Bruker:Misund/Vitebok-kopi

Alt du trenger å vite for å være en praktfull aktiv på Studentersamfundet

Kjære aktiv på Studentersamfundet!

Studentersamfundet, juni 2004

Å drive med frivillig aktivitet på Studentersamfundet er både morsomt og lærerikt. Aktiviteten du holder på med nå kan gi deg opplevelser, erfaringer og egenskaper som kommer godt med nå og senere i livet. Dessuten utvikler du kanskje sider ved deg selv du kanskje ikke visste du hadde? På Studentersamfundet gjøres studielivet i studenthovedstaden til noe ekstra spennende og utviklende.

Men å være med å drive en så gammel og ærverdig organisasjon som Det Norske Studentersamfund og å drive aktivitet på et så stort hus med en så stor mage, fordrer en kjennskap til historien, en forståelse av organisasjonen som helhet og god porsjon kunnskap om hvordan ting og tang på huset fungerer. Dessuten finnes det uttallige lure ting en bør vite om for å gjøre foreningslivet enda mer morsomt og lærerikt – og ikke minst enklere.

Derfor en vitebok. Denne viteboka tar for seg Studentersamfundets historie, formål, visjon, lover, organisasjonsstruktur, tradisjonsrike fester, kurs, dugnader, medlemskapsform – og fordeler, styre, administrasjon, utvalg, foreninger, aktivitet og samarbeidsprosjekter. Boka forklarer hvilke fasiliteter samfundsforeninger kan benytte seg av og den gir en grundig innføring i booking og arrangementsavvikling på huset. Viteboka gir også råd og tips i forhold til annen foreningsstøtte i Universitetssystemet.

Viteboka er rett og slett et nyttig verktøy for alle som bedriver frivillig aktivitet på Studentersamfundet. Den kan leses og studeres i sin helhet eller brukes som oppslagsverk. Med denne boka under armen går du deg aldri vill på veien i å drive studenthovedstadens mest aktive kulturhus.

Det rettes en stor takk til alle som har bidratt til denne vitebokas tilblivelse!

Espen Røsbak Yngvill Ofstad & Ingrid Aarre

Leder Leder og Nestleder våren 2004

Det Norske Studentersamfund Det Norske Studentersamfund

Redaktører

KAPITTEL 1 Fra Sparegris til Studenterslott ved hjelp av broderånd og åndsdannelse

Studentersamfundet

Se hovedartikkel: Det Norske Studentersamfund

Det Kongelige Fredriks Universitet ble åpnet i 1811 i Christiania, som det første av sitt slag i Norge. Man hadde imidlertid allerede en akademisk elite, som hadde fått sin utdannelse og sin akademiske oppdragelse ved andre universiteter i Nord-Europa. Her stod blant annet kulturen med Studentnasjoner sterkt. Det var fra den samme embetsmannsklassen de nye studentene til universitetet i Christiania kom fra og det var derfor kun et spørsmål om tid før man her i Oslo ville starte en studentnasjon tilsvarende de som fantes ved de andre Nordeuropeiske universitetene. Dette tok da heller ikke mer enn to år. Det Norske Studentersamfund ble stiftet den 2. oktober 1813.

191 år for en institusjon i Norge er en ganske anstendig alder og man har gjennom tidene ervervet seg en rekke tradisjoner og også noen små skatter. Studentersamfundet er eier av Norges største privateide boksamling som teller mer enn 16.000 bind, i tillegg til en rekke lydbånd, fotomateriale samt noe kunst av ymse slag. Studentersamfundet har også et stort arkiv hvor størsteparten er tilgjengelig i Riksarkivet.

Chateau Neuf

Se hovedartikkel:Chateau Neuf

Chateau Neuf ble etter mange og lange år endelig oppført i 1971 og innviet i 1973, etter at Studentersamfundet hadde ført en omflakkende tilværelse i neste 150 år.

I dag er aktiviteten på Studentersamfundet svært voksende og engasjementet upåklagelig. Et stort antall studentforeninger holder til på huset og Det Norske Studentersamfund skal gradvis gjenoverta fullstendig drift av Storsalen.

Debatten og entusiasmen er igjen bak Chateau Neuf sine stolte vegger!

Hans Majestet Grisen

Se hovedartikkel: Hans Majestet Den Gyldne Gris

Hans Majestet Grisen (Grisen blant kjentfolk), ble født 9. april 1859 og er Det Norske Studentersamfunds høyeste beskytter. Like fra Studentersamfundets spede begynnelse meldte behovet seg for et eget hus for studentaktiviteten. Dette krever penger, noe som alle vet studenter ikke har utømmelige mengder av. For å hjelpe Studentersamfundet med å spare fikk man en sparegris av Studentforeningen i København. Dette viste seg å være svært lønnsomt. Den etter hvert så mette sparegrisen ble kronet om ordenen ”Den Gyldne Gris” ble innstiftet.

Arkivet

Se hovedartikkel: Arkivet

Det Norske Studentersamfund ble stiftet i 1813 og er en av landets eldste organisasjoner. Gjennom historien har organisasjonen spilt en meget sentral rolle i Norges politiske, akademiske og kulturelle utvikling. Studentersamfundet har i lange perioder vært en av landets viktigste arenaer for samfunnsdebatten, og en rekke av Studentersamfundets medlemmer har spilt en fremtredende rolle i den norske offentligheten. Organisasjonen har vært tilholdssted for Wergeland, Bjørnson og Ibsen og landets intellektuelle forøvrig.

Det Norske Studentersamfunds formål, visjon og mål

§ 1-1 Det Norske Studentersamfunds formål

Det Norske Studentersamfund er stiftet med det formål ved vitenskapelige sysler og underholdende beskjeftigelse å utbre åndsdannelse og broderånd blant sine medlemmer. Det søker å være et samlingssted for studenter og eldre akademikere til ivaretakelse av felles interesser ved fritt ordskifte og praktiske tiltak. (Hentet fra Det Norske Studentersamfunds lover)

Visjon

Chateau Neuf skal være det naturlige møtepunkt for studentene ved Universitet i Oslo. Det skal være en møteplass hvor studentene kan være del av et større studentsosialt felleskap på tvers av fag- og fakultetstilknytning. Det skal være en arena for aktive studenters engasjement og et sted hvor studentene kan utøve og oppleve kulturell, politisk og faglig aktivitet. Chateau Neuf skal bidra til å gi en sosial ramme rundt tilværelsen for studentene ved UiO. Chateau Neuf skal være et sted som utfordrer, utvikler og engasjerer studenter. Chateau Neuf skal være basert på et idealistisk og frivillig engasjement blant studenter. (Hentet fra Strategiplanen 2000-2005)

Hovedmål

Studentersamfundet Chateau Neuf er det naturlige møtepunkt for studenter og akademikere ved Universitetet i Oslo på tvers av fag-, program- og fakultetstilknytning.

Delmål av hovedmål

• Studentersamfundet Chateau Neuf er et sted hvor studenter og akademikere utfordres, utvikler seg og engasjeres
• Studentersamfundet Chateau Neuf bidrar til å gjøre Universitetet i Oslo til enda mer attraktivt studiested
• Studentersamfundet Chateau Neufs målgruppe er studenter
• På Studentersamfundet Chateau Neuf kan studenter utøve og oppleve kulturell, politisk og faglig aktivitet
• Studentersamfundet Chateau Neuf baseres på et idealistisk og frivillig engasjement
• Studentersamfundet Chateau Neuf representerer arrangementer og aktiviteter av høy kvalitet
• Studentersamfundet Chateau Neuf har et godt omdømme som studenthus

Delmål av delmål

• Studentersamfundet Chateau Neuf er et sted hvor studenter og akademikere utfordres, utvikler seg og engasjeres
  • Det finnes alltid roller å fylle på Studentersamfundet Chateau Neuf
  • Medlemmer føler at de aktivt er med på å forme utviklingen til Studentersamfundet Chateau Neuf
  • Studentersamfundet Chateau Neuf er en synlig og aktiv, utfordrende og utviklende aktør i det norske akademiske og kulturelle liv
• Studentersamfundet Chateau Neuf bidrar til å gjøre Universitetet i Oslo til enda mer attraktivt studiested
  • Studentersamfundet Chateau Neuf gir studenter en målbart bredere kompetanse og erfaring
  • Studentersamfundet Chateau Neuf har det mest varierte, beste og fremste tilbudet av sosial, kulturell og faglig aktivitet for **studenter og akademikere ved Universitetet i Oslo
• På Studentersamfundet Chateau Neuf kan studenter utøve og oppleve kulturell, politisk og faglig aktivitet
  • Studentersamfundet Chateau Neuf har en jevn stabil og høy frekvens av arrangementer
  • Studentersamfundet Chateau Neuf har et høyt antall besøkende
• Studentersamfundet Chateau Neuf baseres på et idealistisk og frivillig engasjement
  • Verv på Studentersamfundet Chateau Neuf kan kombineres med normert studieprogresjon
  • Arrangementer på Studentersamfundet Chateau Neuf planlegges og gjennomføres av studentforeninger
  • Det gis attest for alt frivillig arbeid
• Studentersamfundet Chateau Neuf representerer arrangementer og aktiviteter av høy kvalitet
  • Det er gode drifts- og arrangementsvilkår på Studentersamfundet Chateau Neuf
  • Det er ryddig og ansvarlig økonomistyring i alle ledd av organisasjonen
  • Det er god intern kommunikasjon på Studentersamfundet Chateau Neuf
  • Vi har et inkluderende og hyggelig internmiljø på Studentersamfundet Chateau Neuf
• Studentersamfundet Chateau Neuf har et godt omdømme som studenthus
  • Det gjøres god og helhetlig markedsføring av arrangementer på Studentersamfundet Chateau Neuf
  • Alle arrangementer på Studentersamfundet Chateau Neuf skal harmonere med Studentersamfundet Chateau Neufs profil som studenthus

Høst 2003

Marvin Andersen, Espen Røsbak, Øyvind Gjengaar

Konkrete kortsiktige mål og arbeidet med å nå disse målene

2004

Ombygging av kjelleren og BokCaféen

Fortsette arbeidet med å peke på nødvendigheten av en grundig oppgradering av kjelleren og avtale en konkret dato for byggestart.

Starte arbeidet med prosjekt Storsalen 2010

Nedsette en komité med representanter fra Studentersamfundet og UiO som kan utarbeide en modell for overtakelse av Storsalen og drift av denne.

Opprette en frivillig bargjeng i foajeen

I tråd med målsetningen om å være et hus drevet av frivillige er tanken her å samle gamle og nye medlemmer til å betjene foajebaren.

Omorganisere vaktordningen ved å lære opp ordensvakter fra alle samfundsforeninger og redusere antall lønnede vakter

Også dette i tråd med å være et hus drevet av frivillige og holde lønnsutgiftene nede. Selvsagt skal dette skje på en forsvarlig måte.

Større satsning på arrangementer i Kjelleren.

Fokusere på bruk av Klubbscenen til åpen pub, klubbkonsept, etterfester og konserter

Legge til rette for økt aktivitet på Betong

Reorganisere Infogruppa

Utvikle nettstedet studentersamfundet.no

Utvikle semesterprogram for hele huset

Samkjøre pressemeldinger og annen mediekontakt

Omorganisere medlemsgodene – storstilt vervekampanje

Det må gjøres attraktivt å være medlem av DNS og intern på Studentersamfundet. Alle ledd på huset trenger flere aktive for at organisasjonen skal vokse

Avholde seminarer og kurs

Eksempelvis lederseminarer, motivasjonsseminarer, PR-seminarer, økonomiseminarer. Seminarene holdes med det formål å dele erfaringer, samkjøre planer og motivere til helhustanken. Hvordan blir 22 foreninger og fire utvalg til ”vi”?

Utnytte foajeens potensialer

Avholde foajefester, holde åpen bar, informasjon om studenthuset

2005

Flere arrangementer i Storsalen.

Øke fra tre til seks valgfrie datoer per semester. I tillegg økt benyttelse av retten til å booke storsalen når Thalia ikke har arrangementer.

Faste arrangementer også i helgene

Eksempel: Klubbkonsept i kjelleren, åpen BokCafé og Glassbar etc.

Samarbeide med riksdekkende media om kultur- og samfunnsrelaterte arrangementer

Eksempel: NRK-sendte debatter i storsalen.

KAPITTEL 3: Arbeidshansker, lesebriller og kjole og hvitt

Samarbeidsprosjekter

der din forening kan delta med aktivitet og vise seg fram

Studentfestivalen i Oslo – STUDiO

Det er foreninger på Studentersamfundet som i størst grad bidrar til at Studentfestivalen blir høstens vakreste eventyr. Kontakt STUDiO når vårsemesteret nærmer seg slutten og fortell dem hva deres forening kan lage av spennende arrangementer!

Foreningsdagene

Foreningsdagene er i begynnelsen av hvert høstsemester og finner sted på Fredrikkeplassen på Blindern. Her får alle foreninger ved UiO mulighet til å stå på stand og vise fram seg og sine aktiviteter. Dette er en glimrende mulighet til å skape blest om foreningen og er foreningenes eneste mulighet til å få vist dere fram på Fredrikkeplassen i løpet av semesterstartsperioden. Foreningsdagene promoteres i festivalavisen og i Universitas.

Fadderordningen

Ved å vise de nye studentene rundt på Universitetsområdet og ta dem med på arrangementer under Studentfestivalen, har dere en som faddere en enestående mulighet til å gjøre de ferske studentene kjent med Studentersamfundet og din forening. Melder du deg som fadder, får du en gruppe nye studenter som skal begynne på ditt studieprogram. Som buddy får du en gruppe internasjonale studenter.

Studentersamfundets Fredsfestival – StuFF

Studentersamfundets Fredsfestival, som går av stabelen i mars, ønsker å være et samleorgan for studentbaserte solidaritetsorganisasjoner. Gjennom festivalen får ulike organisasjoner mulighet til å presentere sitt arbeid og engasjement, og samtidig sette dagsorden med tidsaktuelle arrangementer. Foreninger ved Studentersamfundet oppfordres til å bidra med aktivitet.

Åpen dag

En dag i mars strømmer det 6-7000 videregående skoleelever inn på Blindern Campus. Under Åpen dag disker Universitetet opp med uttallige populærvitenskaplige foredrag, flere informasjonstelt og studiemesse i idrettsbygningen. Her er det selvfølgelig viktig at Studentersamfundet viser seg fram – det gjør vi ved å sette opp et stort telt på Fredrikkeplassen og fyller det med synlig og mangfoldig aktivitet. Styret står for koordineringen, foreningene for aktiviteten!

Humanioradagene

Humanioradagene finner sted en gang i april og er det store formidlingsarrangementet til det Historisk-filosofiske fakultet ved UiO. Her blir et utvalgt tema belyst med foredrag, debatter, film, litteratur, musikk, teater og utstillinger. Og da er selvfølgelig Studentersamfundets foreninger sentrale bidragsytere.

Dugnad - felles løft for felles miljø

Hvert semester innkaller styret til felles dugnad på Studentersamfundet. Hele husets drift er basert på frivillig virksomhet, og dugnadsånden kan dermed sies å være på topp gjennom hele året. Flere av foreningene gjennomfører sine egne dugnader, ofte i forbindelse med oppussing av lokaler, rydding av lagre, ommøblering eller lignende.

Denne dagen gjør man imidlertid ting som ikke kan sies å falle inn under en bestemt forening sitt ansvarsområde, men som er forbedringer for hele huset. Tidligere dugnader har man for eksempel malt korridorer, pusset opp møterom, ryddet hittegods og fikset opp fellesrommet i tredje etasje.

På forhånd blir hver forening tildelt et ansvarsområde, og kan komme med innspill til hvordan de vil løse oppgaven de får. Alle foreninger har gjennom foreningskontrakten forpliktet seg til å stille med folk på dugnader, men det er sjelden noe problem å få nok folk.

Det serveres alltid dugnadsmat til de som møter opp, og dugnaden munner selvsagt ut i internfest. Dermed er det ikke bare nyttig å møte opp, det er hyggelig også!

KAPITTEL 4: Studentersamfundets aktivitet og foreninger

Landets frieste talerstol

KAPITTEL 5: Studentersamfundets tilbud til samfundsforeningene

Stein, saks og papir

Administrative tjenester fra DNS

hva vi kan tilby foreningene

Administrasjonen i DNS er velvillige til å hjelpe foreningene med å finne løsninger på de fleste forespørsler. Det er også noen faste tjenester vi tilbyr foreningene, og vi redegjør nærmere for disse her.

Adgangskort

De mest aktive brukerne av huset kan få tildelt korttilgang til ulike deler av Chateau Neuf. Dette gjelder i første omgang styremedlemmer i samfundsforeninger/utvalg, samt andre svært aktive medlemmer av DNS og/eller samfundsforeninger/utvalg. Korttilgangen legges inn på studentkortet fra UiO. For aktive som ikke er studenter ved UiO, får man tildelt et eget DNS-kort med tilgang.

Korttilgangen rekvireres av foreningsledere i begynnelsen av vårsemesteret. Foreningsledere fyller ut et skjema utarbeidet av administrasjonen – ”Bestilling av adgangskort Chateau Neuf” – og sender dette på e-post til administrasjonsleder i DNS. Skjemaet kan lastes ned på Studentersamfundets hjemmeside www.studentersamfundet.no eller bli tilsendt fra administrasjonsleder. Bestillingen må inkludere fullt navn, evt. styreverv og studentkortnummer (for UiO studenter) eller personnummer (ikke UiO studenter).

Tilgangen tildeles i utgangspunktet for et kalenderår. Administrasjonen vil imidlertid be om en oppdatering fra foreningslederne i høstsemesteret slik at tilgangen kan slettes for de som ikke lenger er aktive brukere av huset og ny tilgang kan legges til for nye aktive. Det er også mulig å legge til nye bestillinger og slette tilganger i løpet av året. Dette gjøres ved bruk av samme skjema som over.

Ulike foreninger får tilgang til ulike deler av huset, ut fra foreningens aktivitet og bruk av lokaler. Noen lokaler har tidsbegrenset tilgang. Alle foreningene har tilgang inn på huset gjennom personalinngangen, inn til ekspedisjonsområdet, inn til møtekorridor i 1. etasje og opp til kontorkorridorene i 3. og 4. etasje. Foreninger med kontorer i kjelleren eller med kjelleren som regelmessig bruksområde har også tilgang til de relevante deler av kjelleren. Styret i BokCaféen har tilgang til BokCaféen, Radio Nova har tilgang inn til sine lokaler. Slottsmestere og driftsleder for UiO er de eneste som har tilgang til alle lokaler på huset.

Nøkkelkort til foreningskontorer

Hvert foreningskontor har en serie med nøkkelkort til kontordøra. Et visst antall kort deles ut til foreningen ut fra behov. Foreningen må selv holde oversikt over hvilke medlemmer som har fått tildelt nøkkelkort og sørge for at nøkkelkortene leveres inn når medlemmer slutter i foreningen. I tillegg finnes det nøkkelkort til hvert kontor i ekspedisjonsområdet som kan lånes ut av sivilarbeider (dagtid) eller slottsmester (kveldstid/helger), mot å legge igjen legitimasjon. For utlån av nøkkelkort, må man kunne bevise at man er medlem av foreningen, enten gjennom medlemskort i foreningen eller at foreningen har lagt igjen en liste over de personer som skal kunne få tilgang til kontoret.

Administrasjonen kan bytte ut kortlåsen på kontordørene når dette er nødvendig.

Kopimaskin

Alle samfundsforeninger, utvalg og tilslutningsforeninger har rett til å bruke Studentersamfundets kopimaskin for tilnærmet lik kostpris. Foreningen registrerer en kopikode hos administrasjonsleder og all kopiering registreres på denne koden. Foreningen vil bli fakturert for kopiering en gang per semester, fortrinnsvis i begynnelsen av semesteret. Koden kan endres ved henvendelse til administrasjonsleder.

Telefon

Alle foreningskontorer har telefonlinjer og får telefonapparater av administrasjonen. Studentersamfundets telefonavtale med UiO innebærer gratis ringing til intern-nummer ved Studentersamfundet og UiO. Ellers er det vanlige takster, inkludert UiOs rabatter hos Telenor.

Foreningen må selv avgjøre hvilke sperreklasser de vil sette for sine telefonlinjer. Ulike sperreklasser inkluderer internt UiO, Norge, mobil, VIP-mobil, Norden, Europa, USA/Canada og hele verden.

Skjema for bestilling av telefonlinje eller endring av sperreklasse fåes ved henvendelse til administrasjonsleder.

Faktura for telefon skal komme fra UiO hvert kvartal. Studentersamfundet viderefakturerer deretter foreningene for deres telefonbruk.

Telefaks

Alle samfundsforeninger og utvalg har tilgang til å bruke Studentersamfundets telefaks. Sivilarbeidere/slottsmestere i ekspedisjonen er behjelpelige ved sending av faks. Senderen må selv sjekke fakskvitteringen for å forsikre seg om at faksen har gått gjennom til mottaker. Bruken av faksen er for tiden kostnadsfri. Foreninger kan også motta telefaks. Disse distribueres til foreningenes posthyller av sivilarbeidere.

Skrivere

Studentersamfundet har en fellesskriver til foreningsbruk. Den står på kopirommet i ekspedisjonsområdet. Foreningenes datamaskiner kan kobles opp mot denne skriveren.

Studentersamfundet ber om at skriveren kun brukes til foreningsbruk og ikke til medlemmenes private bruk. Vedlikehold av skriveren og innkjøp av papir er en stor utgift for DNS. Vi ber også om at papirbruken rasjonaliseres og at foreningene bruker papircontainere til resirkulering.

Spørsmål om it og it-utstyr rettes til sivilarbeider med data som ansvarsområde.

Post

Alle samfundsforeninger og utvalg har rett til å ha en egen posthylle i Studentersamfundets ekspedisjonsområde og bruke Studentersamfundet som adresse. Tilslutningsforeninger har en felles posthylle. Posthyllene er merket med foreningenes navn og ordnet alfabetisk.

Inngående post sorteres av administrasjonen og legges i posthyllene. Utgående post må frankeres av foreningene selv, men kan legges i Studentersamfundets utboks på skranken ved inngangen til ekspedisjonen. Utgående post blir postlagt alle hverdager.

Utlån av teknisk utstyr

Studentersamfundets tre møterom er utstyrt med krittavler og whiteboards. Kritt og tusjer kan hentes i ekspedisjonen ved behov. Ellers låner Studentersamfundet ut overheadprojektor, lerret, videospiller, videokanon til bruk i husets lokaler. Dette lånes ut i ekspedisjonen av sivilarbeider (dagtid) eller slottsmester (kveldstid/helger) mot å legge igjen legitimasjon.

Lyd/og lysutstyr til konserter og fester kan brukes i husets lokaler. Dette utstyret bestilles gjennom teknisk ansvarlig i administrasjonen.

Utlån av nøkler

Studentersamfundets nøkler skal i all hovedsak disponeres av ansatte, sivilarbeidere og slottsmestere. Noen spesifikke nøkler og –knipper kan ved gyldig behov lånes ut i ekspedisjonen mot å legge igjen legitimasjon. Disse må alltid returneres umiddelbart etter bruk.

Rekvisita

Studentersamfundet bekoster ikke foreningenes rekvisita. Unntak fra dette er papir til utskrifter, samt kritt og tusjer til tavler. Papir til kopiering inkluderes i kopikostnadene.

Norsk Rockforbund og Fagråd for Studentarrangører

Studentersamfund i fellesskap

Det Norske Studentersamfund er medlem av

Norsk Rockforbund (NRF), i fagrådet Fagråd for Studentarrangører (FaSt).

Rundt 30 studentersamfunn i Norge er medlem i FaSt. Fagrådet består av tre rådsmedlemmer og en vara. Rådsmedlemmene er representanter fra de ulike studentersamfunnene. Rådet har en daglig leder i en 30 % stilling, som sitter på kontoret til NRF i Oslo.

Visjonen til FaSt er å sikre at konsertvirksomhet forblir en del av den levende studentkulturen.

Studentsamfunnene er blant de største og viktigste leverandørene av levende musikk i Norge, og en av FaSt sine viktigste oppgaver er å øke studentsamfunnenes kompetanse som konsertarrangører. FaSt og studentersamfunnene må også jobbe for at denne kompetansen beholdes og overføres videre i organisasjonene.

Hva gjør FaSt?

FaSt arrangerer møteplasser for studentersamfunnene i Norge hver høst, samt under by:Larm hver vår. Rådet tilrettelegger også for møteplasser regionalt og møter mellom de største studentsamfunnene.

FaSt har også en viktig oppgave i å samle og formidle kunnskap blant studentersamfunnene. Det ligger mye kunnskap, kompetanse og erfaring i samfunnene, som hvis dette formidles bidrar til at andre samfunn slipper å finne opp kruttet på nytt og dessuten kan dra nytt av hverandres gode ideer. FaSt arbeider for å samle inn og formidle kunnskap mellom sine medlemmer i relevante saker som konsertavvikling, støtteordninger, fristasjonsordninger, bookingrutiner, økonomiske rutiner, kompetanseoverføringsrutiner, ulike studiepoengsordninger og andre ordninger for anerkjennelse av frivillig arbeid i studentorganisasjoner (for eksempel attestsystemer), samt ulike metoder for å influere utdanningsinstitusjoner vedrørende studentsamfunnenes situasjon som kulturformidlere.

FaSt sin daglig leder heter Guro Midtsund. Guro har tre års bakgrunn fra Det Norske Studentersamfund, og høsten 2004 sitter hun som nestleder av konsertarrangøren der, Clubstyret.

FaSt er veldig glad for å kunne hjelpe studentsamfunnene og terskelen for å ta kontakt skal være lav.

Hva vil det si å være medlem i NRF for studentsamfunnene?

FaSt er først og fremst en serviceinstitusjon og et knutepunkt for studentsamfunnene som er medlem i NRF. Ved å være medlem i NRF har en mange fordeler. Medlemmene har tilbud om gratis klubbkurs (helgeseminar) som kan ta for seg temaer som booking, PR, intern organisering, jus, drift og økonomi for å nevne noen. Deltagerne på klubbkursene får boka ”Feite Forestillinger”; NRFs lærebok for konsertarrangører.

NRF arrangerer ulike typer seminarer hvor studentsamfunnene kan delta, og annethvert år er det landsmøte. Studentsamfunnene har via NRF en rabattavtale med TONO som gir 40 % avslag på TONO-avgiften.

OM NRF

Norsk Rockforbund er en interesse- og kompetanseorganisasjon for frivillige konsertarrangører innen rock og beslekta musikkformer. Organisasjonen er demokratisk oppbygd med landsmøte, vedtekter og valgt styre. NRFs visjon lyder: alle skal ha tilbud om gode konsertopplevelser! Medlemmene er blues- og rockklubber, studentsamfunn og festivaler, samt noen få rockverksteder. Norsk Rockforbund sin virksomhet er i grove trekk todelt: Interessepolitisk

arbeid og arrangørutvikling. Dette omfatter arbeid med rammebetingelser for våre medlemmer, samt å samle inn og spre kunnskap om konsertdrift i videste forstand. Hovedtyngden av medlemmene er organisert i tre faste fagråd, Fagråd for Studentarrangører (FaSt), Norsk Bluesunion (NBU) og Norske Rockfestivaler (NRFE). Fagrådene skal bidra til samarbeid og spisset kompetansebygging innen sine arrangørsegmenter. Modellen bygger på erkjennelsen av at NRFs viktigste ressurs er medlemmenes samlede kompetanse, og at den beste arrangørutviklingen er å la medlemmene lære av hverandre!

Kontaktinfo:

FaSt admin: guro@norock.no Web: www.norock.no Besøksadresse: Kirkegata 20 Telefon: 22 20 00 22 E-post: norock@norock.no Post: Norsk Rockforbund / Postboks 440, Sentrum / 0103 Oslo Fax: 22 20 00 33

KAPITTEL 6 Studentersamfundets lokaler, teknisk raider og reglement

Norske studenter i hus og hytte

Chateau Neuf

Studentersamfundet hus

Huset Chateau Neuf er stilt til disposisjon for Det Norske Studentersamfund som kulturhus for studenter, av huseier Universitetet i Oslo. Det Norske Studentersamfund har tilgang til hele huset bortsett fra Storsalen som vi foreløpig disponerer et visst antall dager i året, og de tilhørende kontorene som blir utleid til Thalia Teater.

Utstyr som er tilgjengelig for booking til 1,2,3 og 4etg:

• Liten Mackie mixer
• Liten Soundcraft 12 kanals mixer
• 2xJBL Eon active høytalere m/stativ
• 2xEv sx300 høytalere m LAB 1500 forsterker
• 3xBehringer XM2000s Mikrofoner
• DJ flight med dj mix og to platespillere
• 2xDenon doble CD spillere
• Technics CD spiller
• JVC CD spiller
• Samsung kombinert VHS og DVD spiller
• Epson Videoprojektor
• Diverse kabler
• Overheadframviser
• Lerret
• Tavler

Dette utstyret skal tidligst mulig bookes i bookingprogrammet. Dette kan også gjøres hos sivilarbeider. Arrangmentsdagen skal en skrive ut utstyret hos slottsmester ved å fylle ut et skjema og legge for eksempel bankkort som sikkerhet.

Booking og arrangementsavvikling

Konserter

Skal en arrangere konsert på Studentersamfund tar man i første omgang kontakt med Clubstyret og Administrasjonen.

Under følger litt ekstra informasjon som kan være verdt å få med seg, dersom du skal arrangere konsert i Betong eller på Klubbscenen:

Teknisk rider

En teknisk rider er en liste over artistens tekniske ønsker og behov i forbindelse med en konsert, altså lyd, lys og eventuelle andre effekter.

Denne listen må leveres teknisk ansvarlig i administrasjonen Lasse Baklien i god tid slik at det er tid til å sjekke om vi har alt utstyret på huset og om det er ledig, eller om du eventuelt må leie inn det som mangler. Lasse hjelper deg i tilfelle med å leie inn det som mangler.

Hospitality/cateringrider

Dette er en liste over artistens ønsker og behov utenom teknikk.

Overnatting? Bestill hotell i god tid. Transport? Får du gjort det på annet vis enn taxi sparer du masse penger. Mat? varm mat? Kald mat? Hvor mange måltider? Bestill bord på restaurant (de har ofte spesielle ønsker som vegetar, italiensk osv.), gjør innkjøp.

Backstage

Sørg for at backstageområdet er rent og ryddig i god tid før artist ankommer. Sett frem kaffe/te/mineralvann og snacks. Sjekk hosptalityrider om artisten har spesielle ønsker i forhold til hva som skal være backstage. Tenk trivsel!

Teknikere

Sørg for at teknikerne er på plass og at det som kan være klart er klart i god tid før artist ankommer.

Sørg for at bærehjelp står klar når artist ankommer!

Personale

Foruten teknikere, vakter og barpersonale trenger du

- Bandansvarlig: gjøre klar backstage, tar vare på artist, er artists kontaktperson, være tilstede!

Billettselgere, Garderobepersonale, Økonomisk ansvarlig (telle kasser, eventuelt betale artist/manager)

Ha nok funksjonærer slik at noen kan være på streif i konsertlokalet og noen kan passe backstageinngangen. Pass på at funksjonærene dine har det hyggelig og at de får byttet arbeidsoppgaver underveis.

Manual til Bookingsystemet:

1. Generelt

Alle interne foreninger skal kun booke lokaler over nett (http://booking.studentersamfundet.no), det er ikke mulig å booke lokaler på noen annen måte. Bookingprogrammet er svært lettfattelig og selvforklarende, denne manualen er bare ment som et supplement hvis dere av en eller annen grunn står fast. Det er likevel svært viktig at dere fyller ut alle punktene i bookingskjemaet slik det er beskrevet nedenfor, konsekvensen av feil/mangelfull utfylling kan i verste fall være at dere mister den aktuelle bookingen. Oppstår det problemer som ikke er nevnt i manualen, kan dere ringe administrasjonen på 22844511, eller sende en mail til sivilarbeider@studentersamfundet.no. Sivilarbeidere i ekspedisjonen kan hjelpe deg på dagtid dersom du har problemer.

2. Bestille lokale

• booking.studentersamfundet.no
• Logg inn på gruppedelen
• Gå inn på menyen Arrangementer
• Trykk på datoen for det aktuelle arrangementet
• Det skal nå komme opp et skjema, som skal fylles ut som følger:

Arrangement: Fyll inn et dekkende navn for arrangementet (helst arrangementets fulle navn – skriv f. eks: ”FRIstud – debatt/foredrag om privatisering av høyere utdanning”, ikke bare ”debatt”)

Sted: Finn lokalet dere ønsker på listen. Har dere en prioriteringsliste, skriv denne i meldingsrubrikken nederst

Type: Skriv kort om hva slags arrangement det er (møte/fest/debatt osv)

Forventet besøkstall: Ved store arrangementer er det svært viktig at dette fylles ut, da både administrasjonen, slottsmestere, vakter og andre foreninger kan ha bruk for denne informasjonen

Tid: Fyll inn de tidspunkt som virker relevant for arrangementet – spesielt viktig: start- og sluttidspunktet

Melding: Generelle opplysninger som alle som har med arrangementet å gjøre kan ha bruk for(kontaktpersoner, om det er spritservering osv.)

Lagre: Husk å trykke på Lagre-knappen, ellers vil ikke arrangementet bli lagt inn. Sjekk gjerne at bestillingen er lagt inn ved å gå på arrangementsoversikten etterpå.

3. Bestille teknisk utstyr/Tappetårnet/vakter

Hvis det er behov for teknisk utstyr/servering/vakter, skal det krysses av for dette i bookingskjemaet. Ved avkrysning sendes det automatisk en melding til de berørte parter om behov, og de vil ta kontakt med dere for å diskutere løsninger. Ønsker dere å spesifisere behovet nærmere, kan dette gjøres i meldingsboksen. Hvis det dere trenger ikke står oppført under Standardmeldinger, kan dere sende en melding direkte til den som er ansvarlig for det dere trenger(teknisk = Lasse, vakter = Per, Tappetårnet = EirinTT osv.)

4. Tilbakemelding på booking

For å se om dere har fått lokalet, gå inn på den aktuelle datoen og se på arrangementet:

• er skriften rød, er bookingen ikke bekreftet
• er skriften svart, er bookingen bekreftet og dere har fått lokalet
• ved spesielle tilbakemeldinger vil det bli sendt meldinger, vær derfor nøye med å sjekke Meldinger ofte.

5. Kontaktperson/Arrangementsansvarlig/Jobber på arr.

Foreningene er ansvarlige for å sette opp en arrangementsansvarlig og for å skaffe folk som kan jobbe på arrangementet. Dette skal også settes opp i bookingskjemaet, slik at informasjonen blir tilgjengelig for administrasjonen(gjelder spesielt ved større arrangementer i Betong). For å kunne legge inn arbeidslister, må de som skal arbeide være registrert som kontakter.

=5. 1 Slik legger du inn nye kontakter=

• Gå inn på menyen Kontakter
• velg Ny kontakt
• Fyll ut skjemaet. Vær nøye med å angi ut tittel, ellers vil ikke kontakten bli lagret

=5. 2 Slik setter du opp folk på jobb=

Når kontakter er lagt inn, kan vedkommende settes på jobb. Dette gjøres slik:

• Gå inn på menyen Kontakter
• Trykk på kontakter som skal jobbe
• Nesten nederst på skjemaet finnes disse rubrikkene:

Hvis du vil se hvem som allerede er satt opp på jobb – velg Arrangementer, velg arrangementet du vil se, trykk På jobb

6. Meldinger til administrasjonen/andre brukere

Det er mulig å sende meldinger både til administrasjonen, grupper generelt og til spesifikke brukere. Dette gjøres ved å gå inn på menyen Meldinger, og deretter velge Ny melding. Vær nøyaktig med å fylle ut hvem meldingen er til.

7. Skifte av passord

• Gå inn på menyen Oppsett
• Endre passord

Arrangementsavvikling

Sjekkliste

• Dobbeltsjekk rombooking.
• Har du nok penger til å avvikle arrangementet? Har du råd til eventuelt å leie inn det tekniske utstyret som artist krever? Har du råd til å leie inn eventuelle teknikere? Har du råd til å betale vaktene?
• Vakter og funksjonærer: Har du nok vakter og folk i baren? Skal det selges alkohol eller du forventer mange besøkende på arrangementet ditt er du pålagt å ha vakter.
• Utstyr: Det tekniske utstyret du trenger til arrangementet ditt må kanskje leies inn. Levér oversikt over hva du trenger/artist krever til teknisk ansvarlig i administrasjonen minimum to uker før arrangementet.
• Gå på produksjonsmøte minimum to uker før arrangementet. Her treffer du representanter fra vaktene, Tappetårnet og Teknisk ansvarlig. Produksjonsmøtene er hver tirsdag kl. 16:00.
• Markedsfør arrangementet. Alle arrangementer skal markedsføres og følge Studentersamfundets markedsføringsreglement.
• Send ut pressemelding og senere en reminder på pressemelding
• Heng opp plakater!
• Ha en realistisk tidsplan for arrangementsdagen og avviklingen av selve arrangementet. Ting tar bestandig lengre tid enn du tror, og det er mye som kan gå galt.

Utskriving av varer

For å få bedre kontroll med utskriving av varer fra CNS sitt lager er vi nødt til å ha spesifikke regler for utskriving av varer. Hensikten er å lage et oversiktlig system med klare retningslinjer som er enkelt å administrere av slottsmestere/utskrivingsansvarlig.

Hvem kan skrive ut varer?

Kun foreninger og arrangører kan skrive ut varer på Studentersamfundet . Foreningene skal lage en liste over de i foreningen sin som har fullmakt til å skrive ut varer på foreningens vegne. Det er opptil foreningen selv hvor mange som står på lista, men jo færre jo mer oversiktlig. Denne lista vil bli oppdatert jevnlig.

Hvem kan ikke skrive ut varer?

Personer som ikke står på lista vil ikke få skrevet ut varer. Privatpersoner som frivillige, ansatte i DNS og CNS, deltidsansatte i CNS, sivilarbeidere og slottsmestere ikke har rett til å skrive ut varer til privat forbruk.

Det er slottsmesters ansvar og plikt å se til at utskrivingsreglene overholdes. Det forventes at foreningsmedlemmene respekterer slottsmesters avgjørelse.

Studentersamfundets markedsføringsreglement

Se hovedartikkel: Markedsføringsreglement

Informasjon om skjenkeregler og skjenkebevilling på Studentersamfundet

Se hovedartikkel: Serveringsbevilling

Brann og sikkerhet

Generelt brannvern

• Alle nødutganger skal til en hver tid være frie, det vil si en klar bane som er like bred som utgangen.
• Nødutgangslysene må ikke dekkes til og nattlåsene må alltid være åpne.
• Tekstiler eller lignende må branninnprigneres minimum 24 timer før det skal brukes på et arrangement.
• Ildsfarlig avfall må kastes i riktige avfallsbøtter, som oftest rød og i metall
• Sjekk hvor mange personer som er tillatt i lokalet. Dette tallet må ikke overskrides!
• Det skal til en hver tid være en klar passasje i lokalene, som er like bred som den smaleste nødutgangen. Pass derfor på at ikke border og stoler står for tett. Alle skal lett kunne ta seg ut av lokalet.
• Brannvester skal være tilgjengelige i alle barer. Hvis brannalarmen går tar ansvarlige barpersonalet på seg disse og geleider folk til utganger. Vær myndige og bestemte. Alle skal ut.
• Samband skal ikke benyttes dersom brannalarmen går. (Med mindre du kan varsle at brannen er hos deg). Slottsmester er helt avhengig av sambandet når alarmen går, så ti stille med mindre du har noe svært relevant å komme med.
• Lytt til Slottsmester. Gjør som hun/han sier. Slottsmester har relevant opplæring for å takle situasjonen.
• Ikke spill helt! Ta det med ro og kom deg ut.
• Se instruks fra Universitetet under.

Dersom du er i tvil om brannreglene spør Slottsmester i god tid før du skal avholde et arrangement.

Utkobling av brannalarm

Brannalarmen kan kun kobles ut etter avtale med Teknisk avdeling ved DNS, James Sagaute. Bare slottsmestere og James har myndighet til å operere branntavla.

Ved utkobling av brannalarm skal slottsmester ha navn på en brannansvarlig som føres i en logg.

Generell branninstruks

Når du oppdager brann/ved brannalarm er det din plikt å forlate bygningen!

Avhengig av forholdene kan du:

Varsle: Alle som befinner seg i miljøet skal varsles, bruk manuelle meldere der det finnes. Ring 110!

Redde: Hjelp mennesker som trenger hjelp til nærmeste sikre sted.

Slukke: Bruk nærmeste slokkemateriell, ikke forlat brannstedet med en gang da brannen kan starte igjen.

Begrense: Når du forlater bygningen/brannrommet, lukk, men ikke lås, dører og vinduer.

Veilede: Veiled og forklar om hendelsen til områdeleder eller annen ansvarlig person.

• Brann 110
• Politi 112
• Ambulanse 113
• Vakt og alarmsentralen 22 85 66 66

Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling. September 2001

KAPITTEL 7 Hjelp til selvhjelp

Foreningsstøtte i Universitetssystemet

Økonomisk støtte til studentforeninger ved UiO

Kulturstyret

Se egen artikkel: Kulturstyret

Registrering av studentforeninger ved Universitetet i Oslo

For at din forening blant annet skal være tilknyttet Universitetet i Oslo

sine hjemmesider er det viktig at foreningen registreres ved UiO. Skjema for registrering finner du på SiO Læringsmiljøs sider www.sio.no/studentmiljo og UiOs sider http://www.uio.no/studentliv/studentforeninger/registrering.html

Hensikten med at studentforeninger skal være registrert er:

• Å gjøre det lett for instanser ved universitetet å komme i kontakt med foreningene.
• Å gjøre det lettere å informere om studentforeninger og studentaktiviteter i universitetsmiljøet
• Å kunne tildele registrerte studentforeninger rettigheter til bruk av tjenester og tilbud ved universitetet. For visse tjenester og tilbud kan det gjelde tilleggsbestemmelser
• Å kunne tildele attester til frivillige i studentforeninger fra sentralt hold

SiO Læringsmiljø

Se SiO Læringsmiljø