Bookingreglement
I denne mappa på Google Disk finner du gjeldende bookingreglement for Chateau Neuf med vedlegg:
https://drive.google.com/drive/folders/1aJMzHjl_-_QpvyDcb80qrDQ4_PSchWbQ?usp=sharing
Alle som skal arrangere noe på Chateau Neuf må sette seg inn i reglementet og vedleggene, og følge disse.
Generelle bemerkninger
Alle eksterne henvendelser skal ha like rammebetingelser. Det vil si at interne foreninger, eksterne studentarrangører og kommersiell aktører skal ha like god pre-produksjon, oppfølging og gjennomføring; og alle må følge de samme reglene for booking.
Interne foreninger skal til enhver tid ha mulighet til å booke lokaler selv, men kan kontakte direktør eller andre i administrasjonen dersom det er noen spørsmål rundt dette. Interne foreninger skal kun booke inn arrangementer i regi av foreningen, ikke eksterne arrangementer. Alle eksterne arrangementer skal gå gjennom direktør eller og produksjonsansvarlig i administrasjonen.
Arrangementer vi vanligvis unngår:
- Russefester
- Organiserte bursdager
- Filming (Dette gjelder ikke studentprosjekter)
Generelt om bookinger
Vi bruker yesplan til booking på Chateau Neuf. Alle ansatte, foreninger og utvalg slal ha en bruker her. Hvis foreningen din mangler bruker, ta kontakt med direktør.
Som hovedregel skal alle arrangementer bookes inn minst to uker i forveien.
Alle bookinger skal inneholde:
- Tittel
- Beskrivelse
- Om det er åpent for alle
- Forventet antall gjester
- Intern arrangør og kontaktperson
- Kjøreplan under schedule
- De røde prikkene i tidsplanen på YesPlan som markere start- og sluttid skal settes på starten og slutten av når lokalet er i bruk, altså hele bookingen.
Sørg for at all relevant informasjon er tilgjengelig i reservasjonen.
Booking av Bokcaféen
Det skal ikke være arrangementer i Bokcaféen uten bemanning. Interne foreninger kan bruke Bokcaféen som møtelokale uten bemanning.
Arrangementer i Bokcaféen innenfor barens åpningstider må godkjennes av Tappetårnets styre på forhånd, og må være åpne for alle.
Unntak fra reglene ovenfor kan gjøres etter avtale med styreleder, direktør eller leder av Tappetårnet.
Booking av Galleriet
Når Glassbaren er åpen skal det kun være åpne og gratis arrangementer i Galleriet. Vil du ha et åpent arrangement med inngangspenger i Galleriet, send mail til direktør for godkjenning.
Produksjonsmøter
Alle som har et arrangement de neste tre ukene skal sende en representant på produksjonsmøter, som ordinært er annenhver mandag kl. 17 i Sysesalen. Frafall meldes til direktør.
På møtet gjennomgås alle reservasjonen gjort tre uker fram i tid, og møtet brukes til å håndtere konflikter rundt overlapp, bemanning og støy. Generelle spørsmål rundt booking, kan også lett besvares av noen på dette møtet. Administrasjonen er også pålagt å delta på dette.
Én gang i semesteret arrangerer vi storproduksjonsmøtet, hvor vi gjennomgår alle reservasjoner for kommende semester. Det skal ordinært skje før 15. mai på våren, og før 15. november på høsten. På dette møtet bestemmes foreningenes fortrinnsrett.
Før et semesters storproduksjonsmøte, er alle bookinger ordinært sett tentative. Unntak kan gjøres ved skjønn når det er snakk om større bookinger (som festivaler, større oppstillinger og lignende). Ledelsen eller styret i DNS bestemmer skjønnsmessig i disse tilfellene. Ved konflikter mellom to eller flere parter om bookinger, skal det benyttes en prioriteringsliste for hva som vinner frem. Dette er for å unngå at skjønn fra direktørens side er det eneste som påvirker hvemses bookinger som består ved konflikter.
Følgende prioritering for bookinger er gjeldende for storproduksjonsmøtet:
- Utleie i regi av DNS,
- Utleie i regi av CNAS,
- Åpne arrangementer i regi av DNS,
- Åpne arrangementer i regi av interne foreninger,
- Åpne arrangementer i regi av eksterne foreninger,
- Lukkede arrangementer i regi av DNS,
- Lukkede arrangementer i regi av interne foreninger,
- Lukkede arrangementer i regi av eksterne foreninger.
- Private arrangementer.
Etter storproduksjonsmøtet er over, vil eventuelle ledige tider på Chateau Neuf frislippes for allmennheten, som vil si at den første som booker, er den som får det.
I tillegg vil det under punkt 4 være gjeldende følgende fortrinn:
a) Cinema Neuf har ordinært fortrinn for bruk av Lillesalen,
b) Teater Neuf har ordinært fortrinn for bruk av Teaterscenen,
c) Tappetårnet har ordinært fortrinn for bruk av Bokcaféen..
Bemanning og tekniske behov
Det finnes en bemanningsveileder hvis du lurer på når du måtte trenge de forskjellige tingene, men som regel er det best å konsultere med direktør hvis man er usikker.
All bemanning skal meldes via tasks i YesPlan.
Bar
Dersom du ønsker servering på ditt arrangement, må du melde dette inn i YesPlan. Frivillig bartender meldes til Tappetårnet. Hvis de ikke kan bemanne, kan CNAS bemanne baren hvis det blir meldt ifra før den 10. dagen måneden før arrangementsstart. Dette meldes ved å sende task i YesPlan til driftssjef Sharon Huseini eller glassbarsjef Marie Vesterlid.
Kontaktinformasjon:
- Tappetårnet: tt@studentersamfundet.no
- Driftssjef CNAS: driftssjef@neuf.no
- Glassbarsjef CNAS: marie@neuf.no
Teknisk
Alle tekniske behov (både bemanning og teknisk utstyr) skal meldes inn i YesPlan. Teknisk utstyr bookes inn under "resources", mens bemanning meldes inn under "tasks". Ved alle arrangement som krever tekniker, så skal man man ta kontakt med teknisk ansvarlig for avklare kjøreplan og tekniske behov på mail. Er du usikker på om ditt arrangement trenger teknikere, tar du kontakt med teknisk sjef i god tid i forveien, absolutt senest 2 uker før arrangementsstart.
Kontaktinformasjon:
- Teknisk sjef: teknisksjef@neuf.no
Slottsmester, brannvakt og ordensvakter:
All aktivitet i husets publikumslokaler forutsetter at det er en slottsmester på jobb, og de har faste skifttider som bestemmer husets åpningstider. Disse kan du finne i Yesplan. I tillegg vil aktivitet med mange mennesker, selv om det kun er interne, men spesielt dersom du planlegger et utadrettet arrangement, kunne kreve ordensvakter på jobb.
Dersom du:
- Ønsker å arrangere noe utenfor slottsmesters ordinære tider,
- Skal bruke scenerøyk og trenger brannvakt, eller
- Har behov for ordensvakter
Skal du melde dette i YesPlan til sikkerhetssjef Maren Everløff senest den 10. dagen måneden før arrangementsstart. Er du i tvil om du trenger ordensvakter på jobb tar du kontakt på mailadressen under.
Kontaktinformasjon:
- Sikkerhetssjef: sikkerhet@neuf.no
Produksjonsansvarlig
Ved utadrettede arrangementer skal arrangementet ha en produksjonsansvarlig. Denne personen skal ha gjennomgått intern opplæring (eventuelt opplæringsskift gjennom CNAS), og produksjonen skal være i henhold til de krav som er satt. Se egen produksjonsplan/sjekkliste.
Dersom arrangementet er av mindre størrelse eller hovedsakelig rettet mot interne/aktive medlemmer kan man unntaksvis ha en edru ansvarsperson. Vedkommende trenger ikke å ha gjennomført kurs, men arrangør må kunne vise til en gjennomarbeidet kjøreplan og interne opplæringsrutiner.
Produsent/ansvarlig skal ha tett kontakt med Slottsmester før, under og etter arrangementet. Ansvarlig skal være edru og har ansvar for at lokalene de bruker blir tilbakestilt riktig.
Muligheten til å avholde arrangementer med ansvarlig edruperson istedenfor produksjonsansvarlig gjelder likevel ikke hvis:
- Arrangementet er utadrettet/det selges billetter og man forventer over 50 deltakere
- Arrangementet avholdes i Storsalen
- Arrangementet som skal avholdes er en fest
- Arrangementet krever bemanning (bar/vakt/tekniker)
Ved særskilte hensyn kan man fravike kravene i avsnittet over, men dette skal da avklares skriftlig med direktør/sikkerhetssjef.
I administrasjonen jobber det flere faste produsenter. I tillegg til dette kan blant annet Arrangementsutvalget stille med frivillige produsenter til frivillige, studentrettede arrangementer. Interne foreninger og utvalg kan også stille med egne produsenter, så lenge disse har gjennomgått intern opplæring nevnt ovenfor.
Ønsker du produsent til ditt arrangement fra den faste staben eller er usikker på om du ønsker/trenger det kan du kontakte direktør eller produksjonssjef absolutt senest 2 uker før arrangementsstart.
Kontaktinformasjon:
- Direktør: direktor@studentersamfundet.no
- Produksjonssjef CNAS: maiken@neuf.no
Fotograf
Fotoklubben liker å stille til disposisjon til de fleste arrangementer på huset, og det er en god måte på å dokumentere foreningens drift. En fotograd meldes inn i YesPlan minst to uker før arrangementsstart.
Kontaktinformasjon:
- Fotoklubben: styret@fotoklubben.no
Ved avlysning av arrangement
Dersom et arrangement avlyses, skal det merkes som "avlyst" i YesPlan. Reservasjoner i YesPlan skal som hovedregel aldri slettes. Hvis du har bedt om bemanning, melder du ifra om avlysningen via e-post til koordinatorene, og til direktør.
Ved frafall på samme dag, meld ifra til slottsmester i ekspedisjonen eller ring/send melding til 94430003.
Avvikling
- se også: arrangementstips
Før arrangementsstart
- Henhend deg til ekspedisjonen og meld ifra til slottsmester at du har kommet for å sette igang arrangementet. Slottsmester, eller en produksjonsansvarlig kan låse opp dørene for deg, og eventuelt gi deg nødvendig utstyr.
- Ved publikumsarrangement, skal slottsmester foreta en brannrunde før dørene åpnes for publikum.
Etter endt arrangement
- Lokalet skal tilbakestilles. Planer for tilbakestilling skal legges inn her: Tilbakestillingsplaner. (Disse blir også hengt opp i alle lokalene, så snart de er klare.)
- Søppel og rot skal ryddes. Bord skal gåes over med klut. Ved større søl, skal det også vaskes.
- Meld ifra til slottsmester eller produksjonsansvarlig når du er ferdig. De skal godkjenne lokalet før du kan gå.
Øvrig
- Konfetti er ikke tillatt i noen av våre lokaler. Ved bruk blir arrangør bøtelagt 5.000,- kr.
- Dersom slottsmester eller vaktene må håndtere biologisk avfall i forbindelse med arrangementet, blir arrangør bøtelagt 400,- kr per hendelse.
- Alt av pynt, rekvisitter og annet som blir satt opp til arrangementet, skal kunne stå imot brann. Trenger du impregnering, har slottsmester dette i ekspedisjonen. Slottsmester forbeholder seg retten til å fjerne alt av brannfarlige artikler under brannrunden.
- Åpen ild er aldri tillatt.
Showstop
Rutiner for showstop utbedres og blir å finne her når det er klart.