Desisjonsmøter 2018

Fra Viteboka
Hopp til: navigasjon, søk

Protokoll, Mailvedtak 05/04/18

Tid: Mandag 5. april 2018
Sted: Elektronisk møte
Tilstede: Jørn Mjelva, Therese Byhring, Edvard Bjørnson (desisjonsmedlemmer)

Sak 1: Innstilling til valgkomitéen

Bakgrunn
Styret ved Ida Sten har spurt oss om hvem som har ansvar for å innstille en valgkomité – om dette ligger på styret eller på den sittende valgkomitéen.

Lovtolkning
Dette ble diskutert i forbindelse med utarbeidelsen av de lovene, og lovkomitéen mente at det var prinsipielt problematisk både for den gamle valgkomitéen og for styret å «innstille» på en valgkomité. Dette bør også tolkes fra utelatelsen i § 6-2. Første punkt: «1. Valgkomiteen innstiller på kandidater til styreverv, direktør og desisjonen.» at valgkomitéen ikke skal innstille på medlemmer av valgkomitéen.

Hvem som helst, i tråd med tradisjonell valgkutymé i DNS, har anledning til å stille som kandidat til valgkomitéen, og melde sitt kandidatur under medlemsmøtet. Likevel påligger det et visst ansvar både på styret og på den tidligere valgkomitéen å sikre at det faktisk finnes kandidater, selv om de ikke formelt kan «innstille» på noen. Det er også god skikk at man melder fra om kandidaturet på forhånd.

Sak 2: Valg av styre og interimstyre

Bakgrunn
Vi har blitt spurt om det er anledning for at det avholdes et medlemsmøte tidligere enn planlagt, der det velges styremedlemmer som tiltrer før 1. juli.

Lovtolkning
§ 4-1. punkt 2:«Formand og to styremedlemmer velges enkeltvis av medlemsmøtet i løpet av vårsemesteret, og tiltrer fra 1. juli.» åpner ikke for at man tiltrer tidligere enn angitt dato. Imidlertid er det åpent for at medlemsmøtet velger interime styremedlemmer som sitter frem til nytt styre tiltrer. Dette fordrer imidlertid at sittende styremedlemmer trekker seg, at det annonseres valg av interime styremedlemmer, og også at valgene til interimstyret og til nytt styre i prinsippet er uavhengige. Dette må også avklares med valgkomitéen.

Sak 3: Uttalelse i forbindelse med Direktørs pengebruk

Desisjonen vedtar følgende uttalelse angående sak om Direktørs pengebruk, som oversendes Styret:

Uttalelse fra Desisjonen vedrørende Direktørs disponering av midler ut over lovgitt ramme

Direktør påtok høsten 2017 DNS en kostnad på over 50 000,- med godkjennelse fra daglig leder i CN AS, men uten styrebehandling. Det Norske Studentersamfunds lover slår fast at disponering av midler over 50 000,- skal behandles av styret i DNS. Godkjennelse fra daglig leder i CN AS endrer ikke dette forholdet, og dette er derfor å regne som et vedtektsbrudd. Dette er i seg selv alvorlig, og desto mer alvorlig når det er snakk om såpass store summer. Da dette er forhold som gjelder tidligere direktør, finner imidlertid ikke Desisjonen at det er noe mer å gjøre enn å påpeke at dette ikke bør skje, og at styret må ta de grep som er nødvendig for å hindre at det skjer igjen.

Det bør da legges til at Desisjonen høsten 2017 ble gjort kjent om at styret hadde svak kontroll over DNS’ økonomi, ettersom de ikke ble tilstrekkelig informert fra ledelsen ved Direktør. Dette meldte Desisjonen om på medlemsmøte i november 2017. Vi ser disse to forholdene i sammenheng, og oppfordrer på denne bakgrunn sittende styre å ha en mer jevnlig oppfølging av DNS’ økonomi.

Protokoll, Desisjonsmøte 15/01/18

Tid: Mandag 15. januar 2018, kl. 18:10
Sted: Møterom 1, Chateau Neuf
Tilstede: Jørn Mjelva, Therese Byhring, Edvard Bjørnson (desisjonsmedlemmer) Linn Carin Andreassen (leder av valgkomiteen)

Sak 1: Konstituering

Jørn nomineres som leder av Desisjonen.

Jørn kan stille.

Ingen andre kandidater.

Jørn velges som leder av Desisjonen


Sak 2: Rutiner i varslingssaker

Innsendt av: Edvard Bjørnson Bakgrunn I forbindelse med hendelser i januar 2018, har det oppstått et ønske om et organ som kan håndtere varsler. Spørsmålet er om det er naturlig å legge dette ansvaret til Desisjonen.

Lovtolkning Desisjonens mandat er definert i § 7-3 av Studentersamfundets lover. Det fremgår av punkt 1 at Desisjonens primærfunksjon er å tolke foreningens vedtekter etterse at disse følges. Dette fremgår også av lovutredningen, der Desisjonens mandat er definert som “[i] hovedsak å tolke vedtektene, og etterse at resten av organisasjonen følger disse.” (SLU 2016:1 - Kap 6, Komitéens forslag, Desisjonen, Desisjonens mandat).

Spesifikasjonen av “i hovedsak” i lovutredningen kan tolkes dithen at at mandatet kan utvides noe. Slik Desisjonen anser det, bør likevel en eventuell utvidelse av mandatet ikke strekke seg lenger enn områder som berører Desisjonens primærfunksjon, gitt i § 7-3, punkt 1. Dette er da gjerne områder som omhandler saker av formell eller organisasjonsteknisk natur. Slik Desisjonen ser det, er behandling av varslingssaker noe som først og fremst ligger innenfor HMS-området, og faller dermed et godt utenfor også en utvidet forståelse av Desisjonens mandat. Desisjonen anser derfor ikke behandling av varslingssaker som en del av sitt mandat.

Sak 3: Valgkomitéens virkeperiode

Innsendt av: Linn Carin Andreassen (leder av valgkomitéen) Bakgrunn Den sittende valgkomitéen ble valgt i mars i fjor med virketid på et år. Dersom vi tolker vedtektene slik at virketiden går ut i mars, vil sittende valgkomité med andre ord ikke ha anledning til å innstille på styremedlemmer til medlemsmøte i slutten av semesteret. Det må da velges en ny valgkomité på et medlemsmøte i mars som får som oppgave å innstille på styremedlemmer ved medlemsmøte senere i år. Desisjonen må vurdere om det følger av vedtektene at det må velges ny valgkomité i mars, eller om virketiden kan utvides slik at ny valgkomité velges samtidig som styremedlemmene i slutten av vårsemesteret.

Lovtolkning I § 6-1 punkt 4 står det at “Valgkomiteens medlemmer velges for ett år.” Spørsmålet Desisjonen må ta stilling til er om “ett år” her skal tolkes strengt som “tolv måneder”, eller om det kan tolkes som “frem ordinært medlemsmøte om et år”. I første tilfelle vil det ha den konsekvens at en valgkomité som velges tidlig i vårsemesteret ikke vil kunne innstille på styremedlemmer til medlemsmøtet i slutten av vårsemesteret neste år. Med mindre man legger medlemsmøtet der man velger nye styremedlemmer til tidligere i semesteret, vil dette gjøre det nødvendig å innføre en rutine på tre medlemsmøter, der den ene eksisterer primært for å velge en ny valgkomité som kan innstille på styremedlemmer på et senere medlemsmøte samme semester.

Selv om lovutredningen ikke eksplisitt definerer “et års virketid”, fremgår det at vedtektene omhandlende valgkomitéen er tenkt som en videreføring av tidligere vedtekter (SLU 2016:1 - Kap. 6, Komitéens forslag, Valgkomitéen). Disse vedtektene var knyttet til en praksis der valgkomitéen ble valgt i forbindelse med generalforsamling i slutten av vårsemesteret. Dette taler for en utvidet tolkning av “et års virketid” som “virketid til medlemsmøtet neste år”. Desisjonen mener ikke at det foreligger noe i hverken DNS’ praksis eller praksis i øvrige organisasjoner som tilsier at “et års virketid” skal tolkes strengt. Det er derfor mulig for sittende valgkomité å sitte frem mot medlemsmøte på slutten av semesteret.

Sak 4: Supplering av styret ved Formands avgang

Innsendt av: Linn Carin Andreassen (leder av valgkomitéen)

Bakgrunn

Fredag 12.01 meldte da sittende formand at han trakk seg fra sine verv med umiddelbar virkning. Det innebærer at p.t. står Det Norske Studentersamfund uten styreleder.

Desisjonen må vurdere følgende saksforhold:

  • a. Har styret anledning til å supplere seg selv?
  • b. Har styret anledning til å internt konstituere en styreleder på midlertidig basis?
  • c. Utløser styreleders avgang krav til at det kalles inn til medlemsmøte?
  • d. Utgjør styreleders avgang et “særskilt tilfelle”, som tillater Desisjonen å kalle inn til medlemsmøte om de ser det nødvendig?

Lovtolkning

Saksforhold a.: Det går frem av § 3-6., punkt 2 av Studentersamfundets lover at valg av styremedlemmer er en sak som er forbeholdt Studentersamfundets medlemsmøte. Dette ble også slått fast i lovtolking av 28. november 2016, der Desisjonen kom frem til at medlemsmøtet ikke kunne delegere bort myndigheten til å supplere øvrige styremedlemmer til styret. Desisjonen ser ingen grunn til at en myndighet forbeholdt medlemsmøtet skal delegeres til styret i tilfeller der et styremedlem trekker seg. Desisjonen anser det derfor ikke som rimelig at styret skal ha anledning til å supplere seg selv i en situasjon der et styremedlem trekker seg.

Saksforhold b.: Intern konstituering av styreleder ved formands avgang er ikke eksplisitt behandlet i vedtektene. Imidlertid fremgår det av § 4-4 punkt 1 at formand utgjør styreleder i foreningens styre. Det fremgår videre av § 4-1 punkt 2 at en kandidat til formandsvervet og to styremedlemmer velges “enkeltvis” av medlemsmøtet. Desisjonen forstår dette dithen at medlemsmøtet velger en kandidat spesifikt til formandsvervet. I tråd med tolkningen vedrørende saksforhold a., anser Desisjonen ikke det som rimelig at denne myndigheten overføres fra medlemsmøte til styret i tilfeller der formand trekker seg. Dette ville i så tilfelle krevd en vedtekt som behandlet dette forholdet.

Saksforhold c.: Etter § 3-2, punkt 2, annet ledd, fjerde alternativ, skal det kalles inn til medlemsmøte “uten opphold” dersom Studentersamfundet “ikke har et fungerende styre”. Det relevante spørsmål i denne sammenheng er følgelig hvorvidt en situasjon der formand trekker seg fra sitt verv automatisk medfører at styret ikke er fungerende. Det er to forhold som som diskuteres for seg: Bør et styre på færre enn fem personer regnes som ikke fungerende?, og bør et styre uten styreleder regnes som ikke fungerende?

Etter § 4-1 punkt 1 skal styret av Det Norske Studentersamfund bestå av fem personer. Dersom denne paragrafen tolkes strengt, vil ethvert tilfelle der en person trekker seg fra et styreverv medføre at styret ikke anses å være fungerende etter de krav Studentersamfundets vedtekter setter til styret. Desisjonen mener imidlertid at dette virker å være en urimelig konsekvens. I lovutredningen fremgår det at begrunnelsen for et styre på fem personer var at det gav “[...] et sammensatt styre med nødvendig kompetanse, uten å bli for stort”, og at man også ville “[...] unngå mulig stemmelikhet ved fulltallig oppmøte” (SLU 2016:1 - Kap. 5, Komitéens forslag, Styret, Styrets sammensetning). Det første av disse hensynene berører først og fremst utvelgelsen av kandidater til styret ved valg, og det er ingen grunn til å tro at formands avgang nødvendigvis medfører at styret ikke lenger er sammensatt med den nødvendige kompetansen til å utføre sine oppgaver. Formands avgang innebærer at det kan oppstå stemmelikhet uten noen mekanisme for å løse denne, men vanlig organisasjonspraksis er da at vedtaket faller. Om dette blir et problem, vil det tilsi at styret ikke er fungerende, noe som vil utløse § 3-2, punkt 2, annet ledd, fjerde alternativ. Desisjonen mener derfor at § 4-1 punkt 1 ikke skal tolkes slik at det utløser krav om å avholde medlemsmøte dersom et styremedlem trekker seg.

Det andre forholdet som må vurderes er om styreleders avgang medfører at styret ikke er fungerende. Dette spørsmålet er hverken behandlet i vedtektene eller i lovutredningen. Her mener derfor Desisjonen det er relevant å se hvilke krav det offentlige og myndighetene setter til styret av en forening. Da Norge ikke har en egen organisasjonslov, er den mest relevante loven for dette området akseloven. Det følger av denne at et aksjeselskap skal ha en styreleder. Imidlertid åpner § 6-8 punkt 2 av denne for at valg av nytt styremedlem kan utstå til første ordinære generalforsamling i tilfeller der et styremedlem valgt av generalforsamlingen trekker seg før tjenestetiden er ute. Desisjonen forstår det slik som at aksjeloven åpner for at et styre kan stå uten styreleder frem til første ordinære generalforsamling, der ny styreleder velges. Desisjonen ser derfor ikke at det er noen eksterne hensyn som burde tilsi at et styre uten styreleder ikke er fungerende. Gitt at det øvrige styret jobber godt sammen, og har kapasitet til å fordele formandens oppgaver seg i mellom, er det heller ikke nødvendigvis noen interne hensyn som tilsier at et styre uten formand nødvendigvis ikke er fungerende.

Desisjonen tolker dermed ikke vedtektene slik at formands avgang automatisk utløser krav til medlemsmøte. Det er derfor anledning til at vervet står åpent frem til en formand velges for neste periode. Styret har imidlertid anledning til å kalle inn til et medlemsmøte for å velge interim styreleder, dersom dette virker å være hensiktsmessig.

Saksforhold d.: Etter § 3-1 punkt 2, første ledd, og § 7-3 punkt 3, kan Desisjonen i særskilte tilfeller kalle inn til medlemsmøte. Det fremgår av lovutredningen at Desisjonen står fritt til å vurdere hva de selv anser som et “særskilt tilfelle” (SLU 2016:1 - Kap 4, Komitéens forslag, Komitéens endelige forslag, Desisjonens mandat). Med tanke på at et Studentersamfund som står uten formand nesten er uhørt i historisk sammenheng, vurderer Desisjonen dette til å være et “særskilt tilfelle”, som dermed gjør det mulig for Desisjonen å kalle inn til medlemsmøtet om den anser det hensiktsmessig.

Sak 5: Arbeidsfordeling i Desisjonen

Desisjonen fordeler ansvar internt.

Møtet hevet kl. 19:10

Protokoll, Desisjonsmøte 08/09/18

Tid: Lørdag 8. september 2018, kl. 14:20
Sted: Bare Jazz, Oslo
Tilstede: Jørn Mjelva (leder), Therese Byhring, Jens Folland (desisjonsmedlemmer)

Sak 1: Dagsorden

Jørn foreseslår følgende saker til dagsorden:

  • Sak 1: Styrets offentliggjøring av protokoller
  • Sak 2: Desisjonens planer for høsten

Ingen andre forslag.

Ingen innsigelser.

Sakene er lagt til dagsorden.

Sak 2: Styrets offentliggjøring av dokumenter

Jørn orienterer om styrets manglende oppfølging i etterkant av å ha blitt bedt om å tilgjengeliggjøre protokoller fra styremøter og medlemsmøte i Viteboka.

Desisjonen bifaller anmerkningene.

Desisjonen vil foreslå for styret at:

  • man trykker opp eksemplarer av møteprotokoller fra medlemsmøter som er tilgjengelige i administrasjonen.
  • alt bør gjøres tilgjengelig i Viteboka, men man bør også ha et arkiv i tillegg.

Jørn sender ny mail til styret med direktør og daglig leder på kopi.

Sak 3: Planer for høsten

Desisjonen skal denne høsten lage et revisjonsforslag til vedtektene for å regulere situasjoner der formand eller andre styremedlemmer trekker seg.

Desisjonen må avklare dato for medlemsmøte og styremøter med styret.

Møte er hevet 14:35