Instruks for Medieavdelingen

Formål

Medieavdelingens formål

Formålet til Medieavdelingen (MA), før Kommunikasjonsavdelingen (KAK), er å fungere som et service‐ og kompetanseorgan for de frivillige foreningene og utvalgene ved Det Norske Studentersamfund (DNS), samt å etterstrebe generell promotering for DNS. Medieavdelingen skal være Hovedstyrets primære ressurs i planlegging og gjennomføring av DNS’ markedsføringsarbeid.

Administrasjon

Medieavdelingens struktur

Medieavdelingen er delt inn i to undergrupper: Redaksjonen og EDB-gjengen.

Medieavdelingens ledelse

Medieavdelingens leder har ansvar for å føre skyggeregnskap og rapportere til Hovedstyret. Hver av de fire undergruppene har en egen leder, som rapporterer til Medieavdelingens leder om gruppens aktivitet.

Allmøte

Medieavdelingen har ved utgangen av hvert semester et allmøte, der medlemmene av utvalget gjennomgår prioriteringsplanen for kommende semester. Denne skal godkjennes av Hovedstyret.

Valg

Leder av Medieavdelingen sitter ett kalenderår. Leder velges ved allmøtet på høsten, og godkjennes av Hovedstyret. Dersom leder trekker seg før neste valg, skal Hovedstyret finne en erstatter, som velges inn av Medieavdelingens medlemmer på ekstraordinært allmøte. Ledere for undergruppene velges for ett år om gangen, på høsten eller våren.

Økonomi

Medieavdelingen skal ved årets begynnelse fremlegge et budsjett for driften, som må godkjennes av Hovedstyret. Bruken av disse midlene skal være i tråd med prioriteringsplanen. Hovedstyret kan velge å bevilge ekstra midler til spesifikke markedsføringstiltak.

Arbeidsbeskrivelse

Arbeidsoppgaver for Redaksjonen

Medieavdelingen jobber med markedsføringen av Det Norske Studentersamfund.

• Sender ut ukentlige nyhetsbrev via epost
• Har hovedansvaret for Det Norske Studentersamfund sin Facebookside, hvor de planlegger og publiserer statuser, events o.l. på vegne av DNS’ foreninger og utvalg.
• Hjelper til med planlegging og promotering av helhusfester.
• Arrangerer markedsføringskurs for DNS’ foreninger.
• Drifter husets sosiale medier.
• Vedlikeholder DNS sin visuelle profilering utad.
• Korrekturlesing.
• Oversettelse.
• Dekking av arrangementer.
• Arrangementpromotering.

Foreninger under DNS kan bestille design på to ukers varsel gjennom Redaksjonens e-post. Større prosjekter vil kunne ta lengre tid. Foreninger kan ta kontakt for utforming av

• Trykksaker: Plakater, flyers, hefter, bannere m.m
• Visuell profilering: Logo, farger, typografi

Arbeidsoppgaver for EDB-gjengen

EDB-gjengen har ansvaret for den elektroniske databehandlingen ved Det Norske Studentersamfund. EDB-gjengen

• Drifter det fysiske og trådløse nettverket på huset
• Drifter servere og programvare
• Er teknisk ansvarlige for nettsider og e-post under studentersamfundet.no
• Låner ut arbeidsmaskiner til foreninger og utvalg
• Tilbyr hjemme- og foreningslagringsområder til aktive
• Tilbyr IT-support og -rådgivning etter kapasitet

Rapporteringsplikt

Rapportering til Hovedstyret

Leder for Medieavdelingen er pliktig til å gi månedlige rapporteringer om utvalgets arbeid og økonomi på Hovedstyremøte, samt være disponibel til å møte til neste Hovedstyremøte på fem dagers varsel dersom Hovedstyret innkaller til dette. Dersom leder ikke har anledning til å møte, har denne anledning til å sende vara.

Rapportering til generalforsamling

Medieavdelingen er forpliktet til å skrive en semesterberetning til DNS’ generalforsamling, samt holde en muntlig orientering under dette møtet.

Kontakt med markedsføringsansvarlig

Utvalgets leder skal ha løpende kontakt med markedsføringsansvarlig i Hovedstyret, og konferere med denne før større beslutninger skal fattes. Herunder gjelder beslutninger om omstruktureringer av utvalget, endringer i prioriteringsplanen og markedsføringen av spesifikke prosjekter.

Obligatorisk oppmøte

Deltagelse på dugnad og generalforsamling

Medieavdelingen plikter å stille med minst 5 medlemmer på DNS’ dugnad og generalforsamling.

Oppmøte i representantskapet

Leder av Medieavdelingen skal møte i representantskapet. Dersom leder ikke kan stille, har denne anledning til å utpeke vara.

Varighet

Fornying

Instruksen gjennomgåes og fornyes hver januar.

Revisjon og oppsigelse

Hovedstyret kan revidere eller si opp instruksen gjennom et vedtak gjort på styremøte. Medieavdelingens leder skal kalles inn til dette møtet.

Medieavdelingens leder kan også be om å revidere instruksen. Forslag til revisjon må sendes inn som sak til styremøte.