Promotere et arrangement

Fra Viteboka
Hopp til navigering Hopp til søk

Dette er en jukselapp for deg som har ansvaret for å promotere et arrangement på Studentersamfundet.

Du som er PR-ansvarlig i en forening eller for et konsept, har medansvar for at det dukker opp folk på arrangementet. Den fremste funksjonen din i en produksjon er først og fremst å sørge for at målgruppen vet om arrangementet, dernest at de vil komme seg til Studentersamfundet.

Målet med denne siden er å beskrive utførlig hva som skal til på PR-siden for å trekke fullt hus. Ikke alt er relevant for alle, men du burde likevel lese gjennom hele dokumentet for å få oversikt over hvilke muligheter som fins.

Forberedelser

Se hovedartikkel: Legge ut et arrangement

Disse tingene burde du gjøre så snart datoen for arrangementet er bestemt. Du kan gjøre dette selv om prisen, nøyaktig program eller andre detaljer ikke er 100 % spikret. Detaljene kan du få på plass senere.

Ohandbtw: Det ryktes at Underskog er mer effektivt enn alle andre sosiale medier til sammen i reklameøyemed for kulturarrangementer i Oslo.

Produksjon av PR-materiale

Se hovedartikkel: Produsere PR-materiale

Nå begynner den ordentlige jobben. Hvis du har kommet hit én måned før arrangementet du skal promotere, er du i rute.

  • Produser tekst og bilder
  • Produser plakater og flyere
  • Produsere eventuelt annet PR-materiell, feks facebookannonser. I utgangspunktet er det lurt å bruke dette kun på store arrangementer, fordi det er relativt dyrere enn plakater og flyers.

Medieavdelingen og Fotoklubben kan hjelpe deg med disse punktene. Fort deg med en e-post til Medieavdelingen, siden de trenger varsel i god tid.

Publisering av materiale

  • Oppdater arrangementet på Facebook med informativ tekst og bilder
  • Oppdater arrangementet på studentersamfundet.no med informativ tekst og bilder. Bruk den korte teksten til «sammendrag/excerpt»-visning.
  • Oppdater arrangementet på Underskog med lang tekst og bilder

Send arrangementet ditt til oversikter andre steder:


Facebook

Se hovedartikkel: Promotering på Facebook

For at arrangementet ditt skal nå ut til flest mulig, er det fint å spre det via DNS sin facebookside. Da kan også DNS promotere det lettere i sine poster, og du får flere lykkelige besøkende.

Derfor er det nødvendig at DNS står som medarrangør på facebookeventet. Dette prøver vi å få til på alle arrangementer som arrangeres på huset, og gjør både foreninger og DNS mer synlig. Dette er litt keitete lagt opp av Facebook, men det fungerer eksempelvis sånn her: hvem som helst som er admin på KU-siden kan legge til DNS som medvert, så lenge en av adminene fra KU-siden også er admin på DNS-siden.

En i foreningsstyret ditt skal være admin på DNS-siden, så det er lurt å spørre om dette først.

Har du spørsmål, er Medieavdelingen stedet å gå til!

Den siste uka før arrangementet

Tvitre om arrangementet. (Her er en liste over samfundsforeninger sine twitter-kontoer.)

Samle frivillige i grupper på 2 for å henge opp plakater. Heng opp plakater på studiestedene og i byen. Snakk med tidligere PR-ansvarlige eller PR-ansvarlige i andre foreninger for å finne de beste plakatstedene.

Plakater i Oslo blir ganske raskt klistret over, så det kan hende du må arrangere flere plakatrunder. På Blindern blir alle plakater på uteoppslagstavler revet ned hver mandag av de ansatte.

Vi er lovforpliktet til å avlevere 2 kopier av alle plakater som er myntet på offentligheten til Riksarkivet. Dette er en fin ting, fordi vi (eller hvem som helst) kan reise til Nasjonalbiblioteket og bla i mange hyllemeter fylt med 200 år av vår historie. Ikke la arrangementet ditt bli glemt – husk å pliktavlevere. Legg to eksemplarer av plakater, flyers og annet promomateriell i boksen merken 'pliktavlevering' som står ved printeren i fjerde etasje.

Vurder å lodde ut et par gratisbilletter på facebooksida til Det Norske Studentersamfund, på nattogdag.no eller på smug.no. Send en e-post til nattogdag.no og smug.no for å spørre om de vil ha presseakkreditering til konserten din, teaterstykket ditt, eller filmvisningen din.

Under arrangementet

Skaff en dedikert person til å twitre fra din forenings Twitter-konto under arrangementet. Bruk en hashtag. Få Medieavdelingen til å opplyse om hashtaggen fra Studentersamfundets Twitter-konto @DNS1813.

Hashtagger i jevnlig bruk:

  • Upop: #upop
  • Onsdagsdebatten: #dnsOD
  • Akademisk Vorspiel: #dnsAV

Du bør ha sørget for at noen dokumenterer arrangementet. Fotoklubben og Medieavdelingen kan ta bilder og skrive sammendrag. OSTV kan filme, og EDB kan sende filmen live.

Til slutt

Ikke bli overraska om det er DU som får skylda hvis arrangementet ikke blir utsolgt. God markedsføring er viktig, og er gjerne det første man ser på om et arrangement slår feil. Men når det BLIR utsolgt – det er den beste følelsen i hele verden!

Se også