Bookingreglement

Fra Viteboka

Alle som skal arrangere noe på Chateau Neuf må sette seg inn i bookingreglementet og vedleggene, samt følge disse.

I denne mappa på Google Disk finner du gjeldende bookingreglement for Chateau Neuf med vedlegg: https://drive.google.com/drive/folders/1aJMzHjl_-_QpvyDcb80qrDQ4_PSchWbQ?usp=sharing

Generelle bemerkninger

Alle eksterne henvendelser skal ha like rammebetingelser. Det vil si at interne foreninger, eksterne studentarrangører og kommersiell aktører skal ha like god pre-produksjon, oppfølging og gjennomføring; og alle må følge de samme reglene for booking.

Interne foreninger skal til enhver tid ha mulighet til å booke lokaler selv, men kan kontakte direktør eller andre i administrasjonen dersom det er noen spørsmål rundt dette. Interne foreninger skal kun booke inn arrangementer i regi av foreningen, ikke eksterne arrangementer. Alle eksterne arrangementer skal gå gjennom direktør og/eller produksjonsansvarlig i administrasjonen.

Arrangementer vi vanligvis unngår:

  • Russefester
  • Organiserte bursdager
  • Filming (Dette gjelder ikke studentprosjekter)

Generelt om bookinger

Vi bruker YesPlan til booking på Chateau Neuf. Alle ansatte, foreninger og utvalg skal ha en bruker her. Hvis foreningen din mangler bruker, ta kontakt med direktør. Det er viktig at informasjonen til arrangementet i YesPlan stemmer og oppdateres ved endringer.

Som hovedregel skal alle arrangementer bookes inn minst to uker i forveien.

Alle bookinger skal inneholde:

  • Tittel
  • Beskrivelse
  • Om det er åpent for alle
  • Forventet antall gjester
  • Intern arrangør og kontaktperson med telefonnummer
  • Kjøreplan (tider) under schedule
    • De røde prikkene i tidsplanen på YesPlan som markere start- og sluttid skal settes på starten og slutten av når lokalet er i bruk, altså hele bookingen.

Sørg for at all relevant informasjon er tilgjengelig i bookingen.

Booking av Bokcaféen

Det skal ikke være arrangementer i Bokcaféen uten bemanning av baren. Unntaket er at interne foreninger kan bruke Bokcaféen som møtelokale uten bemanning. Arrangementer i Bokcaféen innenfor barens åpningstider (tirsdag-fredag kl. 19-00) må godkjennes av Tappetårnets styre på forhånd, samt være åpent for alle. Unntak fra reglene ovenfor kan gjøres etter avtale med styreleder, direktør eller leder av Tappetårnet.

Booking av Galleriet

Galleriet er som regel booket som støttelokale til Glassbaren. Når Glassbaren er åpen skal det kun være åpne og gratis arrangementer i Galleriet. Vil du ha et åpent arrangement med inngangspenger i Galleriet, send mail til direktør for godkjenning.

Booking av Backstage

Skal du ha et arrangement i Klubb eller Betong, og trenger tilgang til Backstage? Husk å booke inn dette som en ressurs i YesPlan, under fanen Resources. Søk på Backstage Betong eller Backstage Klubb og velg den du skal ha.

Produksjonsmøter

Alle foreningene som har et arrangement de neste tre ukene skal sende en representant på produksjonsmøter, som ordinært holdes annenhver mandag kl. 17:00 i Sysesalen. Frafall meldes til direktør.

På møtet gjennomgås alle bookinger gjort tre uker frem i tid. Møtet brukes til å håndtere konflikter rundt overlapp, bemanning og støy. Generelle spørsmål rundt booking kan også lett besvares av noen på dette møtet. Administrasjonen er også pålagt å delta på dette.

Én gang i semesteret arrangerer vi storproduksjonsmøtet, hvor vi gjennomgår alle reservasjoner for det kommende semesteret. Det skal ordinært skje før 15. mai på våren og før 15. november på høsten. På dette møtet bestemmes foreningenes fortrinnsrett.

Før et semesters storproduksjonsmøte, er alle bookinger ordinært sett tentative. Unntak kan gjøres ved skjønn når det er snakk om større bookinger (som festivaler, større oppstillinger og lignende). Ledelsen eller styret i DNS bestemmer skjønnsmessig i disse tilfellene. Ved konflikter mellom to eller flere parter om bookinger, skal det benyttes en prioriteringsliste for hva som vinner frem. Dette er for å unngå at skjønn fra direktørens side er det eneste som påvirker hvemses bookinger som består ved konflikter.

Følgende prioritering for bookinger er gjeldende for storproduksjonsmøtet:

  1. Utleie i regi av DNS
  2. Utleie i regi av CNAS
  3. Åpne arrangementer i regi av DNS
  4. Åpne arrangementer i regi av interne foreninger
  5. Åpne arrangementer i regi av eksterne foreninger
  6. Lukkede arrangementer i regi av DNS
  7. Lukkede arrangementer i regi av interne foreninger
  8. Lukkede arrangementer i regi av eksterne foreninger
  9. Private arrangementer

Etter storproduksjonsmøtet er over, vil eventuelle ledige tider på Chateau Neuf frislippes for allmennheten. Dette vil si at den første som booker, er den som får det.

I tillegg vil det under punkt 4 være gjeldende følgende fortrinn:
a) Cinema Neuf har ordinært fortrinn for bruk av Lillesalen
b) Teater Neuf har ordinært fortrinn for bruk av Teaterscenen
c) Tappetårnet har ordinært fortrinn for bruk av Bokcaféen

Bemanning og tekniske behov

Det finnes en bemanningsveileder hvis du lurer på når du måtte trenge de forskjellige tingene, men som regel er det best å konsultere med direktør hvis man er usikker.

All betalt bemanning skal meldes via tasks i YesPlan og ved frivillig bemanning kontaktes relevant utvalg eller direktør.

Bar

Dersom du ønsker servering på ditt arrangement, må du melde dette inn i YesPlan. Frivillig bartender meldes til Tappetårnet. Hvis de ikke kan bemanne, kan CNAS bemanne baren hvis det blir meldt ifra før den 10. dagen måneden før arrangementsstart. Dette meldes ved å sende task i YesPlan til driftssjef eller glassbarsjef.

Kontaktinformasjon:

Teknisk

Ved alle arrangement som krever enten betalt eller frivillig tekniker, skal man ta kontakt på mail med teknisk sjef for å avklare bemanning, kjøreplan og tekniske behov. Er du usikker på om ditt arrangement trenger teknikere, tar du kontakt med teknisk sjef i god tid i forveien - absolutt senest 2 uker før arrangementsstart. Alle tekniske behov (både bemanning og teknisk utstyr) skal meldes inn i YesPlan. Teknisk utstyr bookes inn under Resources, mens bemanning meldes inn under Tasks.

Kontaktinformasjon:

Slottsmester, brannvakt og ordensvakter

All aktivitet i husets publikumslokaler forutsetter at det er en Slottsmester på jobb. De har faste skifttider som igjen bestemmer husets åpningstider som du kan finne i YesPlan. Både interne og utadrettede aktiviteter med mange gjester (selv om de er interne) kan kreve at det skal være ordensvakter på jobb.

Dersom du:

  • Ønsker å arrangere noe utenfor Slottsmesters ordinære tider
  • Skal bruke scenerøyk og trenger brannvakt
  • Har behov for ordensvakter (tommelfingerregel er mer enn 50stk)

Skal du melde dette inn som Tasks i YesPlan senest den 10. måneden før arrangementsstart. Behov eller spørsmål rundt Slottsmester og brannvakter sendes til slottsmesterkoordinator. Behov eller spørsmål rundt ordensvakter sendes til vaktsjef. Er du i tvil om du trenger noe, ikke nøl med å ta kontakt.

Kontaktinformasjon:

Produksjonsansvarlig

Ved utadrettede arrangementer skal arrangementet ha en produksjonsansvarlig. Denne personen skal ha gjennomgått intern opplæring via produksjonskurs (eventuelt opplæringsskift gjennom CNAS), samt at produksjonen skal være i henhold til de krav som er satt. Se egen produksjonsplan/sjekkliste.

Dersom arrangementet er av mindre størrelse eller hovedsakelig rettet mot interne/aktive medlemmer kan man unntaksvis ha en edru ansvarsperson. Vedkommende trenger ikke å ha gjennomført kurs, men arrangør må kunne vise til en gjennomarbeidet kjøreplan og interne opplæringsrutiner.

Produsent/ansvarlig skal ha tett kontakt med Slottsmester før, under og etter arrangementet. Ansvarlig skal være edru og har ansvar for at lokalene de bruker blir tilbakestilt riktig.

Muligheten til å avholde arrangementer med ansvarlig edruperson istedenfor produksjonsansvarlig gjelder likevel ikke hvis:

  • Arrangementet er utadrettet/det selges billetter og man forventer over 50 deltakere
  • Arrangementet avholdes i Storsalen
  • Arrangementet som skal avholdes er en fest
  • Arrangementet krever bemanning (bar/vakt/tekniker)

Ved særskilte hensyn kan man fravike kravene i avsnittet over, men dette skal da avklares skriftlig med direktør og/eller slottsmesterkoordinator.

I administrasjonen jobber det flere faste produsenter. Interne foreninger og utvalg kan også stille med egne produsenter, så lenge disse har gjennomgått intern opplæring nevnt ovenfor.

Ønsker du produsent til ditt arrangement fra administrasjonen eller er usikker på om du ønsker/trenger det kan du kontakte direktør eller produksjonssjef absolutt senest 2 uker før arrangementsstart.

Kontaktinformasjon:

Fotograf

Fotoklubben liker å stille til disposisjon for de fleste arrangementer på huset, og det er en god måte på å dokumentere foreningens drift. En fotograf meldes inn i YesPlan eller avtales med Fotoklubben minst to uker før arrangementsstart.

Kontaktinformasjon:

Ved avlysning av arrangement

Dersom et arrangement avlyses, skal det merkes som "avlyst" i YesPlan. Bookinger i YesPlan skal som hovedregel aldri slettes. Hvis du har bedt om bemanning, melder du ifra om avlysningen via e-post til koordinatorene, og til direktør.

Ved frafall på samme dag, skal man melde ifra fysisk til slottsmester i ekspedisjonen eller ringe/sende melding til 94430003.

Avvikling

se også: arrangementstips

Før arrangementsstart

  • Henvend deg til ekspedisjonen og meld ifra til slottsmester at du har kommet for å sette igang arrangementet. Slottsmester eller en produksjonsansvarlig kan låse opp dørene for deg, og eventuelt gi deg nødvendig utstyr.
  • Ved publikumsarrangement skal slottsmester foreta en brannrunde før dørene åpnes for publikum.

Etter endt arrangement

  • Lokalet skal tilbakestilles. Planer for tilbakestilling skal legges inn her: Tilbakestillingsplaner.
  • Søppel og rot skal ryddes. Bord skal vaskes med klut. Ved større søl, skal det også vaskes.
  • Meld ifra til slottsmester eller produksjonsansvarlig når du er ferdig. De skal godkjenne lokalet før du kan gå.

Øvrig

  • Konfetti er ikke tillatt i noen av våre lokaler. Ved bruk blir arrangør bøtelagt 5.000kr.
  • Dersom slottsmester eller vaktene må håndtere biologisk avfall i forbindelse med arrangementet, blir arrangør bøtelagt 400kr per hendelse.
  • Alt av pynt, rekvisitter og annet som blir satt opp til arrangementet, skal kunne stå imot brann. Trenger du impregnering har slottsmester dette i ekspedisjonen. Slottsmester forbeholder seg retten til å fjerne alt av brannfarlige artikler under brannrunden.
  • Åpen ild er aldri tillatt.

Showstop

Rutiner for showstop utbedres og blir å finne her når det er klart.

Se også

Hentet fra «https://viteboka.studentersamfundet.no/w/index.php?title=Bookingreglement&oldid=11026»