Foreningskontrakt Arrangementsforeninger
Denne kontrakten er ikke lenger i bruk.
En arrangementsforening er en forening ved DNS som har arrangementer som sin primærdrift. En arrangementsforening vil ha forrang på bruk av lokaler, fortrinnsvis dem som er best tilpasset foreningens drift. Disse vil måtte reserveres innen storproduksjonsmøtet. Arrangementsforeningene plikter å ha et visst antall utadrettede arrangementer i løpet av et semester.
1. Innledende bestemmelser
1.1 Avtalens formål
Foreningen er tilknyttet DNS som en arrangementsforening. Denne avtalen utdyper de respektive parters ansvar, rettigheter og plikter i forbindelse med Foreningens status som arrangementsforening utover det som er vedtektsfestet i DNS sine lover.
Avtalen har som formål å bidra til at partene kan fremme utadrettede kulturelle og sosiale tiltak for studenter.
1.2 Definisjoner
Med «medlemskap» menes medlemskap i DNS.
Med «aktiv» menes medlemmer av DNS som innehar tillitsverv i DNS eller Foreningen, eller medlemmer som Foreningen selv anser som aktive.
Med «helhusfester» menes semesterstartsfestene, Den Store Festen og andre fester vedtatt av representantskapet minimum to måneder før arrangementets dato.
2. DNS sine plikter
2.1 Kontorlokaler
DNS plikter å stille kontorlokaler til disposisjon for Foreningen i henhold til fordelingsvedtak fattet av Representantskapet ved DNS. Kontorlokalene skal være ryddet og i alminnelig god stand ved overtakelse med mindre annet er særskilt avtalt.
Fremleie av kontorlokalene er ikke tillatt uten skriftlig samtykke fra hovedstyret i DNS.
2.2 Nøkler
DNS plikter etter særskilt avtale å stille nøkkelkort og kontornøkler til bruk for Foreningens aktive.
DNS kan begrense antall aktive med nøkkelkort/nøkler. DNS kan også innføre tidsbegrensning for tilgang til og bruk av kontorlokaler.
2.3 Koordinering
DNS plikter å koordinere felles interne arrangement, fellesdugnader på Chateau Neuf og å samordne rekrutteringskampanjer mellom de aktive foreninger ved DNS.
2.4 Forrang
Foreningen har forrang på bruk av lokaler tilpasset foreningens drift, så lenge disse lokalene er reservert innen storproduksjonsmøtet.
2.5 Markedsføring
DNS plikter å la Foreningen markedsføre seg gjennom DNS sine nettsider og Facebook-page. DNS har rett til å moderere det Foreningen legger ut for å unngå spam i disse kanalene.
3. Foreningens plikter
3.1 Overhold DNS sitt reglement
I tillegg til DNS sine lover plikter Foreningen å overholde DNS sitt sponsorreglement og rutiner for arrangementavvikling.
3.2 Strategi
Foreningen plikter å følge den gjeldende strategiplanen for DNS.
3.3 Promotering av arrangementer
Ved promotering av arrangementer plikter Foreningen å forholde seg til retningslinjene gitt i profilmanualen. I tillegg plikter Foreningen å gjøre seg kjent med gjeldende profilmanual for DNS.
Ved plakatpromotering av arrangementer plikter Foreningen å bruke den gjeldende DNS-logoen og streamer i bunnen av plakaten.
3.4 Semesterberetning og økonomirapport
Foreningen plikter i forbindelse med egne generalforsamlinger å sende DNS innkallinger med fullstendige sakspapirer i forkant, og protokoll i etterkant. Sakspapirene er nødt til å inneholde semesterberetning, budsjett for kommende periode og regnskap for inneværende periode. Er ikke regnskapet fullstendig til den aktuelle generalforsamlingen, må den ettersendes så fort det er ferdig. DNS kan gi ytterligere retningslinjer om hva denne skal inneholde.
3.5 Gjeld
Foreningen skal ikke opparbeide gjeld til DNS eller Chateau Neuf AS. Hvis Foreingen ved inngåese av kontrakt har gjeld, skal det foreligge en plan for å nedbetale gjelda. Hvis Foreningen fortsatt har gjeld ved neste revidering av kontrakten, må Foreningen vise til konkrete tiltak truffet for å redusere gjeldsgraden, og ha en plan for nedbetaling i kontraktsåret. Er tiltakene inadekvate, eller planen ikke blir fulgt opp, kan DNS si opp kontrakten.
3.6 Medlemskap
Foreningen plikter å føre en oppdatert protokoll over sine aktive medlemmer, å oppgi antall aktive medlemmer i Foreningen til DNS og kontrollere at disse innehar medlemskap i DNS.
3.7 Egne priser for medlemmer
Foreningen plikter å ha minimum 30% avslag for medlemmer av DNS på sine arrangementer.
Hovedstyret i DNS kan etter særskilt avtale med Foreningen gi medlemsadgang til samarbeidspartnere og andre gjester på Foreningens arrangementer.
3.8 Arrangementer på Chateau Neuf
Foreningen plikter å legge all sin arrangementvirksomhet til Chateau Neuf, med mindre annet er særskilt avtalt mellom DNS og Foreningen.
3.9 Produksjonsmøter
Dersom Foreningen skal avholde et arrangement på Chateau Neuf, plikter Foreningen å stille med 1 – én – representant til det produksjonsmøtet som avholdes minimum 14 – fjorten – dager før arrangementet skal avholdes med all nødvendig informasjon om hva Foreningen trenger for å avholde arrangementet.
Dersom Foreningen ikke oppfyller denne plikten kan DNS avlyse arrangementet uten at Foreningen kan kreve erstatning. I tillegg vil ikke Foreningen ha krav på nødvendig utstyr hvis Foreningen ikke forholder seg til oppmøteplikten.
3.10 Husregler
Foreningen plikter å følge de gjeldende husreglene, vedtatt av representantskapet.
3.11 Opplæring og kurs
Foreningen plikter å tilse at dens medlemmer fullfører de kurs som er nødvendig for forskriftsmessig drift på Chateau Neuf. Dette innebærer at:
- Økonomiansvarlig stiller på økonomiutvalgets økonomikurs, med mindre Foreningen er revisorpliktig.
- personen ansvarlig for rombooking og produksjonsmøter (flytta fra 3.9) stiller på bookingkurs
- minst én person fra Foreningen drar på DNS sitt HMS-kurs
3.12 Representantskapet
Foreningen plikter å stille med leder eller leders stedfortreder på alle Representantskapets møter.
3.13 Generalforsamling
Foreningen plikter å delta med medlemmer på DNS sine generalforsamlinger. I forhold til Foreningens størrelse, aktivitetsfrekvens og antall aktive skal antall medlemmer bestemmes i kontraktens del 2.
3.14 Dugnad
Foreningen plikter å delta med medlemmer på DNS sine fellesdugnader. I forhold til Foreningens størrelse, aktivitetsfrekvens og antall aktive skal antall medlemmer bestemmes i kontraktens del 2.
3.15 Helhusfester
Foreningen plikter å delta med medlemmer til disposisjon for gjennomføringen av helhusfester på Chateau Neuf. I forhold til Foreningens størrelse, aktivitetsfrekvens og antall aktive skal antall medlemmer bestemmes i kontraktens del 2.
Under helhusfester plikter Foreningen å tilse at dens medlemmer ikke oppholder seg i kontorlokalene under selve festen uten særskilt avtale med Hovedstyret i DNS. Hovedstyret i DNS kan låse alle kontorlokaler under helhusfester hvis de anser det som hensiktsmessig, men er pliktig til å opplyse om dette minst to – 2 – uker i forkant.
3.16 DNS sine arrangementer
Hvis Foreningen har anledning til å delta med medlemmer til disposisjon for gjennomføringen av DNS-arrangementer, plikter Foreningens medlemmer å jobbe for Foreningen, og ikke for personlig vinning, med mindre annet er særskilt avtalt med Hovedstyret i DNS.
3.17 Bruk av driftsforeninger
Hvis Foreningen bruker frivillige fra en av DNS sine driftsforeninger til gjennomføringen av et arrangement i mer enn seks – 6 – timer, plikter Foreningen å stille med mat og drikke til disse. For bardrift gjelder dette kun dersom det er et ekstraordinært arrangement.
4. Mislighold
4.1
Dersom en av partene ikke oppfyller eller kan oppfylle sine plikter etter avtalen, har motparten krav på misligholdsbeføyelser etter alminnelige obligasjonsrettslige regler, såfremt annet ikke er fastsatt i avtalen.
Som misligholdsbeføyelse for kontraktsbrudd fra Foreningens side, kan DNS kreve erstatning etter følgende satser:
- Røyking i lokaler tilhørende DNS eller på øvrig eiendom som DNS disponerer hvor røyking ikke er tillatt: kr 1.000 – kroner et tusen – per tilfelle. Kravet tilfaller foreningen personen er medlem av.
- Personer som sover i lokaler tilhørende DNS eller på øvrig eiendom som DNS disponerer: kr 600 – kroner seks hundre – per person. Kravet tilfaller foreningen personen er medlem av.
- Ved falsk utløsning av brannalarm plikter Foreningen å betale boten påført DNS.
- Andre mindre brudd: kr 200 – kroner to hundre – per tilfelle.
- Alvorlige brudd: kr 1.000 – kroner et tusen kroner – per tilfelle. Med alvorlige brudd menes brudd som medfører fare for liv og helse.
- Ved 3 – tre – kontraktsbrudd i løpet av et år kan Hovedstyret i DNS øke satsene med 50 prosent.
4.2 Manglende oppmøte
Ved manglende oppmøte fra Foreningenes medlemmer på fellesdugnader, generalforsamling og helhusfester som avtalt i denne avtalens del 2, vil Hovedstyret i DNS pålegge Foreningen annet dugnadsarbeid eller kr 500 – fem hundre kroner – per manglende person.
4.3 Skade av lokaler
Dersom Foreningen påfører kontorlokalene eller Chateau Neuf sine øvrige lokaler skade, kan DNS kreve erstatning. Foreningen står alltid selv ansvarlig for skade påført eget kontorlokale eller andre lokaler Foreningen har vært ansvarlig for gjennom egen virksomhet.
Dersom Foreningen ikke holder kontorlokalene eller korridoren utenfor kontorlokalene ryddige og tilstrekkelig rengjort, kan DNS kreve av Foreningen kr 200 – kroner to hundre – per påbegynt time per person som deltar i opprydningsarbeidet. Erstatningskravet må fremsettes uten unødig opphold, men Foreningen skal først gis anledning til selv å rydde og rengjøre lokalene.
Dersom kontorlokalene ikke er i samsvar med punkt 2.1, kan Foreningen kreve erstatning beregnet på samme måte som etter denne bestemmelsens annet ledd.
4.4 Uteblivende nøkler
Dersom DNS ikke utleverer nøkkelkort og kontornøkler til kontorlokalene og Foreningen ikke er å laste for dette, kan Foreningen kreve erstatning for utgifter til leie av alternative kontorlokaler.
4.5 Indisponibelt lokale
Dersom DNS bryter med punkt 2.4 Forrang, plikter DNS å stille med et annet passende lokale til Foreningen. Finnes ikke et annet lokale har Foreningen krav på kr 2000 - kroner to tusen - per dag dette hemmer deres virksomhet.
5. Alminnelige bestemmelser
5.1 Uforutsette hendelser
Dersom en av partene ikke kan oppfylle sine plikter etter denne avtalen og dette skyldes en hindring som parten ikke med rimelighet kunne forventes å forutse, forebygge eller begrense omfanget av, er ikke parten erstatningsansvarlig for det tap motparten lider som følge av avtalebruddet.
5.2 Heving
Dersom en av partene vesentlig misligholder sine forpliktelser etter denne avtalen, kan den andre parten erklære heving. Som vesentlig mislighold regnes blant annet forhold som påfører den annen part uforutsette kostnader av vesentlig art, brudd på norsk lovgivning, offentlige pålegg, skjenkebevilling og/eller branntekniske forhold.
Dersom omstendighetene tillater det, skal parten som vil gjøre hevingserklæringen gjeldende gi den annen part skriftlig varsel om at det vurderes å gjøre heving. Varselet skal inneholde en beskrivelse av de faktiske forhold som utgjør grunnlaget for at hevingen kan kreves og en rimelig frist til å rette opp i forholdene.
Ved brudd på, medvirkning til brudd, forsøk på brudd eller medvirkning til forsøk på brudd på norsk straffelovgivning eller oppfordring til sådan, eller ved grove brudd på god forretningsskikk gjelder ikke denne bestemmelsens annet ledd.
5.3 Tolkning av avtalen
Ved uenighet rundt tolkning av avtalen skal dette avgjøres av det som avholdes tidligst av stormøte i Representantskapet og Generalforsamlingen ved DNS.
5.4 Revidering
Denne avtalen skal revideres i vårsemesteret hvert år.
5.5
Denne avtalen er på sider. I tillegg følger avtalens del 2.
Denne avtalen foreligger i 2 – to – eksemplarer, hvor hver av partene beholder 1 – ett – eksemplar.