." Her skal "Default Event Profile" stå på "Intern."
Booking
Bookingsystemet er en matrise hvor kolonnene er lokalene på huset, og radene er dager. Finn en dag og et lokale, høyreklikk og trykk "New Event." Du kan endre navnet ved å dobbeltklikke på det, og legge til tider ved å trykke på den lille klokka. Her er det viktig å vise både start-tid og slutt-tid. Dette gjør du ved å trykke på én av to prikker til høyre for tidene. Rød prikk på venstre side er start-tid, rød prikk til høyre er slutt-tid. Disse tidene skal gjenspeile når lokalet er i bruk. På større arrangementer, er det lurt å ha en mer detaljert kjøreplan.
Inkludér foreningens navn i navnet på bookingen, og hva slags arrangement det er. For eksempel hvis Teater Neuf skal ha et åpent møte, ville bookingen hete: "Teater Neuf åpent møte."
Når du først booker, vil bookingen være gul. Det betyr at bookingen er tentativ. Høyreklikk på bookingen, og under "Assign Status" kan du velge mellom "Tentativ," "Bekrefta" eller "Avlyst." Er du usikker på om bookingen din skal gjennomføres, lar du den være på "Tentativ," men da kan det hende du mister bookingen dersom andre er interessert. Hvis arrangementet avlyses, velger du "Avlyst." Man skal for ordens skyld aldri slette en booking.
På enhver booking er det et lite informasjonsikon øverst i høyre hjørnet når du drar pila over den. Klikk deg inn der og legg inn en kort beskrivelse av arrangementet, om det er åpent for alle, og legg til et "Label," som forklarer hva arrangementet er. Dette gjør det lettere for Slottsmester og ordne i stand rommet til dere. Her kan du legge inn litt informasjon om hva dere trenger å låne av utstyr også.
Like under finner du kontakter-kategorien. Gå til "Intern arrangør" og skriv foreningens navn øverst og kontaktpersonen nederst.
Bemanning
Hvis du trenger bartendere, vakter eller teknikere, må du booke dem gjennom arrangementet ditt i YesPlan. Trykk på informasjonsikonet på bookingen, og gå til fanen "Resources." Søk opp den typen bemanning du trenger.
Etter dette er gjort, må du sende en bemanningsoppgave til de aktuelle personene i administrasjonen. Dette gjøres i neste fane i arrangementet ditt, "Tasks." Trykk "New Task," gi oppgaven et navn (f.eks. "Bartendere til slippfest.") Inkludér kort beskrivelse av arrangementet og dato i "Description." Under "Assigned To" skal du velge "Tappetårnet" hvis du skal ha frivillige bartendere, "Anders Hannestad" hvis du trenger betalte bartendere utenom Glassbaren, "Marie Vesterlid" hvis du trenger betalte bartendere i Glassbaren, "Bjørn Ola Opsahl" hvis du trenger teknikere, "Benjamin Ødegaard" hvis du trenger røyk/sen eller tidlig slottsmester, og "Even Bergum" for vakter.
Avvikling av et arrangement
se: Arrangementstips
Hvis endringer skjer i bookingen samme dag som bookingen skjer, kan det hende Slottsmester ikke har fått det med seg. Så hvis det blir avlyst samme dag, for eksempel, må du melde deg i Ekspedisjonen.
Meld ifra i Ekspedisjonen når du kommer for å sette igang arrangementet. Slottsmester hjelper deg med det meste du trenger. Levér ID som pant; dette får du tilbake når arrangementet er over, du har rydda lokalet og levert tilbake lånt utstyr.