Tid: Torsdag 05. januar 2017, kl. 17:45
Sted: Kulturhuset
Tilstede: Andreas Thomassen Slørdahl, Ada Moe Fause, Jørn Kløvfjell Mjelva, Therese Byhring
Merknader: Andreas kom kl. 18 og gikk kl. 18:30

Sak 1: Gjennomgang av mandat og ansvar

Ingen merknader.

Sak 2: Avklare arbeidsoppgaver og intern kommunikasjon

I tråd med behandlingen i SLU 2016:1 må desisjonen offentliggjøre referatene sine.

Sak 3: Saker til første medlemsmøte

Desisjonen sender inn følgende saker til medlemsmøte:

Valg av valgkomité
Valg av et medlem i hovedstyret
Honeringsordningen
Valg av ny storebror i Desisjonen

Sak 4: Valg av leder av Desisjonen -V-

Ada Moe Fause stiller som leder av desisjonen. Ingen motkandidater.
Ada blir valgt ved akklamasjon.

Sak 5: Oppgaver som må gjøres og følges opp

Desisjonen vil forsøksvis legge protokoller i Viteboka. Ingen øvrige merknader.

Sak 6: Eventuelt

Ingen merknader

Møtet hevet kl. 19:11

Protokoll, Desisjonsmøte 14/08/17

Tid: 14. august 2017, kl. 14:30
Sted: Politisk rom, Chateau Neuf
Tilstede: Andreas Thomassen Slørdahl, Ada Moe Fause, Jørn Kløvfjell Mjelva, Therese Byhring

Sak 1: Orienteringer

Andreas er tilbake fra Australia.
Alle i Desisjonen gleder seg til Grisefest 23. sept.

Sak 2: Orientering fra Hovedstyret om løpende rettstvister

Desisjonen er orientert.

Sak 3: Datoer høsten 2017

23. september - Grisefest
15. november - medlemsmøte

Valg av ny Direktør
Valg av 2 styremedlemmer
Valg av 2 til Desisjonen

Sak 4: Gjøremål høsten 2017

Delta på første foreningsledermøte i løpet av høsten.
Andreas skriver en fin hilsen til Marianne Borgen for å gratulere henne som ny Storebror. Therese lager den fin.

Protokoll, Desisjonsmøte 10/11/17

Tid: 10/11/17, kl. 14:00
Sted: Kafé Georg, Blindern
Tilstede: Therese Byhring, Jørn Mjelva, Andreas Slørdahl

Sak 1: Mulighet for å åpne dagsorden for saker som skal offentliggjøres to uker før medlemsmøtet

Saken
Innkalling med endelig saksliste ble sendt ut åtte dager før medlemsmøtet. På sakslisten sto vedtak av budsjett og vedtak av handlingsplanen 2018. Dette er for sent etter § 3-2 femte ledd, som sier at begge disse sakene skal offentliggjøres minst 2 uker før møtet avholdes. Ifølge Lovenes § 3-2 sjette ledd kan dagsorden åpnes med 2/3 flertall under møtet. Spørsmålet blir dermed om dette kun gjelder ordinære saker med en ukes frist, jfr. § 3-2 fjerde ledd, eller om sakene som krever lengre tidsfrist ikke inngår i bestemmelsen.

Desisjonens avgjørelse
Desisjonen har kommet frem til at medlemsmøtet kan legge til sakene til dagsorden, forutsatt at dagsorden åpnes med 2/3 flertall under møtet.

Begrunnelse
Det er for oss klart at en praksis hvor medlemsmøtet kan åpne dagsorden og legge til sakene med strengere frist, vil kunne skape et smutthull i Lovene, hvor de strenge vilkårene som settes i § 3-2 femte ledd blir meningsløse, fordi de kan omgås av et medlemsmøte med 2/3 flertall. Det er likevel vårt syn at det kan finnes tilfelle hvor dette må være tillatt i de tilfelle hvor hensynene bak regelen på andre måter er ivaretatt. Dette må være en konkret vurdering av den foreliggende møteinnkalling.

Hensynene bak reglene om frist for sakspapirer, er ifølge Lovutredningen (SLU 2016:1 Kapittel 4.3.2.4) at medlemmene skal ha nok tid til å sette seg inn i sakspapirene, og å sette av møtedagen for å forhindre kuppforsøk. Det går fram av Lovutredningen at hensynet til å sette seg inn i sakspapirene er ivaretatt av fristen på å sende ut sakspapirer 1 uke før møtet.

Slik vi ser det, vil det avgjørende spørsmål i vår sak være om innkallingen er gjort slik at den ivaretar hensynet til å forhindre plutselige kuppforsøk under medlemsmøtet. Etter vårt syn vil dette kunne forhindres om styret har sørget for å offentliggjøre det faktum at budsjett- og handlingsplansakene skal behandles på medlemsmøtet innenfor den strenge saksfristen på 2 uker.

Styret opprettet et facebook-arrangement for medlemsmøtet allerede i oktober, og i beskrivelsen av dette arrangementet, ble det opplyst om at handlingsplanen og budsjettet for 2018 skulle behandles. Dette var godt og vel innenfor den strenge saksfristen på to uker før møtet.

Vi kommer derfor fram til at Styret har ivaretatt hensynet til å forhindre umeldte forsøk på endre foreningens strategi. Sakene om budsjett og handlingsplan for 2018 kan dermed behandles på lik linke med en sak med ordinær frist etter § 2-3 femte ledd, og kan legges til dagsorden med 2/3 flertall under medlemsmøtet.

Votering: Ingen innsigelser

Andreas sender beskjed om tolkningen til styret. Jørn legger den opp i Viteboka.

Sak 2: Foreningskontraktene

Desisjonen gjennomgår mappen med kontaktene.

Anmerkninger

Inntil videre finnes bare foreningenskontrakten til Cinema Neuf samt vedlegg med romfordeling i mappen. Desisjonen tar utgangspunkt i at de øvrige kontraktene ikke vil avvike stor fra denne.
Formålet i del 2 nevner at kontrakten regulerer forholdet mellom foreningene “ut over det som framkommer av DNS’ vedtekter”. Siden ingen foreninger lenger nevnes i DNS’ vedtekter, kan denne delen gjerne strykes.
I punkt 5.7 nevnes kravet om å stille med representant i Representantskapet. Siden dette organet ikke finnes lenger, bør denne delen strykes. I og med at Foreningslederforum er et initativ fra foreningslederne selv, og ikke innehar kompetanse til å bestemme noe over DNS, ser ikke Desisjonen heller noe poeng i å ivareta en tilsvarende bestemmelse for Foreningslederforum.
Punkt 5.10 gir foreningen plikt til å stille med 5 representanter på generalforsamling. Desisjonen tolker dette til å bety at de bare plikter å stille med representanter på medlemsmøtet som behandler årsregnskap, jfr. Lovene § 3-7. Om DNS ønsker at foreningene skal stille på flere medlemsmøter, bør denne delen endres.

Ada får tildelt ansvar for å videreformidle anmerkningene til styret

Sak 3: Synlighet

Jørn orienterer, og argumenterer for behovet for å tilgjengeliggjøre strategien sammen med forslag til handlingsplan. Øvrige medlemmer bifaller

Uttalelse fra desisjonen
Strategiplanen bør tilgjengeliggjøres, særlig under medlemsmøtet der det skal stemmes over handlingsplan, så medlemmene har mulighet til å sette seg inn i om handlingsplanen er i tråd med strategiplanen.

Sak 4: Orientering til medlemsmøte

Desisjonen gjennomgår hvilke punkter som bør tas med i orientering til medlemsmøtet

Sak 5: Overlapp med nye desisjonsmedlemmer

Desisjonen tar sikte på overlapp med nye medlemmer av desisjonen etter 5. desember