Styremøter 2018

Fra Viteboka
Hopp til: navigasjon, søk

På denne siden er referater/protokoller fra møtene i Styret 2018 i Det Norske Studentersamfund i 2018.


Innhold

Møte 2018-12-04

Til Styret i Det Norske Studentersamfund Kopi Direktør, daglig leder, desisjonsutvalget Fra Formand

Styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 04.12.2018, 18:00 Sted Chateau Neuf

Sak 18-119 Konstituering (V) Godkjenning av innkalling med merknader

Merknad: Den kom for sent, men alle i styret var godt informert.

Sak 18-120 Godkjenning av referat (V) Referatet ble godkjent uten anmerkninger.

Sak 18-121 Godkjenning av nytt medlem av ledelsen (V) Thea Edvartsen leder av arrangementsutvalget. Thorstein presenterte Thea kort. Thea ble deretter godkjent.

Sak 18-122 Gjennomgang av handlingsplan Handlingsplanen ble gjennomgått og arbeidsoppgaver tentativt fordelt.

Sak 18-123 Godkjenne retningslinjer for søknassum til stiftelsen (V) CNAS ønsker at DNS søker om et ekstra tilskudd fra stiftelsen til et nytt PA-anlegg i Storsalen. Vedlagt ligger bakgrunnsinformasjonen vi har fått presentert. Noe informasjon mangler, men styret kan ta stilling til på hvilke vilkår vi eventuelt ønsker å søke om et slikt tilskudd. Styret diskuterte utkastet til søknad. Det var enighet om at argumentene for innkjøp av nytt anlegg var gode og at dette er noe styret ønsker å ta med i årets søknad til stiftelsen.

Sak 18-122 Eventuelt


Møte 2018-11-15

Møtet ble ikke referert da det kun ble avholdt for å diskutere sakspapirene til medlemsmøtet.


Innkalling til styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 15.11.2018, 16:00 Sted Chateau Neuf

Sak 18-119 Konstituering (V) Godkjenning av innkalling Sak 18-120 Godkjenning av referat (V) Sak 18-121 Innstilling sakspapirer (V)

Sak 18-122 Eventuelt


Møte 2018-10-23

Innkalling til styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 23.10.2018, 18:00 Sted Chateau Neuf

Sak 18-111 Konstituering (V) Godkjenning av innkalling Godkjent Sak 18-112 Godkjenning av referat (V) Godkjent Sak 18-113 Orienteringer (O) Daglig leder Har hatt positivt møte med EA. Får blant annet: Nye inngangsdører, nytt teppe 5. plan, nytt kjøkken 4. etg. Ny områdeleder er svært positiv til vår drift, ønsker å hjelpe så mye de kan. Direktør Har ikke så mye å orientere om. Har begynt arbeid med studio - utlysninger og kontakt med institusjoner. Vil ta en aktiv del i prosjektet fremover og ikke overlate alt ansvar til en eventuell sjef for avvikling av festivalen. Vil i første omgang fokusere på å skaffe en bookingsjef. Har tatt over noe arbeid med eksterne studentforeninger fra Guro. Styret Har heller ikke veldig mye å orientere om, da det bare er en uke siden sist møte. Har blant annet jobbet videre med St. Olavs gate 32, og sendt forespørsel til universitas angående mulig flytting av kontorer hit til CN. Har vært på kurs med SiO angående endringer i organisasjon, nyttig og interessant opplegg.


Sak 18-114 Budsjett 2019 - rammer og prioriteringer (D) Styret gikk gjennom resultatrapporter for august og september og analyserte tallene. Vi ser frem til å få månedlige rapporter fra nå av og enda mer frem til klare konteringsrutiner til neste år. Det var foreløpig ingen innspill til budsjettprioriteringer for 2019, men dette vil tas opp igjen på styremøtene frem mot medlemsmøtet der budsjett for 2019 skal vedtas.

Sak 18-115 Diskusjon av høringssvar (D) Vi har så langt mottat to svar på høringen, fra VT og fra studentrådet MF. Svarene ble kort diskutert.

Sak 18-116 Opprettelse av utvalg med ansvar for interne arrangementer

Direktøren forklarte bakgrunnen for at han ønsker at IG formaliseres som utvalg og la frem et kortfattet forslag til hva man ønsker at et slikt utvalg skal gjøre, deriblant drift av internbar, arrangering av faste interne fester og initiativtaken til lavterskel sosiale arrangementer for interne.

Dagens situasjon og problemene med den ble diskutert.

Følgende forslag til vedtak ble lagt frem: “Styret vedtar en formalisering av den nåværende interngruppa som utvalg i DNS.”

Forslaget ble vedtatt.

Sak 18-117 Foreningskontrakter

Thorstein presenterte sitt forslag til generell foreningskontrakt. Styret og daglig leder kom med kommentarer og innspill. Disse ble tatt til etteretning. Thorstein vil presentere ferdigforhandlede kontrakter med punkter som er spesifikke for enkeltforeninger ved en senere anledning.

Sak 18-118 Eventuelt

Eventuelle mottakere av æresmedlemskap ble diskutert. Æresmedlemmers adgang til rabatter i baren ble diskutert, det ble enighet om at de skal få internpriser.


Møte 2018-10-16

Protokoll fra styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 16.10.2018, 18:00 Sted Chateau Neuf


Sak 18-103 Konstituering (V) Godkjenning av innkalling Saken om fordeling av honorar flyttes til før budsjettsaken. Innkallingen godkjennes. Sak 18-104 Godkjenning av referat 28.08 (V) Utsettes til protokollene er renskrevet. Ida og Kristine tar ansvar for at dette skjer. Sak 18-105 Orienteringer (O) Daglig leder Flashdance selger godt. Direktør Vi har fått inn fakturaer knyttet til STUDiO. Styret Ikke så mye å informere om utover at vi har fått penger fra VT. SP UiO skal ta opp St. Olavs gate 32 igjen i møte førstkommende torsdag. Vi har i samarbeid med SPene rundt omkring TV-aksjonens studentkorpsgreie hos oss nå på søndag, hyggelig om dere har lyst til å bli med på dette.

Sak 18-106 Studenthus - status og videre arbeid (O) Kristine orienterer


Sak 18-110 Fordeling av honorar 2019 (V) Ida melder seg inhabil i denne saken og forlater rommet. Direktøren og formanden var enige i at vervet som direktør ikke nødvendigvis er en stilling som kan eller bør kunne fylle en 100%-stillingsbrøk. Det ble påpekt at det er veldig tidlig å gjøre endringer i ordningen nå, da den ene personen som har vært direktør ikke akkurat er et sammenlikningsgrunnlag. Å frigjøre f. eks. 30% til å kunne honorere andre nøkkelpersoner i sentral DNS-drift ville ha bidratt til nødvendig fleksibilitet, men det kan hende dette blir noe vanskeligere i praksis enn man ser for seg. Det er også en fare for at man med en 70% direktør e.l. vil ende opp med noen som jobber reelt 100% men med dårligere lønn enn i dag. Thorstein skriver for tiden timer for å prøve å få oversikt over sin egen tidsbruk og kan komme tilbake til styret med oppdateringer senere, men pt. ser det ut til at han er på huset godt over 100%.

Etter dette ble følgende vedtatt:

Styret ønsker at direktøren for 2019 skal honoreres som dagens, med lønnstrinn 19. Sak 18-107 Budsjett 2019 - rammer og prioriteringer (D) Saken utsettes til neste møte. Sak 18-108 Strategiarbeid - prosess (D) Høring er sendt ut og resultater mottas 21. oktober. Sak 18-109 Glassbaren (V) Utsettes til neste møte Sak 18-110 Eventuelt Det skal føres referat fra ledelsesmøtet.


Møte 2018-09-25

Protokoll fra styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 25.09.2018, 18:00 Sted Chateau Neuf

Sak 18-094 Konstituering (V) Godkjenning av innkalling Godkjent. Ida vil bemerke at det hadde vært fint om det kom 1-2 setninger om sakene under hvert punkt i innkallingen.

Sak 18-095 Godkjenning av protokoll 11.09 (V) Diskusjon om hva protokollene burde inneholde av detaljer og hvordan de bør forfattes. Desisjonen påpeker at utganspunktet skal det være åpenhet omkring det som diskuteres på styremøtene, men det er åpent for at sensitiv informasjon kan sensureres så lenge dette kan begrunnes overfor desisjonen. Desisjonen vil gjerne ha beskjed om at dette skjer. Godkjenningen utsettes Sak 18-096 Orienteringer (O) Daglig leder Direktør Thorstein har vært på ferie. Det går bra i utvalgene, mange nye medlemmer. Ting kjører mye seg selv og driften går bra. Har hatt Guro og Mia på besøk i ledelsesmøte så alle har fått hilst på hverandre og vi har diskutert både promoteringsrutiner og rutiner for utleie til eksterne studentforeninger. Jobber mest med galleriet denne uken. Har hatt omfattende økonomigjennomgang med alle utvalgsledere. Det jobbes med interne arrangementer i IG. Foreløpig skjer det ikke mye når det gjelder sosiale arrangementer på tvers av foreninger og utvalg. Thorstein tror ennå det er litt tidlig for å pushe på med å få folk inn i en større sosial sammenheng på huset. Det jobbes med julefest og jeg håper dette kan bli en god arena og litt bedre besøkt enn i fjor. Styret Bjørn er ansatt i 70% stilling for CN A/S. Lønnskostnader er flyttet vekk fra DNS, som er positivt, men det vil bli litt mindre oppfølging av DNS på teknisk front enn opprinnelig tiltenkt. Jobber videre med studenthussaken. Det blir ekstraordinært møte neste uke i VT der saken skal tas opp til diskusjon og til vedtak.

Sak 18-097 Økonomi (D) Kristin orienterer om møte med Linn, Kristine, Simen, Thorstein på mandag. Likviditetsmessig er det ganske stramt. Simen anbefaler at vi holder god kontroll på kostnadene fremover, da det akkurat vil gå opp dersom vil holder oss til det vedtatte budsjettet. Vil legge opp til en forenklet kontoplan. Bør ha en generell gjennomgang av budsjett før medlemsmøte i november. Regnskapet frem til september vil bli klart til medlemsmøtet.

Sak 18-098 Glassbaren - Hvordan ønsker vi å organisere arbeidet med konsept? (D) På bakgrunn av diskusjonen beslutter styret at Håkon skal se videre på saken og presentere forslag til sammensetning innen neste styremøte. Sak 18-099 Langtidsstrategi (D) Styret diskuterer hvordan prosessen for utforming av strategi bør utformes og konkluderer med at det bør avholdes en eller flere workshops der medlemmer av utvalg og foreninger involveres. Ida og Kristine ser på saken innen medlemsmøtet og finne en løsning på hvordan man skal gjennomføre innspillsrunder til strategiplan. Sak 18-100 Hjemmesider (D) Det foreligger et tilbud på nettside på 40 000 kr. Tilbudet ble diskutert. Styret mener at tilbudet burde aksepteres, gitt at CN A/S kan betale hele regningen, da den økonomiske situasjonen i DNS pt. ikke tillater en kostnad på 20 000 kr. Sak 18-101 Bruk av tredje og fjerde etasje (D) Styret ønsker en opprydning i 3. og 4. etasje. Prosessen er allerede i gang. Sak 18- 102 Eventuelt Mandat til studio/semesterstart. De enkelte punktene ble diskutert. Desisjonen ville påpeke at det er dårlig praksis å vedta ting i eventueltsak, men at denne til nøds går siden den ble meldt inn fem dager før møtet. Tanken bak mandatet er å ansvarliggjøre direktøren slik at styret lettere kan ha kontroll med fremdriften. Vedtak: Prosjektskisse Studentfestivalen i Oslo 2019 Studentfestivalen 2019 skal ha som overordnet mål å vise frem Chateau Neuf som studenthus til byens studenter i forbindelse med fadderukene. Studentfestivalen skal gi et godt tilbud til alle nye studenter, uavhengig av studiested, og bidra til at studentene har lyst til å komme tilbake i løpet av studietida. For å sikre nødvendig kontinuitet i arbeidet med festivalen gjennom året skal direktør være hovedansvarlig for arrangementet. Andre honorerte stillinger avklares underveis i prosessen og godkjennes av styret. Det skal settes ned en arbeidsgruppe hvor både CNAS og DNS er representert. Arbeidsgruppen sammen skal legge frem program og fremdriftsplan for styret innen utgangen av 2018.

Målsetninger: Vi skal jobbe for at alle utdanningsinstitusjonene legger arrangementer til Chateau Neuf i løpet av studiestart, men vi skal også alltid ha et tilbud som er åpent og gratis for alle studenter. Studentfestivalen og DNS skal være en del av både Studentslippet og Blindern Games Vi skal samarbeide tett med fadderordningene, insitusjonene og SiO Festivalen skal fokusere på den første uka i fadderukene. Det skal satses på store fester med fete bookinger som har et bredt nedslagsfelt i studentmassen. Det skal lages og distribueres en plan for høstsemesteret som bidrar til å holde aktiviteten oppe også etter studentfestivalen. Vi skal øke besøkstallet med 25%.


Møte 2018-09-11

Protokoll - styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 11.09.2018, 18:00 Sted Chateau Neuf

Sak 18-088 Konstituering (V) Innkallingen godkjennes med merknad om forsen utsending

Sak 18-089 Godkjenning av referat 28.08 (V) Referatet ble slettet ved en misforståelse mellom Thorstein og Kristine. Heldigvis er google drive knallbra så vi får gjenopprettet det. Sak 18-090 Orienteringer (O) Daglig leder Får forhåpentligvis snart økonomirapporter for de siste månedene pga. Bytte av regnskapsfører. Økonomien er stram, men det holder frem til VT-pengene kommer rundt 20 sept. Ny områdeleder i EA, har hatt møte med henne. Ny inngangsdør kommer snart. Direktør Har nesten utelukkende jobbet med VT-søknad, et tidkrevende arbeid. Søkt om 1 502 969, mot fjorårets 1 471 000, innvilget 1 346 000. Har en del administrativt på backlog, men har det notert og fikser fortløpende. Har satt i gang prosess med revidering av foreningskontrakter. Styret vil gjerne ha foreningskontrakter opp som egen sak på styremøte. Direktør kommer tilbake til styremøte med en oppdatering og diskusjonssak. Styret Har deltatt på Velferdstingets høstseminar, Studentparlamentet ved UiOs Hadnlingsplanseminar og i møter med Kunnskap Oslo og Studenthovedstaden. Studentparlamentet ved UiO har vedtatt mye god politikk på studentkultur generelt, og Chateau Neuf og DNS spesifikt.

Sak 18-091 Studenthus (D) Formand skal fortsette å holde styret oppdatert på utviklinger i saken. Direktør har vært i kontakt med Universitas, som publiserer en sak om studenthus snart. VT har vedtatt at de skal utrede mulighetene på Neuf.

Sak 18-092 Studentfestivalen 2019 (V) Mandatet til neste års studio ble diskutert. På bakgrunn av dette ble det utarbeidet et mandat som oversendes ledelsen og vedtas formelt ved innlemmelse i protokollen ved neste styremøte. Sak 18-093 Eventuelt


Møte 2018-08-08

Protokoll fra styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 28.08.2018, 17:00 Sted Sentralen

Sak 18-077 Konstituering (V) Innkallingen godkjennes

Sak 18-078 Godkjenning av protokoll 24.4, 29.5 og 12.06 (V) Protokollene godkjennes

Sak 18-079 Orienteringer (O) Daglig leder Direktør Styret

Sak 18-080 Supplering av ledelsen (V) Direktør innstiller på at styret godkjenner Stein Olav Fause, ny koordinator av Medieavdelingen, som medlem av ledelsen. Suppleringen godkjennes

Sak 18-081 Fremdriftsplan strategi (O) Kristine holder innspillsmøte med SP 3.-4. september og inviterer Oslo Met, VT og Cosa Nostra til innspillsmøte første del av september. Samme opplegg kjøres med interne asap.

Sak 18-082 Gjennomgang av surveyundersøkelse (O)

Sak 18-083 Møteplan (V)

28. august kl. 18.00 11. september kl. 18.00 25. september kl. 18.00 16. oktober kl. 18.00 23. oktober kl. 18.00 6. november kl. 18.00 20. november kl. 18.00 29. november kl. 18.00 4. desember kl. 18.00

Sak 18-084 Søknad til Velferdstinget (D) Søknadsfrist 10. august. Thorstein skriver.

Sak 18-085 Budsjett (O)

Sak 18-086 Prioriteringer høsten 2018 (V) Styret ønsker å ha fokus på følgende punkter: - Glassbaren: Klarere instruks til konsept, utvalg etc. - Internmiljø: Satse på fest for aktive med lavere terskel. - Søke sparebankstiftelsen - Stikkontakter i GB - Fikse chill lokale i gamle admin Sak 18-087 Eventuelt Ingen saker.


Møte 2018-06-12

Til Styret i Det Norske Studentersamfund Kopi Direktør, daglig leder, desisjonsutvalget Fra Styreleder Innkalling til styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 12.06.2018, 10:00 Sted Møterom 1, Chateau Neuf – Det Norske Studentersamfund


Sak 18-077 Konstituering Godkjenning av innkalling Saken om Nova lå ikke på sakslisten ved første innkalling. Sak 18-078 Godkjenning av referat Godkjenner tidligere referater (24.04 og 29.05) Det skal tas en diskusjon om omfanget av referatføring under orienteringssaker. Sak 18-079 Orienteringer Daglig leder Ved salgssjef Andre Titland. Holder det kort da han i hovedsak er her for å diskutere arealplanen i 1. Etasje. Orienterte om økonomien kort. CN har fakturert for 500 000 kroner mer enn på samme tidspunkt i år. Usikkert hvilket utslag det vil gi ettersom bl. a. Personalkostnader har blitt høyere enn i fjor.

Direktør

Styret Kunnskap Oslo skulle egentlig vedta campusstrategien nå, men dette er utsatt til september fordi de ikke er klare ennå. For de uinnvidde er dette strategien der det blant annet skal vedtas om kommunen skal fortsette sin støtte til St. Olavs gate 32. Susann ble valgt som ny leder i SP. Meget Neuf-vennlig. :)


Sak 18-080 Oppfølging av strategiarbeidet m/Ida (O)

Sak 18-081 GDPR for DNS m/Thorstein (O) Thorstein orienterte om arbeidet. Har kartlagt hva som må endres av rutiner og er snart ferdig med dette arbeidet. Skal informere DNS, foreninger og CN om hva som må gjøres etter å ha tatt et møte med DL, Salg og Drift. Vi oppfyller ikke kravene i loven pt. men det er heller ingen alvorlige brudd som kan medføre sanksjoner. Noe har allerede blitt rettet opp i, f. eks. unødvendig lagring av personnumer.

Sak 18-082 Supplering av styret i CNAS m/Kristine (D) Ingen har noen konkrete forslag til kandidater. Vi ser videre etter en person med event/bar/utelivskompetanse. Skal være en kvinne. Sak 18-083 Arealplan 1. etasje m/Kristine (V) Vedlagt ligger forlagene brukt til å illustrere mulighetene i bygget for VT. Det ble diskutert mye rundt vedleggene og den endelige planen for første etasje. Det var enighet om at det ikke finnes midler pt. til å gjennomføre hele planen slik den nå foreligger innenfor et tidsperspektiv som alle kan være fornøyde med. Etter dette ble flere forslag til vedtak tatt opp til diskusjon. Etter diskusjonen ble følgende plan vedtatt: Forslaget til arealplan for første etasje i vedlegget vedtas som endelig plan. Dette skal gjennomføres innen medio 2020, altså innen studiestart høst 2020.

Som en midlertidig løsning for å bedre arbeidsmiljøet i administrasjonen og for å få frigjort et arrangementslokale i gamle administrasjonen ble følgende vedtatt: De fast ansatte, produksjonsledere og koordinatorer i DNS/CN A/S flyttes til galleriet slik det er i dag, eventuelt med noen nye vegger for bedre oppdeling. Direktøren, ledelsen og de skiftansatte samt administrasjonens funksjon som produksjonslokale flyttes til møteromskorridoren, fortrinnsvis møterom 1. Så snart administrasjonen har flyttet ut av det nåværende lokalet skal dette settes i stand til bruk for galleri og annen arrangementsvirksomhet. Dette bekostes av CN A/S og/eller eiendomsavdelingen. Sak 18-084 Eventuelt Det var ingen saker på eventuelt.


Sak 18-085 Lån til Radio Nova

Flere styremedlemmer bemerker at søknaden er vag, og at det ikke er klart hvilken sum det egentlig søkes om. Det står ikke noe om hva pengene spesifikt skal brukes på, det er ikke klart når og hvordan dette skal tilbakebetales.

Simen fra Radio Nova kom på møtet for å orientere:

Det konkrete problemet her er at de store oppgraderingene medfører mye moms som må betales nå, men som ikke kommer tilbake som refusjon før i desember 2019. Simen tenker et lån i størrelsesorden 200 000. Lånet vil tilbakebetales i løpet av våren 2019, garantert i løpet av 2019. Pengene trengs til å betale lønn i Januar 2019, så det er ikke veldig akutt.

Styret diskuterte hvorvidt DNS generelt bør stille seg positive til å dele ut slike lån. Det ble enighet om at DNS som paraplyorganisasjon bør ha mulighet til å stille med støtte i slike tilfeller når det finnes midler i CN A/S.

Etter diskusjonen ble følgende vedtak fattet:

DNS ønsker at det gis et lån til Radio Nova på høyst kr 200 000. Saken sendes videre til styret i CN A/S. Lånet forutsettes tilbakebetalt senest desember 2019.

Sak 18-086 Arrangementer i GB

Styret ønsker at det ikke avholdes arrangementer i Glassbaren. Direktøren følger opp dette.

Styret ønsker også at det kommuniseres klarere når åpningstidene avviker fra de ordinære.


Møte 2018-05-29

Protokoll fra styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 29.05.2018, 19:00 Sted Møterom 3, Chateau Neuf – Det Norske Studentersamfund Til stede Kristine-Petrine, Håkon og Ida

Sak 18-068 Konstituering Godkjenning av innkalling

Innkalling er godkjent med den bemerkningen at det ble oppgitt feil dato. Sak 18-069 Godkjenning av referat

Vi godkjenner protokoll fra 10.04. Protokollen fra 24.04 er ikke godkjent.

Sak 18-070 Orienteringer Styret Styreleder orienterer. Daglig leder Utgår. Direktør Utgår.

Sak 18-071 Erklæring til UiO (D) Saken ble diskutert. Styreleder skal sende en erklæring til UiO. Sak 18-072 Sette ned strategegikomité (V) Vedtak: Styret har hovedansvar videre. Ida har ansvar for videreføring av prosessen.

Sak 18-073 Supplering av ledelsen (V) Det er vedtatt at Habiba Stray er medlem i ledelsen som rekrutteringsansvarlig. Styret bemerker at direktør ikke har mandat til å selv supplere ledelsen, disse må godkjennes av styret først. Sak 18-074 STUDiO (O) Styret er orientert. Sak 18-075 Årsmarkering 2. oktober Vedtak: Styret inviterer, på vegne av DNS, sentrale aktører til årsmarkering 2. oktober. I forbindelse med årsmarkeringen skal det utgis en årsrapport for DNS. Det bemerkes at aktive også bør bli involvert i årsmarkeringen. Sak 18-076 Eventuelt Økonomi Styret er orientert. Saluttkurs Styret er orientert.



Møte 2018-04-24

Protokoll fra styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 24.04.2018, 17:00 Sted Chateau Neuf

Sak 18-061 Konstituering (V) Orienteringer mangler, legges inn som sak. Desisjonen informerer om at vedtakssaker kan ikke slenges inn sånn rett før møtet. Ellers OK.

Linn orienterer: Har hatt stort og positivt møte med EA og Thorstein, mye god stemning. Får blant annet penger til nye stikk på hele bygget sannsynligvis, nye inngangsdører + kanskje ventilasjonen i kjelleren. Kjører ut en mindre intern undersøkelse ang. huset fra i morgen, forhåpentligvis kan den bli en medlemsundersøkelse / brukerundersøkelse etterhvert.

Har også hatt møte med SMK og booking i admin for å se på hvordan man kan gjøre servicen for studentforeninger bedre. Blant annet går det ut spørreskjema til alle arrangører i etterkant av arrangement.

Angående aktivitetsnivået er det vanskelig å si noe om det er forbedret, da vi ikke har de oppdaterte tallene før noen måneder etter.

Thorstein orienterer: Økonomien går omtrent ok. Vi bader ikke i penger men det vil nok bedre seg fra høsten av. Sak 18-062 Studenthus (O) Kristine-Petrine orienterer: KP og Thorstein hadde svært positivt møte med to representanter fra VT-AU. De ser frem til videre samarbeid. VT skal vedta om de vil gå videre med SO32 i møte 22. mai.

Slottsutvalget skal utarbeide et forslag til romdisponering og innredning i 3. og 4. etasje. Sak 18-063 Internmiljø (D) Thorstein orienterer om hvordan det går med internmiljøet i lys av bla. nachforbudet.


Sak 18-064 Bygningsmassen en ønskeliste (V) Saken utsettes

Sak 18-065 “Pluss-1-regelen” (D) Thorstein orienterer: Har vært tatt opp jevnlig i ledelsen, foreløpig vil den ikke gjeninnføres, men vi ser på en oppmykning/klargjøring av mulighetene for forhåndsgodkjenning, både av arrangementer andre steder enn stry, samt tilgang for eksterne. Vi er klare over de potensielle utfordringene knyttet til rekruttering under spesielt studio, og vil finne en særordning for disse ukene.

Sak 10-066 Oppdatering fra “slottsmester/booking”møtet (O) Styret er orientert. Sak 10-067 Eventuelt

Omdømmegruppe:

Kristine-Petrine orienterer: Mye snakk om ting som på et generelt plan relaterer seg til husets omdømme. Bør settes ned en gruppe som kan lage en skisse på hvordan dette skal gjennomføres, hvilke mål man er interesserte i å oppnå. Gjerne noen med kompetanse på området. Daglig leder ønsker at nettsiden skal være med i dette prosjektet.

Årsrapport:

Hele styret mener den ser grei ut. Signerer ved anledning


Møtet hevet


Møte 2018-04-10

Referat til styremøte i Det Norske Studentersamfund Dato 24.04.2018, 17:00 Sted Chateau Neuf

Sak 18-061 Konstituering (V) Til stede: Kristine-Petrine, Kim, Håkon, Ida, Thorstein (direktør), Linn (daglig leder), Jens (desisjonen)

Orienteringer mangler, legges inn som sak. Vedtakssaker kan ikke slenges inn sånn rett før møtet, hilsen desisjon. Ellers OK.

Linn orienterer: Har hatt stort og positivt møte med EA og Thorstein, mye god stemning. Får blant annet penger til nye stikk på hele bygget sannsynligvis, nye inngangsdører + kanskje ventilasjonen i kjelleren. Kjører ut en mindre intern undersøkelse ang. huset fra i morgen, forhåpentligvis kan den bli en medlemsundersøkelse / brukerundersøkelse etterhvert.

Har også hatt møte med SMK og booking i admin for å se på hvordan man kan gjøre servicen for studentforeninger bedre. Blant annet går det ut spørreskjema til alle arrangører i etterkant av arrangement.

Det er vanskelig å si om aktivitetsnivået er endret, da man ikke har de oppdaterte tallene før noen måneder etter.

Thorstein orienterer: Har ingen større ting å orientere om. Økonomien går omtrent greit, bader ikke i penger men det vil nok bedre seg fra høsten av.


Sak 18-062 Studenthus (O) Kristine og Thorstein hadde et svært positivt møte med Elisabeth Holien og en til fra VT. De innrømmet at de nok hadde forelsket seg litt for mye i SO32, så frem til videre samarbeid etc.

Slottsutvalget skal utarbeide et forslag til romdisponering og innredning i 3. og 4. etasje som skal inneholde funksjonene som VT ser for seg i SO32.

VT skal vedta om de vil gå videre med prosjektet i møte 22. mai. Før dette må vi være klare med noen presentasjoner om hvordan vi kan oppfylle de samme funksjonene her på Neuf.

Linn, Thorstein og Kristine skal undersøke nærmere om det faktisk er noe som haster veldig ang. EA og det politiske ellers.

Sak 18-063 Internmiljø (D) Thorstein orienterer.

Saken ble diskutert. Alle er enige om at det er viktig at internmijøet fungerer godt. Det er i dag noe uklarhet i hva IG egentlig er og skal være. En avklaring rundt dette ville gjort det lettere å


KP: Veldig viktig at internmiljøet fungerer godt nå når nachspielene har blitt såpass begrenset.

Ida: Må få klarhet i hva IG egentlig skal være, og om det bør være en egen gruppe for interne arrangementer som ikke er det samme som IG.

Håkon: Valgprosessen i IG er jo litt rar, og ikke veldig godt egnet når det skal rekrutteres til en gruppe som bør drive med interne arrangementer.

Desisjonen: Vil råde ledelsen til å få interne arrangementer ut av IG, og også ha ting utenfor stry.

Kim: Person i ledelsen med ansvar for interne arrangementer høres bra ut.

Sak 18-064 Bygningsmassen en ønskeliste (V) Saken utsettes

Sak 18-065 “Pluss-1-regelen” (D) Direktør orienterer: Har vært tatt opp jevnlig i ledelsen, foreløpig vil den ikke gjeninnføres, men vi ser på en oppmykning/klargjøring av mulighetene for forhåndsgodkjenning, både av arrangementer andre steder enn stry, samt tilgang for eksterne. Vi er klare over de potensielle utfordringene knyttet til rekruttering under spesielt studio, og vil finne en særordning for disse ukene.

Sak 10-066 Oppdatering fra “slottsmester/booking”møtet (O)


Sak 10-067 Eventuelt

Omdømmegruppe:

KP: Mye snakk om ting som på et generelt plan relaterer seg til husets omdømme. Bør settes ned en gruppe som kan lage en skisse på hvordan dette skal gjennomføres, hvilke mål man er interesserte i å oppnå. Gjerne noen med kompetanse på området.

Håkon: Bør vi skrive ned noe kort om hva dette skal gå ut på til de personene vi evt. inviterer til en slik gruppe?

KP: Så lenge det er kort og ikke legger for mange føringer på gruppens arbeid.

Linn: Nettsiden må med i dette prosjektet.

Årsrapport:

Hele styret: Ser ok ut. Signerer ved anledning

Sakspapirer medlemsmøte:

Desisjon: dere er klar over fristene?

Styret: Ja


Møtet hevet


Møte 2018-03-13

Til stede: Thorstein D, Kim, Ida, Håkon, KP

Sak 18-039 Konstituering

Godkjent

Sak 18-040 Godkjenning av protokoll

Utsettes til nest gang.

Sak 18-041 Direktør orienterer

Nachreglene er revidert for å gjøre de tydeligere, STUDiO Kulturutvalget er oppe å går igjen og kommer med en del arrangementer Det kommer en del annonser som reklamerer for den ledige kapasiteten

Sak 18-042 Orienteringer

Signert vennskapskontrakt - er blitt lagt inn i oversikt over venneforeninger. Endringer i slottsmesterordingen: Enkelte dager fra kl 13 i stedet for 15. Mye nye dagsoppgaver og faste rydderutiner. Det jobbes med å bedre forholdene slik at problemer med opplevd servicenivå unngås.

Sak 18-043 Langtidsstrategi (Kristine)

Langtidsplanen for 2016-2018 utløper i år og vi har fått i oppgave å lage en ny strategi. Dette har potensiale til å bli et veldig spennende arbeid som kan gi oss et veldig nytt arbeidsverktøy og en felles visjon som hjelper oss på veien videre. Jeg håper derfor styret kan jobbe jevnt med dette gjennom året, hente inn viktige perspektiver fra ulike hold og gi så mange som mulig eierskap i prosjektet. Seminarvarianten av strategiplanlegging fungerte godt sist. Strategiplanen ble fulgt for godt opp, men den hadde god forankring i organisasjonen. Planen bør være noe annet enn en smørbrødliste med ønskedrømmer. Poenget må være at den skal kunne fungere som et relevant styringsdokument. Bør få tilbake workshopene, så kan styret legge en strategiplanstrategi.

Sak 18-045 Handlingsplan mot trakassering (Ida)

Etter møte med DNS sine kontaktpersoner, er det noen saker angående handlingsplanen vi bør diskutere. Det aller viktigste er å konkretisere punktet som handler om konsekvenser. Kontaktpersonene savner mer detaljer om hva de faktisk har makt til å gjøre, og også forslag til midlertidige/umiddelbare løsninger. Vi må også få en tydeligere informasjon ut til de aktive om hvem som er kontaktpersoner og hvilke tiltak som blir gjort hvis noen varsler. Et annet punkt som bør diskuteres er hvilke forebyggende tiltak vi skal iverksette. Har snakket med kontaktpersonene. Disse ønsket noe mer konkret om konsekvenser av trakassering i handlingsplanen. Styret antar at dette kan avhjelpes ved kursing av kontaktpersonene. KP foreslår at vi avholder et større kurs og inviterer både eksterne og interne foreninger. Deisisjonen tipser om at NHO har gode kurs om dette. Kontaktpersonene må inn i nachspielregeldokumentet. Direktøren ordner.

Sak 18-046 Der det er husrom er det hjerterom <3 (Kristine & Slottsutvalget)

For å kunne ta stilling til oppgraderinger i lokalene våre på en effektiv måte, vil en arealplan med prioriteringer kunne være et godt verktøy. Thorstein har i samarbeid med slottsutvalget, administrasjonen, og eiendomsavdelingen ferdigstilt en rapport om tilstand og nødvendige tiltak. Vi trenger en klarere strategi her og det er nødvendig med retninglinjer for hva direktøren og slottsutvalget skal prioritere i prosesser både opp mot eiendomsavdelingen og CN A/S. Thorstein lager et forslag til prioritert liste på generelt nivå med forslag til enkelttiltak. Listens generelle del presenteres på neste styremøte.

Sak 18-047 Retningslinjer for representasjon (Kim)

Kim presenterer sitt forslag til nye formelle retningslinjer for representasjon. KP: bra dokument, som en bemerkning bør styret også passe på sitt eget kostnadsnivå jf. den noe tilstrammede økonomiske situasjonen i DNS. Retningslinjene er vedtatt uten videre bemerkninger.

Sak 18-048 Ekstraordinær generalforsamling i CNAS

Det avholdes ekstraordinær generalforsamling i CN A/S.

Sak 1 Konstituering

1.1 Godkjenning av innkalling Godkjennes uten bemerkninger.

1.2 Valg av protokollfører Thorstein velges.

Sak 2 Valg av styremedlem i Chateau Neuf AS

Formand i Det Norske Studentersamfund (DNS) skal etter CNAS vedtekter sitte som styremedlem i CNAS. Da formandsrollen ikke er besatt, må det velges inn et midlertidig styremedlem i CNAS. Denne personen vil sitte som styremedlem frem til ny formand tiltrer.

KP foreslår Håkon Eide.

Håkon er valgt ved akklamasjon (i entall).

Sak 18-049 Eventuelt

- Valgkom vil ta en øl med oss. Når kan vi? Vi kan drikke øl hele tiden, for eksempel før quiz etter påske Håkon vil bemerke at det blir litt johan hvis styret skal legge noen føringer eller påvirke på noen måte i retning av bestemte personer.

- Fordeling av prosjektpott Ingen svarte Ida på fb ang denne saken, så vi kan ikke vedta fordelingen nå. Saken utsettes til neste møte, når alle har fått lest ordentlig gjennom søknadene. Styret bemerker at informasjonen om prosjektpotten er for liten eller ikke-eksisterende.

- Galla Kim og Håkon går gjennom avtaler med venneforeninger og inviterer disse.

Møtet hevet 19:35


Møte 2018-02-27

Til stede: Linn DL, Kristine Petrine, Håkon, Ida, Kim

Sak 18-029 Konstituering

Rekkefølgene på saken ble endret og innkallingen ble godkjent med den merknad at den kom for sent.

Sak 18-030 Godkjenning av referat

Vi finner ikke referatet og kan ikke godkjenne det. Utsettes til neste møte

Sak 18-031 Direktør orienterer

Saken utgår på grunn av sykdom

Sak 18-032 Økonomisk gjennomgang

Daglig leder orienterer. Styret blir gjort oppmerksom på at aktivitetsnivået på huset er lavt. Styret ber om status på annonseringen i Universitas og arbeidet med å invitere flere foreninger til huset. Styret foreslår at man ser på muligheten for å drive oppsøkende virksomhet og ta kontakt med foreningsledere direkte. Orienteringen tas til etterretning.

Sak 18-033 Oktoberfest

Styrets innspill til CNAS er at vi ikke ønsker å videreføre oktoberfest i samme skala som foregående år. Styret ønsker heller å legge ressurser i STUDiO.

Sak 18-034 Retningslinjer for representasjon

Styret diskuterer representasjonsordningen. Vedtak i saken gjøres på neste møte. Kim har ansvar for å forberede saken.

Sak 18-035 Medlemskapsordning og prisreduksjon

Styret diskuterer medlemskapsordningen og mulighetene for å redusere barprisene for studenter. Styret ønsker videre utredning av muligheten for prisreduksjon i baren som et aktivitetsfremmende tiltak og ber om innspill og anbefalinger fra CNAS. Styret utferdiger i felleskap et konkret forslag til ny medlemskapsordning på neste workshop. Saken tas opp som vedtakssak så fort som mulig.

Sak 18-036 Studenthovedstaden og Velferdstinget

Kristine og Ida orienterer om status for prosjektet “Studenthus i sentrum” i Studenthovedstaden og Velferdstinget. Orienteringen tas til etterretning.

Sak 18-037 Dobbeltroller og rolleavklaring

Styret slår fast at Kim, som slottsmesterkoordinator, er inhabil i saker som omhandler slottsmesterordningen. Styret ønsker en orientering fra slottsmesterkoordinator på neste møte.

Sak 18-038 Eventuelt

Kontaktpersoner Styret ønsker at kontaktpersonene for CNAS og DNS koordinerer kursingen, men at kontaktpersonene ikke skal operere på tvers. Ida tar kontakt med Linn Arealer og slottsutvalget Styret diskuterer behovet for langsiktig planlegging og prioriteringer av arealbruk. Styret i CNAS har oppfordrer til det samme. Som en konsekvens av at vi inviterer flere foreninger inn på huset mener styret det er avgjørende at lokalene vi stiller til disposisjon ser greie ut. Undersøkelsen gjennomført av Velferdstinget viser at det er et særlig behov for møterom. Styret ønsker at man prioriterer å rydde møterommene i første etasje.


Møte 2018-01-30 kl 1800

Til stede: Håkon, Ida, Kim, Linn DL, Thorstein dir., Jørn (desisjonen).

Sak 18-012 Konstituering

Godkjenning av innkalling

Innkallingen ble godkjent med den bemerkning at den kom 1 dag for sent.

Sak 18-013 Godkjenning av referat

Godkjent uten merknad.

Sak 18-014 Økonomi

Daglig leder orienter om den økonomiske situasjonen i DNS og CN AS, sett opp mot budsjett for både CN AS og DNS.

Sak 18-015 Direktør orienterer

Direktør orienterer om tingenes tilstand i DNS.

Sak 18-016 Datoplan

Datoplan utarbeidet på workshop skal vedtas. Underlag til sak: Datoplanen.

Datoplanen er vedtatt. Uten anmerkninger.

Sak 18-017 Handlingsplan

Saken er trukket. Tas direkte med direktøren.

Sak 18-018 Oktoberfest 2017 - evaluering

Muntlig orientering på møtet.

Sak 18-019 Medlemskapsordningen

Medlemskapsordningen er iht handlingsplanen til behandling i styret. Direktør fremlegger en enkel økonomisk analyse av de økonomiske konsekvensene av å fjerne medlemskapsordningen.

Medlemskapssalget er pt rundt 100 000 kr pr. år. Disse midlene vil måtte dekkes opp med økt salg, eventuelt avregnes mot den positive effekten eventuelt flere besøkende vil ha for DNS uavhengig av ølsalg. Ved fjerning av medlemskapsordningen vil den naturlige konsekvensen være at serveringspriser settes ned til nåværende medlemspriser. Et alternativ til dette vil kunne være å løsrive serveringsrabattene fra medlemskapet, og heller sette prisen ned ytterligere. Dette vil ha mindre økonomiske konsekvenser (f. eks. ved nedsettelse til 50 kr.). Potensialet for tilsvarende inntjening som i dag (ved økt medlemskapssalg) vil også være tilstede. Medlemskapet vil da kunne fungere som et støttemedlemskap og gi rabatter på andre ting enn servering.

Thorstein har ikke hatt tid til å utrede dette skikkelig. Kommer tilbake med mer i morgen, håper at styret vil kunne ta stilling til dette på neste styremøte.

Desisjonen ønsker en kort redegjørelse for hvilke endringer i vedtektene en eventuell fjerning av medlemskapsordningen vil kreve.

Sak 18-020 Verv og roller

Vervene som nevnt på forrige styremøte må besettes.

Styret velger å fatte et vedtak pr. mail i kraft av å være CNAS' generalforsamling, der Kim velges som representant i CNAS-styret.

Kristine velges til representant i Studenthovedstaden og kunnskap oslo.

Ida velges til representant i læringsmiljøutvalget.

Håkon velges til representant i velferdstinget og studentparlamentet.


Sak 18-021 Data til direktør

Thorstein har diskutert sitt prekære behov for en bærbar maskin med Linn, og hun foreslo at vi lager en avtale der DNS kjøper en computer som han kan lease mot trekk i lønn. Maskinen kan da gå i arv til neste direktør eller han kan kjøpe den ut for restsummen når året er omme.

Styret vil uttale seg om hvem denne ordningen kan gis til på generelt grunnlag. På grunn av forventet arbeidsmengde hos direktør og nødvendigheten av dette arbeidsverktøyet mener styret denne løsningen kan tilbys denne og fremtidige direktører.

Sak eventuelt

- Desisjonen vil oppfordre ledelsen til å legge ut protokoller i en tilsvarende vitebokartikkel som dette. Direktøren tar dette til etterretning.
- Til neste styremøte vil styret i fellesskap fremme en sak om å fordele formandshonoraret mellom de fire medlemmene. Dette fordi arbeidsmengden for alle er økt, og fordi en omdisponering av disse midlene vil kunne føre til at vi ikke får denne tildelingen igjen til neste år. 

Referat 2018-01-17 kl 1700

Til stede: Kristine-Petrine, Kim, Håkon, Ida, Thorstein (ref)

Sak 18-003 Konstituering og godkjenning av innkalling

Rekkefølgene på saken ble endret og innkallingen ble godkjent med den merknad at den kom for sent.

Sak 18-004 Økonomi

Direktøren skal oversende månedlige økonomirapporter til styret og presentere disse på styremøte. Ved neste styremøte skal økonomien gjennomgås grundig.

Avtalen om VT-støtte ankom i dag og signeres av Thorstein ved første anledning.

Sak 18-005 Godkjenning av ledelsen 2018

De som skal sitte i ledelsen er:

Bjørn Ola Opsahl Emil Mathisen Brage Lie Jor Rannveig Tarberg Sofie Brunvoll

Styret etterlyser en leder av mediavdelingen. Styret etterlyser en avklaring av Emil Mathisens engasjement i forsvaret. Styret skal ved en senere anledning avklare rutiner for når ledelsen skal presenteres for styret.

Ledelsen er godkjent med disse merknadene.

Sak 18-006 Prosjektskisse til StudiO

Styret har tillit til at StudiOstyret og ledelsen kan finne en balanse mellom utleie/lukkede arrangementer og åpne arrangementer under festivalen. Styret er enig i at lukkede fester som omfatter hele huset bør unngås. Styret ønsker å se en oversikt over tidligere års resultater på utleie/lukkede fester.

Styret vil bemerke at tidlig kontakt med fadderordningene bør være en prioritet.

Styret ønsker fokus på konserter i kjelleren heller enn storsalskonserter. Styret ønsker at ledelsen og studiO tar begrenset risiko og ikke satser på inntekter fra billettsalg.

Styret synes fortsatt at prosjektskissen er wishy-washy og forventer at konseptet spisses ytterligere frem mot festivalen.

Styret vil ikke gi fullmakt til direktøren for disposisjon av midler over 50 000 kr.

Styret bemerker at prosessen rundt utlysninger av vervene har vært rotete, og forventer at direktøren følger opp dette til etter årets festival.

Prosjektskissen er godkjent med disse merknadene.

Sak 18-007 Oppfølging av hendelse tirsdag 9.

Lukket sak.

Sak 18-008 Si fra-system

Handlingsplanen mot trakassering godkjennes med enkelte endringer. Kristine tar kontakt med to personer i ledelsen angående å sitte som kontaktpersoner i varslingssaker.

Sak 18-009 Operasjonalisering av handlingsplanen for 2018

Styret planlegger et handlingsplanseminar, foreslår en dato og inviterer ledelsen.

Sak 18-010 Datoplan

Utsettes til neste møte. Kim lager et utkast til datoplan til neste møte, Styremøter avholdes tirsdag kl 18. Ledelsesmøter tirsdag kl 1530. Thorstein kan ikke møte i styremøter etter kl 1845 i partallsuker.

Sak 18-011 Snap-gruppe

Kristine vil veldig gjerne at styret skal ha en snap-gruppe. Styret forøvrig er enig i at dette er bra og Kristine gis ansvaret for å opprette gruppen.

Styret vil bemerke at Thorstein ikke får være med. Gruppefargen skal være grønn.

Sak 18-012 Status og videre oppfølging av utsatte saker

Styret er enig med seg selv om at de en gang i måneden skal avholde lengre møter for å unngå den situasjonen at saker gang på gang blir utsatt.


Møtet hevet kl. 1910