Utvalgsinstrukser
Under følger utvalgsinstruksene som spesifiserer kravene og forventningen Hovedstyret har til utvalgene ved Det Norske Studentersamfund.
Medieavdelingen
Instruks og retningslinjer for Medieavdelingen
Formålet til Medieavdelingen (MA), før Kommunikasjonsavdelingen (KAK), er å aktivt promotere Det Norske Studentersamfund (DNS) og aktiviteten på Chateau Neuf, og fungerer som et service‐ og kompetanseorgan for de frivillige ved DNS og dets foreninger. Medieavdelingen er DNS' primære ressurs i planlegging og gjennomføring av markedsføringsarbeid.
Utvalgets posisjon i organisasjonen
- Medieavdelingen har ansvar for og myndighet over DNS’ markedsføring, profil og kommunikasjonsplan.
- Medieavdelingens leder sitter i Ledergruppen og Hovedstyret til Det Norske Studentersamfund.
- Leder velges av årets siste allmøte. Lederen velges for det kommende kalenderåret, og godkjennes av Hovedstyret.
Utvalgets oppgaver
- Lage en prosjektplan for det kommende året på årets siste allmøte. Denne skal godkjennes av Hovedstyret. Medieavdelingen foretar halvtårsevaluering og -revisjon av denne.
- Prosjektplanen lages etter rammene satt av DNS.
- Prosjektplanen skal lages på et allmøte mellom DNS’ generalforsamling og semesterets første allmøte.
- Lage et budsjett over utvalgets drift og husets markedsføring, som skal godkjennes av Hovedstyret.
Utvalgets struktur
Redaksjonen
Redaksjonen, en av to undergrupper i Medieavdelingen, er en sammensatt gruppe mennesker med ulike kompetanser innen PRM, design og tekst.
Medieavdelingen har et PRM-ansvar som innebærer å utarbeide og følge opp markedsføringsstrategier, samt bygge PR-kompetansen på huset. Redaksjonen:
- sender ut ukentlige nyhetsbrev via e-post.
- har hovedansvaret for DNS’ sosiale kanaler hvor de planlegger og publiserer statuser, events o.l. på vegne av DNS' foreninger og utvalg.
- hjelper til med promotering av DNS’ arrangementer og bistår PR-ansvarlige i foreninger og andre utvalg i form av veiledning og opplæring.
- arrangerer markedsføringskurs for DNS’ foreninger.
Innen design har Medieavdelingen ansvar for å vedlikeholde DNS sin visuelle profil utad. Foreninger tilknyttet DNS kan bestille designarbeid med to ukers varsel på e-post. Større prosjekt vil kunne ta lengre tid. Designerne skal tilby DNS' foreninger hjelp med utforming av:
- trykksaker (f. eks. plakater, flyers, hefter, bannere).
- visuell profilering (f.eks. logo, farger, typografi).
Medieavdelingen også ansvar for produksjonen av tekst på huset, og rapporterer om DNS' virksomhet utad via nettsiden, Facebook, Instagram, Twitter og andre medier. Redaksjonen:
- har ansvar for skriftlig markedsføring av DNS.
- sin leder er ansvarlig webredaktør for nettsidene.
- drifter innholdet i programmet på nettsiden, og følger opp foreninger og andre utvalg, slik at alle arrangementer finnes i denne.
- har ansvar for at hjemmesidene til enhver tid enkelt og intuitivt kommuniserer:
- hvilke arrangement som finner sted på Chateau Neuf.
- hvordan man kan legge arrangement til Chateau Neuf som ekstern arrangør.
- hvordan man blir medlem av DNS.
- hvordan man blir aktiv i DNS.
Redaksjonen tilbyr etter kapasitet forskjellige tjenester til foreningene på DNS:
- Tekstarbeid, i form av f.eks. korrekturlesing og oversettelse.
- Promotering og dekking av arrangement.
EDB-gjengen
EDB-gjengen har ansvaret for den elektroniske databehandlingen ved DNS. EDB-gjengen:
- drifter det fysiske og trådløse nettverket på huset.
- drifter servere og programvare.
- er teknisk ansvarlige for nettsider og e-post under DNS' domener.
- låner ut arbeidsmaskiner til foreninger og utvalg.
- tilbyr hjemme- og foreningslagringsområder til aktive.
- tilbyr IT-support og -rådgivning etter kapasitet.
Rapportering
- Leder av Medieavdelingen fører eget skyggeregnskap, og rapporterer til Hovedstyret ved behov.
- Leder av Medieavdelingen rapporterer om utvalgets drift til Ledergruppemøtet og Hovedstyret ved ønske om dette.
- Medieavdelingen rapporterer skriftlig til DNS' generalforsamling, og orienterer muntlig på møtet.
Obligatorisk oppmøte
- 5 medlemmer av utvalget plikter å stille på generalforsamling i DNS.
- 5 medlemmer av utvalget plikter å stille på dugnad.
Denne instruksen skrives under av Medieavdelingens leder og Formanden.