Styremøter 2019

Fra Viteboka
Hopp til: navigasjon, søk

På denne siden er referater/protokoller fra møtene i Styret 2019 i Det Norske Studentersamfund i 2019.

Møte 21.01.19

Tilstede: Kristine-Petrine (KP), Kristin, Terje, Jonas, Hanne, Ida

Dato: 21.01.2019, 18:00

Sted: Chateau Neuf


Sak 19-1 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent, med merknad om at daglig leder, direktør og desisjonen må på kopi.


Sak 19-2 Godkjenning av referat (V)

Utsatt til neste møte


Sak 19-3 Orienteringer (O)

Daglig leder:

Ikke tilstede. Ikke noe spesielt å melde.


Direktør:

Få arrangementer planlagt fremover. Døren mellom Glassbaren og galleriet har støtt på et lite problem, så den blir noe forsinket.


Styret:

KP orienterer om prosjektet St. Olavsgate 32. Har vært i møte med EA på UiO. Assisterende EA-direktør satt i styret vårt i 2015, da UiO kjøpte huset. Kommer en del kostnader knyttet til bygget, de ønsker at vi skal omorganisere oss. De ønsker kravspesifikasjon fra Studenthus-komiteen. Komiteen ser nå på andre bygg enn SO32 også.


KP og Ida har vært i møte med VT om tildelingsprosessen. På dette møtet sa vi at DNS ikke ønsker å være med på å se på andre bygninger, men vi er gjerne med på en utarbeidelse av en kravspesifikasjon for et studenthus.


Sak 19-4 Prioritering av investeringer (O)

KP orienterer:

CNAS har gått med overskudd, som jo er helt fantastisk! Når CNAS går i overskudd skal de pengene gå tilbake til DNS og studentene. De begynner derfor nå med å følge handlingsplanen; belysning i Klubb/Betong, dør fra Glassbaren til Galleriet, nye stoler og bord og anlegg i BC.


Har vært litt dårlig likviditet i CNAS pga nytt anlegg, men det kommer til å ordne seg ila. uka.


Nytt trådløst internett: Finansieringen fra UiO er dessverre brukt opp til andre ting (av UiO). En del dyrere enn det så ut, de ser nå på hva de kan gjøre. Prøver å ta det delvis, og ta de sonene som trenger det mest først. UiO holder nå på å hente inn tilbud, med hjelp fra Jonas.


Sak 19-5 Oppfølging av handlingsplanen 2019 (D)

Styret gikk gjennom handlingsplanen, mtp. status og ansvarspersoner og -områder.


Sak 19-6 Plan for disponering av arealer i første etasje (V)

Møterom 1: Blir til to møterom. Møterom 2 og 3: Forblir store møterom Galleriet blir forsamlingslokale Kjøkken etableres Dagens admin blir til forsamlingslokale

Vedtatt.


Sak 19-7 Godkjenning av ledelse (V)

Direktør ønsker foreløpig at disse personene sitter i Ledelsen 2019, i tillegg til Direktør selv:

Sofie Brunvoll: leder av Tappetårnet

Benjamin Ødegaard: leder av Regimet

Stein-Olav Moe Fause: leder av Medieavdelingen

Thea Edvardsen: leder av Arrangementsutvalget

Brage Lie Jor: President av Interngruppa


Vedtatt.


Sak 19-8 Kravspesifikasjon for restaurant, kafé og bardrift (V)

Vi har fått innvilget penger til nytt kjøkken i forbindelse med Glassbaren. Gjennomføringen krever en driftsmodell og det er ønskelig å at styret i DNS leverer en kravspesifikasjon til styret i CNAS så fort som mulig slik at man kommer i gang med å utrede mulige driftsmodeller.


Følgende vedtak ble fattet:

Styret ønsker at kjøkkenet ikke skal være en kantine. Pris og kvalitet er viktigere enn utvalget. Heller færre, men bra og billige matretter. Styret ønsker at Glassbaren åpner klokka ti på ukedager, altså at vi tilbyr et dagtidstilbud med café for studenter, hvor man blant annet kan studere. Bra kaffe er viktig.


Sak 19-9 Møteplan for våren 2019

Styremøtene skal våren 2019 avholdes på disse datoene, klokken 18.00:

21. januar

18. februar

18. mars

8. april

25. april

27. mai

Medlemsmøtet skal avholdes den 9. mai, klokken 18.13


Vedtatt


Sak 19-10 Opprettelse av historisk utvalg

DNS har og har hatt samlinger av historisk betydning og verdi. Det dreier seg om en betydelig boksamling, en kunstsamling, diverse andre gjenstander samt et arkiv som i stor grad er avlevert til Riksarkivet og en fotosamling på Nasjonalbiblioteket.

For å ivareta denne kulturarven er det viktig med kontinuitet med arbeidet og en fagkompetanse på området. Det nå sovende biblioteksutvalget har gjort mye med dette tidligere, men det er på tide å få en mer permanent ordning på plass.

Det foreslås derfor å gjenopprette Historisk utvalg som ivaretar Samfundets samlinger på permanent basis og som også ivaretar og samler inn gjenstander relevant for Det Norske Studentersamfund. Utvalget kan også utgi historisk litteratur om Det Norske Studentersamfund og student- og universitetsrelaterte emner.

En fordel med et slikt utvalg er at man får tatt vare på gjenstander, historie, arkiv etc. i et langsiktig perspektiv og holder dette på en armlengdes avstand fra styret og de aktive som har mer enn nok med Samfundets løpende drift.

Forslag: Det Norske Studentersamfunds historiske utvalg og samlinger gjenopprettes Under samlinger ligger biblioteket (bøkene - ikke lokalene), kunstsamlingen, billedsamlingen, øvrige gjenstander, arkiv ogordensarkivene

Formålet er å passe på dette området og sørge for at samlingene kan brukes til det beste for Samfundet, og at oppfølgingen av dette gjøres av personer som har faglig bakgrunn/rolle til å ivareta dette, slik at Samfundets eiendeler vil blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte.

Utvalget bør kunne supplere seg selv og fastsetter selv sin størrelse. Utvalget kan ikke forplikte Samfundet økonomisk, men kan fremme økonomiske behov gjennom direktør eller daglig leder.


Styret vedtar at Historisk utvalg opprettes. De kan selv komme med et forslag til mandat som styret kan godkjenne på et senere tidspunkt.


Sak 19-11 Studio 2019

Ida orienterer:

Studio-sjef er enda ikke på plass. Er pr. 16.01 i dialog med potensiell bookingansvarlig for Studio.

Planen er at hvis ikke det er noen Studio-sjef på plass innen februar, begynner Direktør på arbeidet med å kontakte samarbeidspartnere og planlegging selv, og gjør dette inntil man har funnet festivalsjef.

Direktør legger frem fremdriftsplan og foreløpig program på neste styremøte. Det påpekes at dette skulle vært gjort i løpet av 2018 i følge mandatet for STUDiO vedtatt i høst.


Sak 19-12 Eventuelt

Ingen saker.

Møte 04.03.19

Tilstede: KP, Hanne, Kristin, Terje, Jonas, Ida


Sak 19-13 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling - Godkjent.

Forslag fra formand: Man får sakspapirer på fredag før styremøter. Alle enige.


Sak 19-14 Godkjenning av referat (V)

Referat fra 21.01.19 godkjent.


Sak 19-15 Orienteringer (O)

Daglig leder

Ikke tilstede.


Direktør

TT har fått noen nye medlemmer, men de er i hovedsak internasjonale. Burde rekruttert mer og sliter med bemanning. Står mye alene og de samme folkene. Regimet har rekruttert nok og klarer seg bra. ArrUt har Manic Monday og planlegger standup, MGP Junior. Medieavdelingen ruller og går.


Styret

Ny Taran-kontrakt på plass, med bedre leievilkår. KP, Ida og Brage har vært på årsfesten til Kvarteret i Bergen, veldig lærerikt. De driver litt samme som oss. Klart at de bare drifter bygningen, og ikke arrangerer. Mange frivillige som jobber med drift. Frivillige som jobber på kjøkken etc. Kun studentrelevant utleie. Største rom: 500 pers. Hun som er kjøkkensjef vil gjerne rådføres i vår etablering av kjøkken (for å unngå TORO-kjøkken og lignende). Nytt studenthus: KP har vært på møte i styringsgruppen. De var positive til oss. Åpne for å snakke med oss om hvilke behov som må dekkes i det eventuelle nye bygget.


Sak 19-16 Økonomisk gjennomgang (O) v. Kristin og Linn

Gjennomgang av resultatregnskapet fra Januar. Resultatet ble diskutert, og vi ligger godt an økonomisk, og ser ut til å gå i overskudd. Dette må vi se på hvordan vi kan løse i løpet av året. DNS har også et lån av CNAS på 300.000, som på et tidspunkt må nedbetales.


Sak 19-17 Oppfølging av handlingsplanen 2019 (D) v Ida

Gjennomgikk handlingsplanen, og gjorde rede for status på de ulike punktene.


Sak 19-18 Studenthussaken (D) v. KP

Diskusjon:

Styret diskuterte løst hvordan DNS skal forholde seg til vedtaket fra 2015. Alle er enige om at man uansett trenger en ordentlig kravspesifikasjon til hva man trenger i et eventuelt annet studenthus, hvis vi skulle vært med på et slikt prosjekt. Man må vite hva man leter etter før man begynner å lete. Det er ikke til å stikke under en stol at Chateau Neuf ikke er “det perfekte studenthuset”, men samtidig dekker det mange av DNS sine behov. Hvem skal bestemme hva som er DNS sine behov i et studenthus? Det ble bemerket at vi neppe kan finne et annet hus som dekker alle behovene som allerede blir dekket her.

Saken tas opp igjen på neste styremøte. Den må også opp igjen på et medlemsmøte på et tidspunkt.


Sak 19-19 Studentfestivalen (V) v. Ida

Denne saken reiser to spørsmål for styret:


1. Festivalsjef for Studentfestivalen i Oslo 2019:

Direktør ønsker at Sofie Brunvoll blir festivalsjef for Studentfestivalen i Oslo 2019. Det er ønskelig at hun får 3/5 av honoraret som er budsjettert med. Hun skal da være ansvarlig for gjennomføringen og planleggingen av festivalen. Tanken er at festivalsjef skal være den som faktisk gjør det meste av arbeidet, mens direktør skal være underrettet om hva som gjøres, samt være involvert i større avgjørelser. Festivalsjef skal svare til direktør. Sofie vil i tillegg til å være festivalsjef være hovedansvarlig for booking til Studentfestivalen.

Godkjennes av styret


2. Ønsker styret at det bevilges penger til en såkalt “CNAS-dag” lørdagen under studio.

Voteringsorden:

1. CNAS booker til lørdagen under Studentfestivalen

2. DJ og fest (gratis)

3. DJ og fest på lørdagen under studio (dekket av DNS), og så booker CNAS heller til en lørdag ca to uker senere.


1 mot 2: 4 på alternativ 2. 1 avholden

2 mot 3: 4 på alternativ 3. 1 avholden


Vedtak: Det skal arrangeres en fest lørdagen under studio og en større konsert i etterkant av studio


Sak 19-19 Glassbaren: Progresjon i prosjektet og faste konsepter (D) v. KP

Thorstein (Slottsutvalget) orienterer:


Personaltoalettet i Bandittrappa er oppe og går. Malt døra inn.


Galleriet

Revet kontorveggene som var der inne. Gulvet er lagt etter at veggen ble satt opp.

Det vil koste 140.000 å fjerne og nedslipe gulvet. Over halvparten av kostnaden er å fjerne belegget som ligger oppå. Et alternativ er å fjerne linoleumet, fylle igjen hullene og legge noe annet over. Thorstein anbefaler å vente; slik at vi kan se om UiO kan ta kostnaden av hele gulvet, og ikke bare kjøkkenet. Midlertidig fylling av hullet etter veggen vil koste veldig lite. Nye lys: Bjørn Ola henter inn tilbud. Kjøkkenet kommer til å spise litt av det nye støttelokalet. Slottsutvalget jobber med en tegning, som skal sendes til styret for godkjenning, og så videre til UiO slik at de kan begynne å prosjektere kjøkken. Ikke noe konkret tidsplan, men håper at det er ferdig før studiestart i høst. Lerret, projektor og faste høyttalere vil koste ca. 30.000.


Denne saken har to momenter:

Hva ønsker vi å få ut av det nye støttelokalet?

Flerbruk, flyttbart møblement, scene, fast teknikk.


Hvilke ønsker har vi for drift av Glassbaren?

I dag finnes det ingen barsjef som har hovedansvar for koordinering av drift i GB. Skal vi kjøre faste konsepter der, og hvem skal i så fall ha ansvar for dem? Trengs det en barsjef? Kan man omstrukturere de som allerede er ansatt der? Eller skal man gjøre det frivillig? Med frivillige blir det muligens mindre kontinuitet. Student-torsdag med billigere priser på øl eller lignende er mulig. Brettspill er gøy.


Sak 19-20 Galla (V) v. KP

Høst eller vår? Kjør debatt!


Mer pampete på vårgalla. Bemerkes at flere i styret ikke er så knyttet til Galla. Mer lavterskel på høsten, ettersom du må være veldig knyttet til DNS for å være bakfull på 17. mai.


Vårgalla: 2

Høstgalla: 1

Avholdene: 2


Ettersom ledelsen også har uttalt seg om at det er vårgalla som er ønskelig, hører styret på det og velger derfor å erstatte høstgalla med en mer lavterskel årsfest.


Sak 19-21 Eventuelt


Supplering av ledelsen: Maiken Reistad er ny leder for arrangementsutvalget, og det er ønskelig at hun sitter i ledelsen. Vedtatt


Det er skrevet et mandat til Historisk Utvalg. Vedtatt.


Møte 18.03.19

Tilstede: Kristine-Petrine, Hanne, Kristin, Jonas, Terje, Linn og Ida


Sak 19-22 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent.


Sak 19-24 Orienteringer (O)

Daglig leder

Oppdatering av kontrakter og kursing av SM-staben. Hengt opp gamle konsertbilder i DKSF.


Direktør

Begynt på romplaner og stoltelling. Målet er mer helhet og orden. Direktør bruker en del tid på å følge opp interne foreninger, feil i bookinger osv. Arbeidet med omdisponering i etasjene er på g. Dialogen med galleriet er i gang og de er inneforstått med at de ikke får et eget rom til odel og eie, men at de kan få et rom de disponerer i de periodene de har utstillinger. TT vurderer å holde stengt et par dager i uken fordi de har for få frivillige I dag er det Manic Monday. Det kan bli kult. Standup neste uke. Cinema Neuf har endel utsolgte visninger fremover. Gangfest gikk bra. En stor artist er booket til STUDIO. MF og OsloMet er booket inn. Venter på UiO.


Styret

Jobbet litt med Studenthus-saken.


Sak 19-25 Studenthussaken (D)

Vi har et kommunikasjonsproblem. Hvem skal jobbe med det? Vi kan begynne med helside i Universitas igjen. Bør kommunisere mer med SiO. Vi satte av ekstra mye penger til MA for å kunne gjøre nettopp dette. Vi burde kanskje gjøre en analyse av oss selv og hva som er nødvendig. Kunne vi laget en undersøkelse til studentene? Kan hente mye ut av studentmobilitetsundersøkelsen. Vi kan evt få med oss flere aktører på en undersøkelse, spørre dem om deres inntrykk. Det er mange studenter som ikke vet noe om CN og DNS.

Konklusjon: Vi må jobbe mer med kommunikasjon. Hanne og Linn kan evt se på det, men hun kan se på det mot slutten av April. Ta et steg tilbake, prøve å tenke nytt.


Sak 19-26 Sosiale medier profil (V)

Skal vi fortsette å ha en samlet SoMe profil for kommersiell virksomhet og studentaktivitet? Mye pros and cons med å dele. Det forrige styret valgte å beholde de samlet, slik at siden aldri ligger brakk i mangel på DNS-aktivitet. I dag kan det virke som om vi driver et musikalteater. Men tenk hvis vi ikke klarer å fylle den? Vi kan opparbeide oss en “bank” med Fotoklubben-bilder og lignende. Grunnen til at det er gjort nå er at det ikke har vært innhold å kommunisere. Vi bør prøve å ansvarliggjøre foreningene også, de leier også gratis. Bak-kulisssene innhold kan også være gøy, og få folk til å ville bli med. Noen må ta kontakt med Mia hvis det skal gjøres. Viktig å sørge for kontinuitet i innholde, de som driver med det må tenke helhetlig og være kompetente.


Styret stemmer for å dele profilene, 4 for, 1 avholdende.


Sak 19-27 Prioriteringer i søknaden til Velferdstinget - 2020 (D)

Vi kommer til å bli bedt om å sende inn en søknad allerede før sommeren. Kan få arbeidet med den i flere omganger. Ansvar for de andre foreningene: vi kan si at vi trenger en stilling til, som vi kan be om fra SiO/VT, slik at CNAS slipper å betale for at noen administrerer bookinger fra eksterne studentforeninger. Kanskje få inn en prøveordning på det?


Vi søker jo for en rekke foreninger; som krever mye ressurser fra DNS.


Diskusjonen skled ut og begynte å handle om Studio, rekruttering og promotering: Foreninger/Studio: kreve at de stiller med innhold. Noen fra foreninger må være med, tilstede på huset. Må synliggjøre det under studio. Kan man få f.eks stand fra f.eks KB på konserter? Og lignende. En fest der foreninger har hvert sitt rom, ala Alle Festers Mor. Plakater og flyers er gull. Ha en stand i foajeen, flyers på bord og i bar.


Sak 19-28 Eventuelt

Lys i Betong: Det er tatt med EA, og ligger hos dem.


Møte 08.04.19

Til stede: Kristin, Kristine-Petrine, Hanne, Ida, Jonas


Sak 10-29 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent.


Sak 18-30 Godkjenning av referat (V)

Trengs renskriving, godkjennes neste gang.


Sak 19-31 Orienteringer (O)

Daglig leder

ikke tilstede


Direktør

Lillesalen konsertserie gir seg, men vi snakker med noen fra NMH om et nytt konsertprosjekt. Er i dialog angående sommerdrift. MA skal kanskje designe et banner som vi kan henge på den ene plassen på front. Invitasjoner til galla er sendt, direktør er hovedansvarlig for galla.


Styret

KP sitter i en gruppe som utarbeider den nye studentkulturelle retningslinjene for SiO.


Sak 19-32 Økonomi - Tilbakebetaling av lån til CNAS (V)

Kristin orienterer:

Fullfører 2018 regnskapet nå, samt mars 2019. DNS kommer til å gå ca 95.000 i overskudd i 2018. Grunnen er at vi flyttet lønnsutgifter til CNAS, grunnen er også svak likviditet i perioder.

Vedtak: Tar opp igjen saken i juni.


Sak 19-33 Medieavdelingen (O)

Hvordan jobber de?

Stein Olav (leder av Medieavdelingen) og Mia (kommunikasjonssjef) var tilstede under denne saken.


MA har to designoppdrag i uka ca fra foreningene. De godkjenner arrangementer og lignende. Skulle gjerne vært mer synlige de også, slik at foreningene vet at de finnes.


Det går fremover. SO startet ny jobb i mars. Driver mye med design, har det sosialt, ett møte i uka. Får henvendelser på mail og facebook. Tar det så opp på et møte. De har begrenset med tid, så helhetlig DNS er ikke så mye jobbet med, fordi det fort er en del mer krevende enn enkeltoppdrag. Hadde man hatt ressurser, kunne man fått til: en markedsføringsstrategi (5 år), kommunikasjonsstrategi, andre og mest effektive måtene å nå ut på. Kan lage kampanjer. Saker på nettsiden, ikke bare arrangementer. Trykking av plakater, grafisk design. Oppsøke foreninger og utvalg og hjelpe dem med markedsføring og markedsføringsstrategi. Det tar tid å lage strategi.


Hanne skal begynne å jobbe med en kommunikasjonsstrategi etterhvert. Se på andre strategier og se om det er noe vi kan dra nytte av. Man bør også gå ut til omverdenen og høre hva de tenker om oss. Mia vil gjerne være med, Stein Olav er gjerne med og ser over underveis og kommer med innspill.


SO og Mia forlot møtet.


Styret diskuterte viktigheten av en kommunikasjonsstrategi, og hvordan man kan lage en.


Sak 19-34 Evaluering av medlemskapsordningen (D)

Vi har som følger av omgjøringen av medlemskapsordningen solgt en del færre medlemskap. Dette visste vi kom til å skje. Ut fra tall fra BokCafeen, så har ikke totalsalg og omsetning av 0,5l øl gått ned.


Sak 19-35 Vedtekter (D)

Snart medlemsmøte. Vil vi gjøre noen endringer i organisasjonen, og derav vedtektene? Dynamikken mellom styre og ledelse ble diskutert, men det ble ikke konkludert med noe.


Sak 19-36 Fordeling av prosjektpott (V)

Prosjektpotten er i 2019 på kr 50.000. Det er kommet inn en søknad i år, fra Cinema Neuf om “16mm festivalen”. De søker om 10.000. Kommenteres at de heller burde søke ekstra fra VT, ettersom det skjer hvert år.

Styret ønsker noen spørsmål besvart før de gjør et vedtak om søknaden. Direktør tar det videre med Cinema Neuf.


Sak 19-37 Studentfestivalen (O)

Studentfestival-styret består så langt av Sofie Brunvoll som leder, Emilie Rætta som PR-ansvarlig, Ragnhild Vassbotn som frivilligansvarlig og direktør. Det finnes også en egen bookingruppe. Det er booket noen artister, og vi har fått inn fire skoler/institutt. Programmet begynner å ta form.


Sak 19-38 Glassbaren og tappetårnet (D)

Utsettes til neste møte.


Sak 19-39 Søknad om støtte fra VT 2020 (V)

Hvilke endringer har vi lyst til å gjøre? DNS sentralt får nå egentlig veldig lite. Dette blir skjult av at vi søker sammen med underforeninger. Ideen om at foreninger kan søke selv til Kulturstyret ble luftet. Dette må man høre med foreningene om før man bestemmer noe.

KP og Ida ser på saken og legger frem noe på neste møte.


Sak 19-40 Eventuelt

Splitting av facebooksider:


Mia (kommunikasjonsjef) og Stein Olav (leder av Medieavdelingen) var tilstede under denne saken.


Bakgrunnen for saken: styreleder i CNAS mente at det var lurt. Styret i DNS hadde en teori om at man kan jobbe mer aktivt inn mot studenter hvis vi ikke har kommersielt på SoMe-profilene våre.

Stein Olav er negativ, pga det har tidligere vært gjort og skapte mye forvirring eksternt. Må også være klart innad hvordan man skal gjøre det. Ingen fulgte med på den kommersielle siden før, som gjorde at mange DNS-henvendelser ikke ble besvart.

Mia har lagt ut kommersielle ting på sidene når hun ikke har hatt studentaktivitet å promotere, og ønsker å ha ett innlegg hver dag på FB og IG. Hun er usikker på hvordan man kan gjøre det med navnet, ettersom studentene også omtaler oss som “Chateau Neuf”.

Det ble diskutert hvordan man kan i hvert fall få til en midlertidig løsning uten å dele sidene. Det ble foreslått at man heller kan tone ned det kommersielle, og kun markedsføre ting som er relevant for studenter.

Foreningene må sende informasjon til Mia for at hun skal kunne promotere det. De bør de pushes på.


Stein Olav og Mia forlater møtet.


Styret mener at man absolutt bør rådføre seg med de som faktisk jobber med det før man vedtar noe slikt igjen. Styret tar opp igjen saken på neste møte, som en vedtakssak. Vi har per nå ingen i DNS som holder i den helhetlige promoteringen av huset, noe man burde hatt.


Møte 26.08.19

Tilstede: Kristine-Petrine, Ida, Susann, Peter, Linn (tilstede på sak 19-41 og 19-43) Dato og sted: 26.08.2019, 16:00, Chateau Neuf

Sak 19-41 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Godkjent.


Sak 19-42 Møteplan høsten 2019

26. august Styremøte

17. september Styremøte

5. oktober Årsfest

22. oktober Styremøte

19. november Styremøte

28. november Medlemsmøte


Godkjent


Sak 19-43 Økonomigjennomgang v/Linn

860.000 på konto. Fått fra UiO (SM-lønningen), fått fra stiftelsen. VT kommer i september.

Promoteringsbudsjett ligger langt over det vi har brukt. Skal ha månedsprogram i Universitas.


Regnskapet gir ikke helt mening. Linn snakker med Simen.


Sak 19-44 Status handlingsplan v/ Ida

Vi er stort sett ferdige med 13 av 19 punkter i handlingsplanen. De som står igjen er:

- Utarbeide romplaner for alle arrangementslokaler (påbegynt)

- Lage og realisere et konsept for restaurantdrift (skal se på dette punktet med driftssjef neste uke)

- Lage en opptrappingsplan for åpningstidene i Glassbaren (skal se på dette punktet med driftssjef neste uke)

- Etablere kjøkken (stillstand i prosessen)

- Etablere et arkivsystem for gamle og nye møtepapirer, avtaler og protokoller

- Bedre takbelysning i betong/klubb (her må vi se hva eiendomsavdelingen ved UiO vil gi oss)


Sak 19-45 Prioriteringer i søknad til VT v/ Ida

Forslag fra en styrerepresentant: øke kommunikasjonsbudsjettet fordi vi har økt pågang fra eksterne studentforeninger. Dette er en kostnad som CNAS tar i dag, men vi skulle gjerne hatt enda mer overskudd til å håndtere disse.

Det er lite sannsynlig at vi kan øke søknadssummen som vi allerede har søkt om, så da må ting prioriteres annerledes i budsjettet vårt.

Søknaden bør legge mye vekt på synlighet.

Ida skal skrive søknaden, og så kan styret kommentere og komme med ønsker underveis.


Sak 19-46 Nedsette komité til evaluering av vedtektsendringer /v Kristine

Vedtektsendringer skal evalueres:

Forslag til sammensetning av komiteen:

1 person fra SLU

1 direktør type Ida

1 fra desisjonen

1 til fra ledelsen


Kristine Petrine har ansvar for å sette sammen en komité til neste styremøte.


Sak 19-47 Årsfest /v Kristine

Høstgalla er ikke en ting lengre, Årsfest erstatter den. I Bergen; første del: mottagelse for spesielt inviterte, venneforeninger, viktige folk, foreningsledere. Gratis alkohol. Så; alle som er frivillige med på stor fest. Utdeling av årets frivillig og lignende. Coverband og fest. Alko til innkjøpspris. Styret har ansvar for å lage fest. Direktør gir dem et budsjett. Kanskje ha en del der prominente tidligere medlemmer av DNS kommer opp på scenen og forteller gode historier fra sin tid i DNS. Arrangert en omvisning på huset.


Sak 19-48 St. Olavsgate 32 v/ Kristine

Det kommer nok ikke til å komme mer penger fra UiO til oppussing av Chateau Neuf. I SO32 er det institusjoner som er interessert i å legge ned penger i det. Styret må ila. høsten 2019 ta stilling til hvordan DNS skal forholde seg til et kommende studenthus i St. Olavs gate 32. Ser nå ut til at SO32 blir et studenthus i regi av SiO. Vi må si tydeligere at det VT holder på med nå er et næringslivshus, ikke et studentkulturhus. SO32 slik det ligger på bordet nå er ikke interessant for DNS. VT skal stemme over dette 7. september.


Sak 19-49 Eventuelt

Styret gikk gjennom organisasjonskartet slik at de nye styremedlemmene kan forstå samspillet mellom DNS og CNAS bedre.


Glasssbaren:

Kristine skal ha et møte med ny driftsjef om driften av Glassbaren neste uke. Styret gikk gjennom en liste over ting som de ønsker å få ut av Glassbaren: Fast musikkprofil, rydding av GB og tilstøtende lokaler.

Møte 18.09.19

Tilstede Kristine-Petrine, Susann, Peter, Hanne, Terje, Linn og Ida

Dato og sted: 18.09.2019, 16:00 Chateau Neuf


Sak 19-50 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Innkallingen er godkjent


Sak 19-51 Godkjenning av protokoller

Referat fra møte 26.08. Godkjent.


Sak 19-52 Orienteringer (O)

Direktør

DNS har avholdt flere vellykkede arrangementer så langt i høst. Vi har avholdt et utsolgt silent disco, og på neonparty på fredag kom det 250 gjester. Quiz og musikkbingo avholdes hver uke, musikkbingo med noe varierende oppmøte. Vi har troen på at dette kommer til å bygge seg opp ut over høsten. Vi ser fortsatt stor pågang fra eksterne studentforeninger som ønsker å avholde arrangementer på Neuf. Vi ser også at huset har vært godt besøkt av studenter så langt dette semesteret. I tillegg er stort sett alle arrangementer som har blitt avholdt dette semesteret studentarrangementer, med unntak av Storsalen-forestillingene. Tappetårnet skal begynne å bemanne Glassbaren på tirsdagskvelder, fordi vi avholder quizen der. Regimet har avholdt flere kurs, og er fornøyde med at de har hatt en del konserter å jobbe på. Både Tappetårnet og Regimet har jobbet på flere arrangementer i regi av eksterne studentforeninger, noe som har fungert bra.


Arrangementsutvalget er fortsatt for få. Vi jobber med å finne en løsning på hvordan det utvalget skal fungere, det er mulig det blir en omstrukturering. Rekrutteringen til Tappetårnet, Regimet og Medieavdelingen har gått bedre.


Jeg ser meg i disse dager om etter flere ledelsesmedlemmer. I dag er alle i ledelsen så opptatt med sine egne utvalg, at de ikke har kapasitet til å gjøre forefallende DNS-arbeid. Derfor ønsker jeg 2-3 nye ledelsesmedlemmer, som ikke nødvendigvis skal ha et fastsatt arbeidsområde, men som skal ha kapasitet til å gjøre tingene som i dag faller mellom stoler.


Siden forrige styremøte har stort sett all min tid gått med til VT-søknaden, derfor er det ikke så fryktelig mye å orientere om.


Daglig leder

STUDiO: CNAS jobber med å ta tak i problemene som oppsto under studio (spesielt med tanke på Ringnes). Her bør vi vurdere om vi skal reforhandle kontrakten.

Ny bar i 5.etasje. Nytt toalett i 1. etasje. Fom 01.10 er åpningstidene i Glassbaren 15-01. Ny driftssjef i CNAS.


Sak 19-53 Evaluering av Studentfestivalen 2019 (O)

Styret er veldig fornøyd med gjennomføringen av årets STUDiO. Festivalstyret har levert godt på alle punktene i prosjektskissen med samarbeid med institusjonene og Studentslippet, bredt nedslagsfelt og gode besøkstall. Styret ber om at CNAS tar tak i problemene med Ringnes snarest. Styret merker at samarbeide med institusjonene er den viktigste faktoren for besøkstallene.


Sak 19-54 Rammer for Studentfestivalen 2020 (V)

I 2020 er Studentfestivalen samtidig som Øya. CNAS mener det kan bli vanskelig å få nok folk til å jobbe, siden vaktene, slottsmestre og store deler av admin jobber på Øyafestivalen. Det kommer også til å bli vanskelig å finne frivillige

Direktør skal se på en løsning på hvordan man skal løse frivilligsituasjonen til et senere styremøte.

Styret vedtok Prosjektskisse Studentfestivalen 2020.


Sak 19-55 Kjøkken og serveringstilbud (D)

Bakgrunn for saken

Årsmøtet i Det Norske Studentersamfund har i handlingsplanen for 2019 vedtatt at man ønsker å etablere et kjøkken og å lage og realisere et konsept for restaurantdrift.

Etter å ha søkt UiO om midler til nytt kjøkken i flere år fikk vi første kvartal 2019 beskjed om at prosjektsøknaden var var blitt innvilget og at det ville bli satt av penger til gjennomføring av prosjektet i løpet av 2019. På bakgrunn av dette har det fra vår side blitt lagt ned betydelig tid og innsats i å få startet arbeidet. Tilbakemeldingene fra UiO har vært tvetydige og det er nå uklart om de faktisk vil finansiere et kjøkken.

Til Linn sier de at da må forholde seg til det de har lovet oss, og det er tatt oppover i systemet. De mente vi måtte ta kostnaden for prosjekteringen, som er estimert til omtrent 1 million kroner.

Styret ønsker å få en avklaring fra UiO snarest. Parallelt med at man jobber for å få avklart finansieringen skal det arbeides med å utforme et mindre omfattende forslag for kjøkken. Styret mener et kjøkken tilbud som et absolutt minimum må kunne tilby smurte baguetter og varme smørbrød. Tilbudet bør også inneholde supper og salater.


Sak 19-56 Status økonomi (O)

Regnskapet viser at det er brukt lite penger på velferd og interne arrangementer. Direktør mistenker at utgifter som skulle vært her har blitt ført på andre poster. Linn, Ida og Simen skal avklare det, og presenterer det på neste styremøte.


Sak 19-57 Forvaltning av CNAS (V)

Bakgrunn for saken

Chateau Neuf AS (CNAS) gikk i 2018 med 2 113 209 kroner i overskudd, og det er gode utsikter for overskudd også i 2019. Ingen av organisasjonene arbeider for å ha penger på bok, og det har lenge vært et uttalt ønske om at overskuddet forløpende skal investeres i å heve kvaliteten på tilbudet vi kan gi studenter.


CNAS er heleid av DNS og det er derfor opp til DNS som eier å avgjøre hvordan vi ønsker å forvalte overskuddet.


Det er ønskelig at det blir laget en prioritert liste over hvilke oppgraderinger DNS vil investere penger i. Man må også ta med CNAS sine ønsker når man lager denne listen.


Det ble også diskutert om det er mulig å spare pengene, slik at man kan bruke de på enda større investeringer i fremtiden. Vi er i dag avhengig av at Storsaloppsetingene til Taran går bra, og det kan komme tider der deres forestillinger går dårlig.


Styret er enige om at investeringer bør være av typen “vi pynter på overflaten” (møbler, inventar, planter etc.) heller enn å gjøre store oppussinger av bygget. Unntaket er et evt kjøkken eller tilsvarende.


Styret ønsker økt kontroll over overskuddet i CNAS og påpekter at Studentersamfunnets penger skal være underlagt svært stor grad av demokratisk kontroll, uavhengig av om ressursene ligger i DNS eller i datterselskapet. Her må man utforme tydelige rutiner. Styret ønsker å arbeide med en oppdgraderingsplan.

Styret ønsker en nøye gjennomgang av økonomien i CNAS på neste styremøte.

Ledelsen har tatt opp saken “Gjennomsiktighet i CNAS”, og vedtatt at de ønsker:

- Kvartalsvis gjennomgang av økonomien i CNAS

- En person fra DNS i alle ansettelseskomiteer (i hvert fall når det er snakk om større stillingsprosenter eller fast ansatte)

- Alle stillingsutlysninger skal også publiseres i aktivgruppa

- En oversikt over hvem som jobber i admin og hva deres ansvarsområde er

- Ha mer kontroll på og mulighet til å investere overskuddet fra CNAS slik DNS ønsker


Sak 19-58 St. Olavsgate 32 (D)

Styret følger prosjektet for studenthus i sentrum nøye.

Chateau Neuf har et stort vedlikeholdsbehov i årene som kommer. CN er ikke på UiOs liste over vedlikeholdsprosjekter tom 2040 og vi har ikke kjennskap til andre mulige investorer. Dette gjør Studentersamfundets fremtid på CN usikker. Styret slår fast at prosjektet i sentrum er et konkurrerende prosjekt som truer muligheten til videre studenthusdrift på CN.


Styret vil snarest utarbeide en kommunikasjonsplan, både intern og ekstern, som legger til rette for en god og demokratisk prosess videre.


Sak 19-59 Eventuelt

Ingen saker

Møte 22.10.19

Tilstede: Linn, KP, Peter, Terje, Susann, Ida

Dato og sted: 22.10.2019, 17:00-20:00, Chateau Neuf


Sak 19-60 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent


Sak 19-62 Status økonomi v/ Linn (O)

Nå har vi 750.000 på konto. Utestående midler er 228.000 (siste tilskudd fra stiftelsen), samt 250.000 (CNAS nedbetaling på lån DNS for anlegg i Storsalen). DNS har også en lån fra CNAS på 300.000.


Styret gikk gjennom resultatregnskapet hittil i år. DNS ligger noe under budsjett, men det er blant annet fordi midlene fra Velferdstinget kom inn tidlig nok til å bli med på denne rapporten. Det er heller ikke alle underforeningene som har fakturert oss for midlene fra Velferdstinget.


Sak 19-63 Status handlingsplan v/ Ida (O)

Det ser ut til at punktene “etablere kjøkken” og “lage en opptrappingsplan for åpningstidene i Glassbaren” kan bli vanskelig å få gjennomført i 2019. Resten av punktene er enten allerede utført, eller vil antagelig bli det i løpet av året.


Sak 19-64 Lukket sak


Sak 19-65 Organisasjonsstruktur v/ Kristine og Ida (V)

Man har nå hatt snart tre år med en organisasjonsstruktur hvor styret og ledelsen er splittet. De to siste årene har vi hatt direktør frikjøpt 100%, og Formand på et honorar tilsvarende stipend fra Lånekassen.

Vi ønsker en diskusjon av hvordan denne ordningen har fungert.

Vi ser i hovedsak to utfordringer ved dagens situasjon.

For det første gjør splittelsen av styret og ledelsen at ingen har “hovedansvaret”. Strukturen er i dag lite effektiv og arbeidsoppgaver faller fort mellom stoler, samtidig som følelsen av eierskap og tilhørighet til organisasjonen svekkes.

For det andre er den administrative arbeidsmengden knyttet til direktørstillingen svært omfattende. Arbeidet er i det vesentlige knyttet til tilrettelegging og oppfølging av andre foreninger og ressursene som står igjen til drift og utvikling av Det Norske Studentersamfund er få.


Sak 19-66 Budsjett 2020 (D)

Styret har ikke nok informasjon om økonomien akkurat nå. Saken tas opp igjen på neste styremøte.


Sak 19-67 Handlingsplan 2020 (D)

Utsettes til neste møte.


Sak 19-69 Studenthussaken v/ Kristine (D)

Kristine har skrevet et høringssvar til Velferdstingets undersøkelse om innhold i et nytt studenthus. Det er, i tillegg til DNS, hentet inn innspill fra syv av de interne foreningene. Høringssvaret skisserer hvilke lokaler DNS og foreningene som bruker Chateau Neuf i dag trenger for å kunne drive sin aktivitet, samt bekymringer knyttet til hva et nytt studenthus vil bety for fremtiden til Chateau Neuf, DNS og foreningene.

Sak 19-70 Eventuelt

Innspill til investeringsplan fra CNAS (O)

Det har vært avholdt et møte med deler av administrasjonen, samt daglig leder, styreleder og direktør. Her ble det gått gjennom hva alle ønsket seg av oppgraderinger av lokaler og utstyr.


Godkjenning av referat fra forrige gang

Godkjent


Møte 19.11.19

Tilstede: KP, Ida, Peter, Terje, Hanne, André (under saken om CNAS-budsjettet)


Dato: 19.11.2019, 16:00

Sted: Chateau Neuf

Sak 19-71 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent.


Sak 19-72 Godkjenning av protokoller

Godkjent.


Sak 19-73 Orienteringer (O)

Direktør

Daglig leder


Sak 19-74 Organisasjonsstruktur

Saken er utsatt.


Sak 19-75 Handlingsplan

Styret innstiller på følgende handlingsplan til medlemsmøtet:

- Lage og realisere et konsept for restaurantdrift

- Arrangere i gjennomsnitt tre utadrettede ukentlige arrangementer

- Arrangere tre debatter i semesteret

- Fullføre relokalisering i tredje og fjerde etasje

- Lage og distribuere program

- Utarbeide semesterplan i forkant av hvert semester med oversikt over alle DNS arrangementer.

- Etablere et nytt arrangementslokale på front i første etasje med fokus på flerbruk og funksjonalitet

- Bemanne Glassbaren frivillig mandag til onsdag alle kveldsskift

- Det skal arrangeres 200 utadrettede studentarrangement på Chateau Neuf av eksterne studentarrangører.

- Lage en langsiktig plan som sikrer drift og finansiering av studentkulturen i Oslo


Sak 19-76 Budsjett 2020 DNS

Styret arbeidet med utkast til budsjett 2020.


Sak 19-77 Budsjett 2020 CNAS

André orienterer. Mer realistisk budsjettert med tankøl og vin. Taran har trukket forestillingen de skulle sette opp i februar, det er tatt høyde for det i budsjettet. Jersey Boys og kanskje enda en forestilling til høsten igjen. Lønnskostnadene er oppjustert flere steder. Nedjustert teknisk utstyr og reklameutgifter i forhold til i år. Lagt inn avskrivninger.

DNS-kostnader som fortsatt ligger i budsjettet til CNAS: Lønn til bookingansvarlig (halvparten), kommunikasjonssjef (halvparten), deler av teknisk ansvarlig, daglig drift av Glassbaren. Regnskapskostnader som CNAS tar deler av for DNS.

Det ble stilt spørsmål ved et budsjettert overskudd på kun 133 000, i all den tid overskuddet skal gå til DNS.


Sak 19-78 Studenthus

Kristine-Petrine orienterer.


Sak 19-79 Eventuelt