Foreningskontrakten

Foreningskontrakten er en kontrakt mellom DNS og den enkelte forening. Kontrakten utmåler plikter og krav de to sidene har overfor hverandre, og hvilke sanksjoner som iverksettes hvis foreninga bryter noen av reglene ved DNS. Det er viktig for foreningsstyret å gjøre seg kjent ved dette dokumentet, så man vet hvilke krav som stilles og hvilke rettigheter man som forening har på huset. Foreningskontrakten skal fornyes hvert år, og arbeidet med dette foregår under vårsemesteret.

Generell kontrakt

Generell kontrakt mellom Det Norske Studentersamfund og foreningen.

Formål

Kontrakten utdyper de respektive parters ansvar, rettigheter og plikter i forbindelse med foreningens virksomhet ved Det Norske Studentersamfund på Chateau Neuf.

Løpetid

Kontrakten løper på ubestemt tid fra inngåelse.
Kontrakten skal reforhandles innen seks måneder dersom en av partene krever dette. Etter endt seks måneder, vil den eksisterende kontrakten ligge til grunn dersom det ikke er oppnådd enighet.
Kontrakt kan énsidig sies opp med seks måneders forvarsel.
Ved vesentlig mislighold av avtalen har begge parter rett til å si opp kontrakten med umiddelbar virkning. En behandlingsprosess skal ikke ta mer enn ett semester å gjennomføre.

Foreningens rettigheter

Foreningen har fortrinnsrett på bruk av arrangements- og møtelokaler på Chateau Neuf
Fortrinnsretten gjelder kun for de lokaler, respektive dager og tidspunkter som er nødvendige for å gjennomføre foreningens virksomhet. Eventuelle konflikter diskuteres på produksjonsmøtene.
Hvilke lokaler fortrinnsretten omfatter avtales i fellesskap mellom aktørene med fortrinnsrett. DNS skal sørge for at alikt møte avholdes minst to ganger i året.
Fortrinnsretten er ikke til hinder for at DNS eller dets driftsselskap Chateau Neuf AS for større eller ekstraordinære arrangementer, kan reservere lokaler der foreningen har fortrinnsrett. Slike bookinger har foreningen rett på å få vite om på storproduksjonsmøtet semesteret i forkant, dersom dette er mulig, eller minst én måned i forkant av avvikling på mindre arrangementer relativt til foreningens størrelse. På større arrangementer skal det gjennomgåes på storproduksjonsmøtet.
Hvis feil eller unnlatelser fra DNS' side fører til at et lokale foreningen har booket i samsvar med gjeldense bookingrutiner, ikke kan benyttes, skal DNS stille med passende alternative lokaler.
Hvis DNS gjør det umulig for foreningen å gjennomføre arrangement som er booket i henhold til de gjeldende bookingrutinene, eller gjør det nødvendig for foreningen å avlyse, skal DNS erstatte alle utgifter og tapte billettinntekter i forbindelse med dette arrangementet.
Foreningens aktive medlemmer har rett på internpriser i barene på Chateau Neuf, så fremt de også er medlemmer av DNS.
Foreningen har rett på gratis bartendere, teknikere og produksjonsansvarlige fra DNS på arrangementer i regi av foreningen, forutsatt at dette er avtalt etter bookingrutinene, og utvalgene disse funksjonene tilhører har kapasitet til dette.
Foreningen har rett på å låne teknisk utstyr, hvis det er avklart med teknisk ansvarlig minst to uker før arrangementsstart.

Foreningens plikter

Foreningen og dens aktive medlemmer plikter å overholde gjeldende bookingrutiner, regler for bruk av 3. og 4. etasje, og skal rette seg etter de pålegg og anvisninger som gis av DNS' driftsansvarlige (slottsmester) og representanter for universitetets eiendomsavdeling.
Foreningen plikter å følge husregler, etiske retningslinjer og norsk lov, særlig med tanke på brannvernforskrifter og HMS.
Foreningen plikter å holde DNS oppdatert om hendelser som fører til at foreningen må avlyse sine arrangement etter gjeldende bookingrutiner.
Foreningen plikter å stille med en representant til DNS' produksjonsmøter dersom arrangementet foregår i publikumsarealer, med all nødvendig informasjon for arrangementsavvikling, herunder behov for bartendere og teknisk utstyr. Dersom foreningen ikke oppfyller denne plikten eller gir gyldig grunn via e-post til direktør, kan DNS avlyse arrangementet uten at foreningen kan kreve erstatning. I tillegg vil ikke foreningen ha krav på nødvendig utstyr hvis de ikke forholder seg til oppmøteplikten.
Foreningen plikter å sende et representativt antall medlemmer som representanter på medlemsmøter i regi av DNS. Antallet bestemmes av foreningen selv utifra jvor stor medlemsmassen er.
Foreningen plikter å stille med frivillige til STUDiO. Dette kan erstattes med et innslag eller arrangement under festivalen i regi av foreningen.
Foreningen er selv ansvarlig for å følge opp tilgang på huset til egne medlemmer.
Foreningen plikter å følge opp DNS' langtidsstrategi og handlingsplan i samråd med styret og ledelsen.
Foreningen plikter å sende en representant på foreningsledermøter i regi av direktør i DNS.

DNS' rettigheter

DNS har rett til å foreta inspeksjojn av de lokalene foreningen disponerer for å sikre overholdelse av brannvern.
DNS har rett til å kreve at foreningene fjerner gjenstander som utgjør en brann- eller sikkerhetsrisiko.
DNS har rett til å ha innsyn i foreningens medlemsregister gjennom Galtinn.

DNS' plikter

DNS plikter å la foreningen markedsføre seg gjennom DNS' kanaler. DNS har rett til å prioritere hvilket innhold som skal fremmes.
DNS plikter å koordinere bookingen av lokalene på Chateau Neuf på en slik måte at annen virksomhet ikke kommer i veien for foreningens arrangementer. Dette gjøres jevnlig på produksjonsmøter og én gang i semesteret på storproduksjonsmøtet.
DNS plikter å gi foreningens styre nøkkelkort til eget kontor, samt å sørge for at medlemmer har tilgang til huset gjennom UiO-kort, etter henvendelse fra foreningen.
DNS plikter å vedlikeholde teknisk utstyr som eies av DNS.

Alminnelige bestemmelser

Hvis foreningen utløser brannalarmen på uaktsomt vis, og det påføres bot for dette, plikter foreningen å betale boten.
I tvilstilfeller ved tolkning av kokntrakten skal desisjonen i Det Norske Studentersamfund fungere som kontrollorgan.
Kontrakten skal gjennomgås én gang i året med nytt styre i foreningen og direktør i DNS.

Gamle kontrakter

Se også

Utvalgsinstrukser