Styremøter 2017

Fra Viteboka
Hopp til: navigasjon, søk

Referat fra styremøte i Det Norske Studentersamfund 13/02/17

Tid: 13.02.2017, 18:13
Sted: Det Grønne Værelset, Chateau Neuf
Tilstede: Trygve, Kim, Kristina, Simen, Ada (desisjonen), Linn (administrasjonen), Marte (direktør)

Sak 17-001, Konstituering

Innkalling og dagsorden med eventueltsaker godkjent.

Sak 17-002 Siden sist

  • Trygve: Ledelse og struktur i admin, semesterstart gikk greit, Grisefest, seminar for styre og ledelse, flytteprosess i 3. og 4., Oslo kommune/Kunnskap Oslo og Studenthovedstaden, Flytteprosess - oppfølging av huskomiteen, representasjon, møteplan, kontakt med foreninger, kontraktsarbeid, middag med stiftelsen, hjelpe til med ting.
  • Simen: Prøver å avlaste regnskapsfører for å ikke bruke så mye penger på årsslutt, oppgjør med de åpne postene, gjeldskonvertering til Chateau Neuf AU er gjennomført, årsresultatet ser bra ut, mye mail, hjelpe utvalg og foreninger.
  • Kim: Uformell motivering av de frivillige, jobber med kursing, kaffe med Einar og James.
  • Kristina: ikke noe relevant
  • Marte: Mye forskjellig. Satt sammen en ledelse og begynt arbeidet, selv om vi ikke er godkjent helt formelt. Ledelsen har veldig hands-on måte å jobbe på. Ikke styre– men arbeidsmøter. De fleste er ledere av utvalg, i tillegg til Thorstein og Habiba. Bygge økonomigjengen før vi tar inn noen. Mye arbeid med store arrangementer. Mer helgetilbud, nå som vi ikke har WeSo. Ganske spennende å ha annet innhold. WeSo nådde ikke vår målgruppe. Nå har vi midler og plass til annet. Mange store og små ting. Satser sterkt på Betong for at de kan booke kule ting. Tilganger har det vært mye arbeid med. Radio Nova får endre tilganger selv, noe som frigjør mye tid hos meg.
  • Linn: Oktoberfest med styremøte i CN, Regnskapsrapproten - hovedlinjene er: Medlemsskapssalget er halvert og må gjøres noe med, promo må jobbes med, KB, ukentlige møter med Marte.

Sak 17-003 Desisjonen

Desisjonen snakker om roller og funksjoner. Lagt ut protokoll i Viteboka, oppfordrer til det. Hatt sitt første møte og snakket om hvordan de ønsker å gjøre ting. De ønsker av oss å få innkallinger og referater til møter. Vi kan gjerne oppfordre foreninger til å ta kontakt dersom de ønsker hjelp til noe som handler om vedtekter eller lignende.
Desisjonen ser lyst på fremtida.
Desisjonen oppfordrer til å ta opp honorering på medlemssmøtet i mars, samt valg av storebror.

Sak 17-004 Godkjenning av medlemmer i Ledelsen

Jamfør DNS’ vedtekter §5-1 tredje ledd skal ledelsen, utpekt av direktør i DNS godkjennes av styret.
Følgende sammensetning er utpekt av direktør utover seg selv:

  • Ansvarlig for foreningsarrangementer – Habiba Stray
  • Ansvarlig for lokaler og storproduksjon – Thorstein Sjursen
  • Frivilligansvarlig – Dennis Knudsen
  • Kommunikasjon– og markedsansvarlig – Therese Møllevik
  • Barsjef – Emil Mathisen
  • Leder for Regimet – Bjørn Ola Opsahl
  • Økonomi – Ikke besatt

Forslag til vedtak
F1 Ledelsen godkjennes
Vedtatt

Sak 17-005 Møteplan for våren 2017

Vedtak:

  • 13. februar Styremøte
  • 1. mars Medlemsmøte
  • 17. mars Styremøte
  • 5. april Styremøte
  • 8. mai Styremøte
  • 25. mai Medlemsmøte (generalforsamling)
  • 10. juni Styremøte og overlappingsmiddag før sommerfesten

Intern saksfrist for styremøter settes til mandag uken før møtet finner sted.

Medlemsmøte 1. mars:

  • Valg av styremedlem
  • Honoreringsordning
  • Valg av storebror
  • Valg av valgkomité
  • Huskomitéen

Sak 17-007 Foreninger

Foreningsforum Etter vedtektsreformen i høst ble representantskapet lagt ned og fjernet. DNS skal legge til rette for et samarbeidsorgan for foreningene med foreningskontrakt, både mellom DNS og foreningene som helhet og dem imellom.
Må få til et møte denne våren, og spørre foreninger hvor ofte de ønsker dem.
Skal ikke gjøre vedtak på saker.
Strengere krav til oppmøte på produksjonsmøtene.
Snart må foreningsforum snakke om: Kontrakter, rekruttering og STUDiO.
Kristina følger opp dette (nøkkelord: Trylling).

Søknad om foreningskontrakt – Undertrykt
Forslag til vedtak
F1 Undertrykt følges opp og tilbys foreningskontrakt
Vedtatt

Søknad om foreningskontrakt – Nordnorsk studentforening
Forslag til vedtak
F1 Nordnorsk studentforening følges opp og tilbys foreningskontrakt
Vedtatt

Søknad om foreningskontrakt – EmmaSofia - Oslo Studentlag
Forslag til vedtak
F1 EmmaSofia - Oslo studentlag følges opp, tilbys bruk av arrangementslokaler og videre samarbeid vurderes til høsten.
Vedtatt

Sak 17-008 Medlemskapsordningen og medlemstall

Har gått ned med 379 000 kr fra 2015 til 2016. Vi har halvert medlemstallet. Vi ønsker å undersøke Mobilepay nærmere. Legge til rette for gode avslag under Alle festers mor. Det kommer en 2for1-kampanje siste halvdel av februar. Vi vil nærmere på gode løsninger sammen med Studiestart.

Styret diskuterer

Sak 17-009 Studiestart og Studentfestivalen i Oslo

Orientering om skissa til STUDiO.

Styret ønsker at styret til STUDiO skal frikjøpes én måned, Leder skal frikjøpes i 3 måneder. Ønsker at arrangementsansvarlig skal være programansvarlig. Styret ønsker å snakke med Linn om at ferieavvikling i admin.

Styret vedtar at studentfestivalen er tilbake, med Brage som leder og godkjenner prosjektskissa med endringene ovenfor. Kim skal holde styret oppdatert på dette.

Styret skal framsnakke prosjektet.

Sak 17-010 Eventuelt

Produksjonsgjeng
Vi ønsker å bygge opp en frivillig produksjonsgjeng. For store produksjoner kan de få penger til foreningen. De kan få middag/bonger eller lignende.

Påske
Vi ønsker å ha Slottsmester på de dagene det ikke er helligdag i påsken, for at man skal kunne ha både interne og eksterne arrangement i løpet av påsken.

Referat fra styremøte i Det Norske Studentersamfund 17/03/17

Tid: 17.03.2017, 18:13
Sted: Storsalen, Chateau Neuf
Tilstede: Trygve, Kim, Simen, Line, Marte (direktør)

Sak 17-001, Konstituering

Innkalling og dagsorden med eventueltsaker godkjent. Bemerkning fra Line, ønsker sakspapirer på flere saker til neste gang.

Sak 17-002, Godkjenning av referat

Godkjent, Styret vil gjerne at Protokoll legges på Viteboka, i tillegg til et internt referat med flere notater.

Sak 17-003, Siden sist

  • Trygve: Mye Oktoberfest, Regalier, lobbe med Studentparlamentet, medlemsmøte, forefallende, hjulpet flere arrangementer med markedsføring, kompetanseheving hos den ansatte staben, middag med Stiftelsen, Stiffi-festen, DJ-kollektiv her på huset
  • Simen: Forefallende økonomi med Linn og regnskapsfører, ser greit ut, medlemsmøte, begynner med revidering av budsjett, årsregnskap, utleggskjemaer
  • Kristina: Begynt å planlegge nytt repskap, mobilisert i Nova
  • Marte: Tilganger, jobba med de større arrangementene. Flere foreninger med dårlige overlappingsrutiner har jeg vært på møte med. Var på By:Larm og lærte mye. Kvinnelig hiphop-festival er i gang. Mye forefallende. Jobba med politikk, og nedre Blindern. Vært litt tom, men møte med ledelsen på mandag for første gang ordentlig på en stund. Alle er tilbake igjen nå og det er kjempedeilig. TT er det mye hull for tiden. Ringerunde med TT.
  • Kim: Kurs og kompetanse, tøff måned med utfordringer på kort varsel, kommunisere bedre med UiO, budsjett med STUDiO, pussa opp BC sammen med Einar
  • Line: Blitt valgt inn, mye å lære, skal ta en kaffe med Trygve.

Sak 17-011, Internmiljø og rutiner

Dennis, Astrid og Vilde har intervjuet en god del foreninger. Har foreløpig noen funn. Man ønsker huset-kurset for alle, vi jobber med å utvikle nytt repskap - for utveksling av kompetanse og info, flere foreninger har interne grupperinger, de fleste synes vanskelig å få frivillige til å møte opp på internarrangementer - både internt i foreninga og DNS sine ting. Ny på Neuf var bra og Blåmandag er bra.

Diskusjon:

  • Vi ønsker å jobbe med å skape felles identitet som en del av DNS, ikke bare som en del av Skallebank eller Onsdagsdebatten. Forstå hvorfor man er en del av DNS. Bytte navn på møterom og bygge identitet.
  • Ny på Neuf, så har man Huset-kurset, og ingen får aktiv-status før man har vært på husetkurset.
  • DNS-folk bli med i de sosiale tingene foreningene gjør og bli kjent med folk.
  • Få folk til å først tenke på seg selv som aktiv på Neuf, og så i foreningene. Flere åpne kontorer = enklere å besøke hverandre.

Tilbakemelding: Samkoordinering med Studiestart, handlingsplan for stryttetur, kurs, mottak må planlegges, oppfølging, Ny på Neuf med huset-kurset, obligatorisk opplegg. Deadline i sommer på at mottaks-planen skal ligge klart.


Sak 17-012, Personalinstruks og ansettelsesrutiner

Hva forventer vi av de ansatte i DNS og i CNAS? Hvordan ansetter vi? Vi begynte arbeidet for å samkjøre økonomien i konsernet i 2014. Hva mangler for å lage en gjennomsiktig organisasjon og en bærekraftig struktur?

Selskapet må aktivt se på personalpolitikk - og lage ryddige ansettelsesrutiner. En felles personalhåndsbok som regulerer. I ansettelser må vi ha utlysning, åpenhet og ryddighet. Vi må ha overtid og fellesregelverg og goder for alle ansatte.

Sak 17-013, CNAS-styret

Det skal velges nye folk i CNAS-styret nå til våren, dermed bør man se på hva slags folk vi ønsker å ha der. Til nå har det stortsett vært tidligere aktive, og spesielt noen med kompetanse på økonomi. Skal CNAS-styret bare sitte å se på, eller skal de aktivt være et kulturhusstyre som jobber for at vi skal være en interessant aktør.?

Diskusjon rundt tilknytning til bransjen og huset, mulig honorar for møter mm. Trygve hører med nåværende styre for innspill og hva som er deres erfaringer.

Sak 17-010, Eventuelt

  • Utbetalingsplan
    • På sikt ønsker vi å søke om mer penger, og gå over til lønnstrinn slik som VT og SP.
    • Vi ønsker å fortsette å honorere formand i høstsemesteret det samme som formand får nå.
    • Vi ønsker å se på budsjettrevidering om vi kan finne penger til å honorering av noen i booking og kommunikasjon.
  • Foreningskontrakter og kontorer.
    • Trygve har ikke hatt tid til å skrive kontraktene ferdig. Det kommer snart, de skal bare oppdateres fra gamle vedtekter.
    • Kontorene er i ferd med å flyttes. Marte skal sende ut en fellesmail til foreningene med datoer når de skal flytte og når de kan forvente at kontorene er ferdigflytta. vi lager en fremdriftsplan på mandag.
    • Ledelsen bestemmer kontormiljø og fellesregler i fjerde.

Til neste gang:

  • Medlemskap
    • Simen og Kim skal se på dette til neste møte - startpunkt for diskusjon, må vi ha en ny modell? Økonomiske konsekvenser. Skal se på Frifond, og andre økonomiske konsekvenser.
  • Politisk strategi
    • Hvilke aktører vil vi bli gode venner med, og hvem skal vi snakke med?
  • Trygve og Line ser på en sak på politisk strategi frem til neste gang.
    • Oslo kommune og SiO spesielt.
  • Fristasjonsavtalen
    • Daglig leder og Formand har dialog med Eiendomsavdelinga. Nå står det på punktet om utleie, det ser ut til å løse deg. Prioritet å få avklart.

Referat fra styremøte i Det Norske Studentersamfund 14/04/17

Tid: 14.04.2017, 18:13
Sted: Møterom 2, Chateau Neuf
Tilstede: Trygve, Kim, Kristina, Simen, Linn (administrasjonen), Marte (direktør)

Sak 17-001, Konstituering

Godkjent

Sak 17-002, Godkjenning av referat

Godkjent

Sak 17-003, Siden sist

  • Simen: Avlaster Linn en del.
  • Kristina: Skal kalle inn folk til foreningsforum etter påske
  • Kim: Mye SM-ting, nye ansettelser og lovpålagte rutiner og oppdatering av rutineverk. Brannalarmanlegg på en lovlig måte på huset.
  • Trygve: Mye møter, Snakka med rektorkandidatene, god tone der. Møtes med campusprosjektet til Oslo Kommune, Kaffe med Line på Eika, Politisk strategi-punkter, Fått prøvd klubbscenen for dj-kollektivet.

Sak 17-014, Medlemskap

Simen og Kim orienterer om arbeidet. De har ikke sett på konsekvenser mtp frifond og VT og sånt, diskutert ordningen mye.

  • To alternativer:
    • Bedre strategier for hvordan skaffe medlemmer og tweeke ordningen
    • Legge ned ordningen og har studentpris på pilsen

Det er dumt å legge ned ordningen fordi da mister vi muligheten til å bruke det som tyngde, vi får ikke eposter og den kommunikasjonen.

  • Alternativer for medlemskapsystem, diskusjon
    • Heltårsmeldemskap og semestermedlemskap. Enda billigere for aktive.
  • Medlemmer gratis inn, f.eks. på Oktoberfest, men ikke forskjellig øl-pris.
  • Kampanje, medlemsskap resten av året nå i mai
  • Kulturkort, meldemsskapsbevis, rabattkort.
    • Rabattkort andre steder, med folk som er vennene våre.
  • Studiestart
    • Få med de arrangerende foreningene på gratis for medlemmer
    • Gjeninnføre festivalarmbånd som medlemskapsbevis
    • Liv rundt studentkultur
    • Folk kommer igjen resten av året
  • Gigaposter - alt informasjon om meldemskap. Må være tilgjengelig overalt og alle foreningene må vite om det.

Vi blir enige om:

  • Fortsatt ha betalt medlemsskap
  • Forenkle det
  • Sette opp det praktiske om hvordan vi selger det
  • Sette opp pitchen og infoplaket om hvordan medlemsskap fungerer.

Kim og Simen setter ned en gruppe som brenner for medlemsskap


Sak 17-015, Politisk strategi

Trygve orienterer om punktene han og Line har skrevet ned. Godt og grundig arbeid. Innspill om å skrive noen punkter som bør gjøres hver måned, og lage et dokument som sier noe om hvilket type arbeid man har gjort i det siste.

Sak 17-016, Oktoberfest

Linn orienterer om status med Oktoberfest. Det er ikke DNS sin rolle å uttale seg om denne saken, men vi skal informere studenter og medlemmer.

Sak 17-017, Strategi for internasjonalisering

Vi vil gjøre det enklere for internasjonale studenter å bli aktive, fordi vi kan tilby masse bra foreninger og aktiviteter. Kanskje frivilligavdelinga kan ta intervjuer med Impro international, internasjonale gjengen i KSHB og de internasjonale i Radio Nova for å få tiltak og triks?