Styremøter 2020

Fra Viteboka
Hopp til: navigasjon, søk

På denne siden er referater/protokoller fra møtene i Styret 2020 i Det Norske Studentersamfund i 2020.

Møte 21.02.20

Til stede:

Fra Styret: Adrian, Frøydis, Peter, Susann (via tlf)

Fra Desisjonen: Keisuke, Linn Carin, Rebekka, Jonas

Andre: Britt (vara for daglig leder), Ida (direktør)


Sak 20-01 Konstituering

Innkallingen er godkjent

Adrian er valgt til møteleder


Sak 20-02 Peters posisjon i styret

Peter sitter nå i SiOs hovedstyre. Han sa på valgmøtet i VT at han kom til å trekke seg fra DNS-styret.

SiOs hovedstyre mener at han ikke trenger å trekke seg.

VTAU har gitt han beskjed om at de anbefaler at han skal trekke seg, siden han sa at han skulle gjøre det i valgtalen.

Desisjonen i DNS forteller at det ikke finnes noe i lovene som sier at han må trekke seg. De mener uansett at det er uheldig hvis han fortsetter, ettersom han kommer til å være inhabil i mange saker. Det finnes en interessekonflikt mellom de to organisasjonene.

Saken ble diskutert.

Peter trekker seg fra styret med umiddelbar virkning.


Sak 20-03 Styreleder har trukket seg

Styret diskuterte hvem som skal være fungerende styreleder frem til neste medlemsmøte.

Adrian ønsker å bli fungerende styreleder, frem til neste medlemsmøte. Han er valgt.

Styret fordeler arbeidsoppgavene til styreleder internt.


Møtet er hevet 16.50

Møte 02.03.20

Tilstede: Frøydis, Adrian, Susann (via telefon), Linn og Ida

Dato 02.03.2020, 16.30

Sted Chateau Neuf


Sak 20-04 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent


Sak 20-05 Godkjenning av referat (V)

Referat 19.11.19 er godkjent


Sak 20-06 Orienteringer (O)

Daglig leder

Eiendomsavdelingen svarer oss ikke, vi får ikke en ny kontaktperson. CNAS og direktør holder på med et prosjekt hvor vi prøver å nå ut til flere eksterne studentarrangører som arrangerer utadrettede arrangementer.


Direktør

MA, TT og Regimet har nok frivillige til at ting går rundt. I ledelsen jobbes det en del med arrangementsideer, noen denne våren, men med hovedvekt på høsten. Interngruppa har laget en aktivitetsplan for interne arrangementer frem til desember 2020.


Styret

Adrian har vært rundt på arrangementer og hørt hva folk forventer av DNS. Styret er i kontakt med EA. Prøver å få oversikt.


Sak 20-07 Gjennomgang økonomi DNS (O)


Dårlig likviditet grunnet at UiO ikke har gitt oss penger for å lønne Slottsmesterne og en glipp fra regnskapsfører som gjør at momskompensasjonen kommer senere. Vi har brukt ganske lite penger så langt i år.


Sak 20-08 Valg av festivalsjef for Studentfestivalen 2020 (V)

Det kom inn to søknader på vervet som festivalsjef. Direktør innstiller på Maiken Reistad som festivalsjef.

Maiken er godkjent av styret.


Sak 20-09 Godkjenning av ledelsen 2020 (V)

Direktør ønsker at ledelsen 2020 skal bestå av:

Magda Thomsen - leder av Tappetårnet

Benjamin Ødegaard - leder av Regimet

Emilie Fosse - leder av Medieavdelingen

Maiken Reistad - leder av Arrangementsutvalget og festivalsjef for Studentfestivalen 2020


Ledelsen er godkjent av styret.


Sak 20-10 Møteplan for våren 2020 (V)

Møtene er klokken 16.30, på Chateau Neuf, følgende datoer dette semesteret:

09.03

23.03

15.04

27.04

11.05

25.05

08.06


Deler av styret ønsker å være med på ledelsesmøter når de har tid. Ida informerer styret hvis ledelsesmøter blir avlyst.


Sak 20-11 Behandling av søknader til prosjektpotten

Det er kommet inn to søknader så langt i år til prosjektpotten.


Radio Nova har søkt DNS 100.000 kr til støtte til sitt arrangement Novafest den 19.03.20, på Betong.

I 2020 er prosjektpotten til DNS på 100.000 kr.

Styret ønsker ikke å bevilge Radio Nova hele prosjektpotten.

Chateau Neuf AS har penger i sitt budsjett for å støtte studentaktivitet.

DNS-styret anbefaler CNAS å støtte Novafest med 80.000.


Tappetårnet har søkt om 5200 kr til innkjøp av plater til Bokcafeen. Styret innvilger søknaden.


Sak 20-12 Handlingsplan 2020

Styret må prioritere hvilke punkter de har kapasitet til å jobbe med dette semesteret.

Adrian ønsker å jobbe litt med debatter. Punktet “Lage en langsiktig plan som sikrer drift og finansiering av studentkulturen i Oslo” er styrets ansvar. Adrian setter så smått igang dette prosjektet.


Sak 20-13 Eventuelt

1. Forventingsavklaring på neste møte.

Adrian ønsker en forventningsavklaring, med styremedlemmer og daglig leder og direktør. Samt en total forventningsavklaring til styret.


2. Studenthuskomiteen til VT: skal noen fra DNS sitte der?

Styret diskuterte om det er ønskelig at noen fra styret sitter i studenthuskomiteen tilknyttet St. Olavsgate 32. Adrian skal høre med VT-AU om hva det konkret innebærer, og så informere resten av styret slik at de kan ta en felles avgjørelse.


3. Medlemsmøte i vår

Styret diskuterte om det er ønskelig å ha et tidligere medlemsmøte enn det man vanligvis har i mai. Så langt er ikke arbeidsmengden veldig stor, så de sikter seg inn på medlemsmøte tidlig i mai.


Møtet hevet 18.31

Møte 09.03.20

Dato 09.03.2020, 16.30 Sted Chateau Neuf

Sak 20-14 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Innkallingen er godkjent


Sak 20-15 Godkjenning av referat (V)

Referatet fra møtet 21.02.20 er godkjent.

Referatet fra 02.03.20 er godkjent.


Sak 20-16 Orienteringer (O)

Daglig leder

Direktør

Ledelsen ønsker at DNS tar over Instagram-kontoen. Ida skal starte denne prosessen

Styret

Snakket med SP om kontaktproblemer med EA. Skal snakke med VT om en felles strategi for dette huset de neste ti årene. Snakke med kommunen om mulig finansiering.

Adrian sitter i Studenthuskomiteen til SO32. De skal jobbe med hvordan bygget skal driftes. Frøydis har vært i møte med Linn og Simen (regnskapsfører). De skal se over de månedlige rapportene og presentere de på styremøter en gang i måneden.

Sak 20-17 Galla

Saksansvarlig: Adrian

Bør sette sammen en gallakomité. Adrian er ansvarlig for å legge ut en post om komitemedlemmer. Adrian sender ut invitasjoner med to gratisbilletter til hver til venneforeningene utenfor Oslo. Ida lager et arrangement i ticketco.


Sak 20-18 Forventningsavklaring

Saksansvarlig: Alle

Forventningsavklaring, med styremedlemmer og daglig leder og direktør. Samt en total forventningsavklaring til styret.

Saken er utsatt til styret er fulltallige på styremøte.

Sak 20-19 Nytt lokale i 1. etasje

Saksansvarlig: Ida

I handlingsplanen 2020 står det: “Etablere et nytt arrangementslokale på front i første etasje med fokus på flerbruk og funksjonalitet”. Dette viser seg at er en del dyrere å gjøre enn først antatt. Et alternativt forslag som er kommet opp er å rive veggene mellom dagens møterom 2, møterom 3 og gangen utenfor (se vedlegg). Lokalet vil bli omtrent like stort som rommet innenfor Glassbaren. Dette vil bli en del billigere enn store inngrep i rommet på front. Hvis vi går for denne løsningen, kan lokalet på front igjen bli til et galleri (til dette kreves det kun rydding og maling av vegger). Kostnadsanslaget er ca 250 000 for et lokale i


Styret ble orientert om at det er en mulighet. De foreslår å evt heller ta det i den delen av gangen hvor møterom 1 er, fordi det er bedre utsikt og det går flere folk forbi der. Styret ønsker et møte med CNAS om økonomi og hvor mye handlingsrom de har.


Ingen vedtak er fattet i saken.


Sak 20-20 Eventuelt

Representasjon: Vi har fått en del invitasjoner. Frøydis lager en oversikt i excel over invitasjonene. Honorar styreleder: Adrian snakker med Linn om hvordan det løses.


Møtet hevet 18.03.

Møte 23.03.20

Tilstede: Susann, Frøydis, Adrian, Linn, Ida

Dato: 23.03.20

Sted: Zoom, Internett


Sak 20-20 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent.


Sak 20-21 Godkjenning av referat (V)

Referatet fra 09.03.20 er godkjent.


Sak 20-22 Orienteringer (O)

Daglig leder

Permittert nesten alle ansatte i CNAS, pga vi måtte stenge huset grunnet COVID-19. Vi har 7 dager med lønnsplikt, ettersom regjeringsvedtaket kom såpass sent. De som ikke er permittert i CNAS er daglig leder, salgssjef og koordinatorer (bar og vakt). Slottsmesterene er pt ikke permittert, pga UiO har godkjent at de kan være der og gjøre forefallende arbeid. I DNS er ingen permittert. Studenter og permitteringer; det er nå opp til Lånekassen, de har ikke vedtatt noe enda. UiO bestemmer over Slottmesterlønningene. Styret mener det er ønskelig å se på en løsning hvor vi kan hjelpe de ansatte på huset som er studenter, hvis støttepakken fra lånekassen viser seg å bli dårlig. Stiftelsen har mulighet til å støtte oss hvis vi må holde stengt over en lengre periode.


Direktør

Studio: Vi har begynt å jobbe med det. Har funnet en som ønsker å være arenaansvarlig og bookingansvarlig. UiO har begynt å se på muligheten for digital semesterstart. Dette vil påvirke Studio, Susann holder Ida oppdatert. Ida har såvidt begynt å se på VT-søknaden for 2021. Stort sett alt annet er satt på vent, og vi planlegger per nå ikke noen arrangementer som krever fysisk oppmøte denne våren.


Styret

Adrian har satt det meste på vent, fordi kommunen etc. er opptatt med andre ting nå. Har snakket med VT og NSO om permitteringer og studenter.


Sak 20-23 Galla

Saksansvarlig: Adrian

Her burde styret fatte en beslutning rundt hvorvidt den skal utsettes eller om man skal fortsette fremover. Adrian foreslår at man holder en “fest” hvis krisen er over innen den 16. mai og heller har en galla til høsten.

Styret vedtar å flytte gallaen i år til høsten, og evt avholde en fest den 16. mai hvis det er mulig da.


Sak 20-24 Forventningsavklaring

Saksansvarlig: Alle

Alle er enige om at det er vanskelig å ta denne saken nå, ettersom vi er i en unntakssituasjon.

Styret ønsker at Ida og Linn holder styret oppdatert, spesielt når det kommer til økonomi. Ida og Linn ønsker at styret skal være tilgjengelige.


Sak 20-19 Status Covid-19

Saksansvarlig: Ida

Se daglig leder sin orientering for innledning. Ingen har tilgang til huset bortsett fra Slottsmestre og administrasjonen. UiO har godkjent å ha slottsmestre på jobb inntil videre. De jobber med vedlikehold og rydding av bygningen.

Foreløpig er huset stengt frem til 26.03, etter pålegg fra UiO og Oslo kommune. Det er svært lite sannsynlig at vi får åpne igjen den datoen.

For å opprettholde aktivitet har vi planer om å åpne opp for muligheten til at arrangører kan streame fra Chateau Neuf. Linn er i kontakt med EA for å få prosjektet godkjent. Vi ønsker å tilby dette til alle SiO-registrerte studentforeninger, samt andre som ønsker å leie seg inn. Vi skal også se på muligheten for å streame tirsdagsquiz. Ida, Linn, EDB og CNAS jobber videre med dette prosjektet.

Krisestaben vurderer situasjonen og holder alle aktive informert fortløpende.


Sak 20-20 Eventuelt

Vi kan bruke tiden nå på å lage rapporten over hva som skjer i DNS og på Chateau Neuf til UiO. Vi tar det opp igjen på neste møte. Adrian er ansvarlig. Honorar: Adrian får hele styrelederhonoraret. Medlemsmøtet: Adrian snakker med Desisjonen om mulighet for avholdelse av medlemsmøte. Neste styremøte blir 30.03.


Møte 30.03.20

Dato 30.03.2020, 16.30

Sted Chateau Neuf

tilstede Susann, Frøydis, Adrian, Linn, Ida


Sak 20-27 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling Godkjent


Sak 20-28 Godkjenning av referat (V)

Godkjent.


Sak 20-29 Orienteringer (O)

Daglig leder

Jobber med streaming av arrangementer, både til studentforeninger og kommersielle aktører. Atle gir go til streaming av arrangementer. Vi har 2000 liter øl på tank vi ikke blir kvitt.


Direktør

studio: Bra møter så langt, tre scenarier

Styret

Støtte til oppropet til NSO om studiestøtte/stipend

Notater Handlingsplan 2020

Dokument om driftsstruktur og organisering av DNS og CNAS

Fristasjonsavtalen: snakket med linn, atle, SP og stiftelsen. Andreas skal i et møte med ledelsen på UiO. Adrian og Linn har sendt punkter til han om hva han skal snakke om. Håpet er ingen endringer fra den tidligere vi hadde. Håper å kunne ta det med universitetsdirektøren direkte. Universitas: sak om hvordan det går med studentforeninger i denne tiden.


Sak 20-30 Forslag til arrangement online (D)

Saksansvarlig: Adrian

Flott om folk har så mange ideer som mulig! Det er ikke noe som er for dumt, så alt av innspill er velkomne. Dette er litt viktig, da vi har en god mulighet til å vise studentene at DNS er en fleksibel organisasjon, som er der for studentene selv i krisetid.


Påskenøtter filmet på CN

Påskelabyrint

Debatt med Henrik Aasheim. NSO er gira, men har mye annet å jobbe med om dagen.

Silent Disco (Ida sjekker opp hvor mye det vil koste å gjøre det lovlig)

Filmkveld gjennom Netflix party (først internt, så evt eksternt. Ida snakker med IG)

Flere forekomster på Zoom (Ida snakker med IG)

Pils med professor (kul topic som kidsa liker, professor som er god formidler) f.eks. Hylland Eriksen. Konserter


Sak 20-32 Status Covid-19 (O)

Saksansvarlig: Ida

Intet nytt.

Styret diskuterte mulige scenarier for åpning, feks en “tilbake-til-verden”-fest så fort restriksjonene letter.


Sak 20-33 Økonomiske tiltak for foreninger på huset (D)

Saksansvarlig: Adrian

Ønsker vi å se på muligheten for å gi en økonomisk kompensasjon til de foreningene som holder til på huset, og som risikerer å ha noen økonomiske tap?

SiO har kanskje en pott til studentforeninger som lider store økonomiske tap. Legge ut en post i foreningsledergruppa om hvordan det går med foreningene. Ida ber foreningslederne ta kontakt med Adrian hvis de lider store økonomiske tap. Hvis vi ønsker å omdisponere midler bør det tas via medlemsmøtet.


Sak 20-33 Eventuelt

Hva kan styret gjøre for studentene nå (rent politisk)? Adrian har fortløpende dialog med SP, VT og NSO angående om vi kan gjøre noe for å støtte dem. Vi kan pitche fakkeltog eller lignende, slik at enkeltstudenter også kan ytre meningen sin. Hashtag og et facebook-arrangement. Vi må komme på en bra hashtag i så fall. Alliere oss med lignende studentersamfunn i Norge. #studentopprør Utfordre Aasheim til å møte opp, og oppfordre alle til å tagge han i arrangementene. Grafisk profil: Frøydis sender ut til sine grafisk designer-venner og hører om de kan lage en header. Adrian kontakter andre studentersamfunn i Norge.


Neste møte: Økonomisak v/Linn (V) VT-søknad: rammesøknad v/Ida (V)


Møte 15.04.20

Dato 15.04.2020, 16.30

Sted Zoom

tilstede Adrian, Susann, Frøydis og Ida

Sak 20-34 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling


Det bemerkes at det må medfølge sakspapirer til vedtakssaker, helst fire dager i forveien. Innkallingen er godkjent.


Sak 20-35 Godkjenning av referat (V) Referatet er godkjent.


Sak 20-36 Orienteringer (O)

Daglig leder


Direktør

Streaming; det er oppe og ruller, alt har gått fint så langt. Er stort sett quiz og konserter planlagt så langt. Har fått noen henvendelser fra eksterne studentforeninger.

Studio: planlegger med flere ulike scenarier. Kommer til å gjennomføre en digital studiestart hvis vi ikke får ha publikum. Omfanget må vi se på litt nærmere. Innspill fra styret: samarbeide med UiO om streaming av arrangementer under fadderuken. Konsertforeningen Betong har fått to aktive medlemmer som er gira på å lage konserter, og som allerede har begynt med det.


Styret

Jobbet med Pils med Professor. Kontaktinfo til alle faddersjefer sendt til Maiken. Progresjon fristasjonsavtalen: EA står hardt på sitt. Andreas fra SP har snakket med ledelsen på UiO som igjen skal snakke med EA og høre hva som er problemet. EA mener fortsatt at vi må betale leie for storsalen. Atle fra EA sier den beskjeden har kommet fra høyeste hold, mens høyere hold sier at det ikke stemmer.


Sak 20-37 Planlagte arrangement online (O)

Saksansvarlig: Adrian

Hva har vi planlagt så langt?

Pils med professor. Samarbeid med realistforeningen. Adrian lager arrangement.


Sak 20-38 VT-søknad (V)

Saksansvarlig: Ida

Saken tas på mail, da det ikke er grunnlag nok for å fatte vedtak.


Sak 20-39 Økonomisak (O)

Saksansvarlig: Linn


Etter avtale med Stiftelsen Chateau Neuf om nedbetaling av lånet DNS tok opp på vegne av CN AS til nytt anlegg i Storsalen, skal DNS få redusert støttebeløp med 125.000 kr. per kvartal, og motta tilsvarende fra CN AS som nedbetaling.

Samtidig har CN AS utestående hos DNS ca. 300.000 kr. til sammen fra tidligere (helt tilbake til 2017 i noen tilfeller).

3. og 4. kvartal 2019 ble støtte fra Stiftelsen redusert med totalt 250.000 kr., men dette ble aldri overført fra CN AS til DNS. Det var snakk om å motregne disse 250.000 kr. mot det utestående, slik at det blir gjort opp og det som eventuelt er tilgode i den ene eller andre retningen blir fakturert.

Til info er 125.000 kr. betalt fra CN AS til DNS 1. kvartal 2020. Dette er altså kun snakk om å motregne like i underkant av 300.000 (ved forrige beregning) som DNS skylder CN AS, med de 250.000 som skulle gått motsatt vei.


Sak 20-39 Eventuelt

Medlemsmøte

Desisjonen har ikke svart på om digitalt medlemsmøte er mulig. Adrian skal purre på dem. Det er en mulighet at vi må arrangere medlemsmøtet at


Galla

Adrian informerer medlemmene om at det ikke blir 16.mai galla denne våren.


Adrian skal gi Ida beskjed en dag før sakspapirene sendes ut, slik at hun får meldt inn og laget sakspapirer til de nødvendige sakene.


Møte 27.04.20

Dato 27.04.2020, 16.30

Sted Zoom

Tilstede Adrian, Susann, Linn, Ida, Frøydis


Sak 20-40 Konstituering (V)

Innkallingen er godkjent.


Sak 20-41 Godkjenning av referat (V)

Referatet er godkjent.


Sak 20-42 Orienteringer (O)

Daglig leder

Savner en spesifikk kontaktperson i EA. Forespurt om vi kan åpne for noe aktivitet og uteserveringen. Oppussing er i gang. Gode tilbakemeldinger fra streams. Intervjuet i Universitas om økonomiske konsekvenser. Holder på med en rapport til UiO.


Direktør

Hatt en uheldig sak i Universitas om at Studio er utsatt, selv om ingenting er bestemt enda. Jobbet mye med studio og ulike scenarier for gjennomføring.


Styret

Snakket med SP-UiO om hvordan vi kan bidra i studentvalget. Gjennomført foredrag med Thomas Hylland Eriksen. Neste uke er er det lignende arrangement. Fristasjonsavtalen: NMH og Statsbygg har vært på befaring på huset, uten at DNS fikk beskjed.


Sak 20-43 Ideèr til arrangement (D)

Saksansvarlig: Adrian

Adrian ønsker å arrangere flere ting, men trenger ideèr. Noen som har noe Adrian kan arrangre?

DNS-alumni: foredragsrekke med kjente personer som har vært i DNS.

Fortsette Korona i XX øyne. Feks økonomi, utdanning. Susann sender Adrian en liste

Kjøre et instagramprosjekt: vise frem mulighetene på huset, introdusere de ansatte og lignende. MA må kobles på.


Sak 20-44 Langtidsplan for studentkulturen (D)

Saksansvarlig: Adrian

Adrian tenker å lage et utkast til en langsiktig plan, men trenger noen kulepunktet som planen kan fokusere på. Fint om styret kommer med tanker om hva man ønsker å se at en slik plan inneholder.

Adrian er i gang og jobber med det. Saken tas opp senere.


Sak 20-45 Godkjenning av medlem til studio-styret (V)

Jakob Høydahl var arenaansvarlig under Studio i fjor, og gjorde en kjempejobb. Han ønsker å være arenaansvarlig i år også. Tanken er at han også skal dele på bookingansvaret med Maiken. Han er en rutta tekniker, som har jobbet på en del av streamene vi har hatt så langt, og vil være en verdifull del av studio-styret hvis vi må gjennomføre en digital festival.

Jakob er godkjent.


Sak 20-46 Kontrakt festivalsjef studentfestivalen (V)

Styret mener at festivalsjef bør få originalsummen i honorar (kr 26 400), for gjennomføring av digital festival den 10.-15.08. Hvis det også blir gjennomført en fysisk festival senere på høsten skal festivalsjef i tillegg få kr 13 000 ved årrsslutt.

Styret ønsker at arenaansvarlig skal få utbetalt kr 4000 i tillegg til originalt honorar, for gjennomføring av en fysisk festival senere på høsten 2020.

Kontrakten er godkjent.


Sak 20-47 Søknad prosjektpott (V)

Teater Neuf har søkt om 40.000 kroner fra prosjektpotten til innspilling av en serie.

De ønsker at det skal bli et samarbeidsprosjekt på tvers av foreninger, og har fått positive tilbakemeldinger fra Fotoklubben.

De mottok 20.000 i støtte fra posjektpotten i 2018 til gjennomføringen av storsaloppsetningen “Into the Woods”

Se søknad og budsjett her: https://drive.google.com/drive/folders/1uw0owVbg5cYmWsdyl0xU_wpG5QfeKFmX

Styret ønsker litt mer informasjon. Adrian skal ta kontakt med Teater Neuf og få spørsmålene besvart.


Sak 20-48 Eventuelt

Medlemsmøte: Adrian har ikke fått svar fra desisjonen enda.


Studentfestivalen: Styret ønsker at festivalstyret skal fokusere på å kontakte studiestartkoordinatorene på de ulike institusjonene for å høre hva de har planlagt, og om vi kan bidra med program. Viktig å ha et godt samarbeid med dem. Adrian kan bistå Maiken om det er ønskelig, da han er ganske rutta på sånt. Kanskje noen vil f.eks booke en artist og stream den fra oss. Fokuset skal også i første omgang ligge på digital gjennomføring. Det er lite poeng å bruke store summer på honorar til artister på stream, kanskje bedre å heller spare de til fysisk gjennomføring. Festivalstyret skal revidere studio-budsjettet, og se hvor langt det rekker mtp. gjennomføring av to festivaler heller enn kun en.


Møte 11.05.20

Dato 11.05.2020, 16.30

Sted Zoom


Sak 20-49 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Godkjent.


Sak 20-50 Godkjenning av referat (V)

Referatet er godkjent.


Sak 20-51 Orienteringer (O)

Daglig leder

Åpne uteservering og huset igjen. Gradvis åpning av aktivitet.


Direktør

Søkt 540.000 kr fra SiO sin koronapott. Studio: kontaktet studiestartkoordinatorer. Skal i møte med UiO.


Styret

Digital semesterstart; den blir semi- eller fulldigital semesterstart. Trolig ikke åpent UiO før i hvert fall 1. september.

Korona i biologens øyne; gikk fint til tross for sol.

Saker i Universitas.

Forvaltningssjef fra EA kommer til CN 29.05. Vi har invitert han for å fortelle om hvordan vi drifter og vise frem huset.


Sak 20-52 Medlemsmøte (D)

Saksansvarlig: Adrian

Her må vi få spikret så mye som mulig. Ting vi må se på: hvordan gjennomføre det digitalt, saker til innkalling. Årsregnskap, forslag til budsjett, avvikling av foreningen, strategiplan, handlingsplan og forslag til vedtektsendringer skal offentliggjøres minst 2 uker før møtet avholdes, altså på torsdag.

Ida og Adrian skal orientere om DNS. Gjennomgang av handlingsplanen. Fristasjonsavtalen.

Styret ønsker at CNAS-orienteringen skal innholde: investeringer og investeringsplaner, korona-situasjonen, permitteringer, planer for høstsemesteret. Linn presenterer også hovedlinjene i økonomien til CNAS.

Frøydis legger frem DNS sin økonomi.

Hovedplanen er å gjennomføre fysisk, men stream til zoom. Zoom har også en løsning for anonymt personvalg.


Sak 20-51 Fristasjonsavtale (O)

Saksansvarlig: Adrian

Adrian orienterer litt rundt dette.

Det har ikke dukket opp mer informasjon. Adrian skal purre på Andreas.


Sak 20-52 Eventuelt

Kransnedleggelse 17.mai: Frøydis forsker på å lage krans.

Servering: Prosecco som styret kjøper på forhånd.

Lages et arrangement med påmelding feks. Styret og ledelsen


Neste styremøte: onsdag 20.05. 14.00.


Møte 20.05.20

Dato 20.05.2020, 14.00

Sted Zoom+DNS-kontoret

Tilstede Adrian, Susann, Frøydis, Linn og Ida


Sak 20-53 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Godkjent.


Sak 20-54 Godkjenning av referat (V)

Utsettes.


Sak 20-55 Orienteringer (O)

Daglig leder

Prøver å få huset til å se pent ut. Åpnet baren, har gått ikke så bra, men det har vært dårlig vær.


Direktør

Ikke så stor aktivitet fra interne foreninger, men eksterne er kjempeinteresserte. Søkte 540 000 fra koronapotten til SiO/VT, fikk 300 000. Skal søke KS om resten.


Styret

Kransnedleggelse Wergeland 17. mai. Jobbet en del med fristasjonsavtale og medlemsmøte.


Sak 20-56 Medlemsmøte (D)

Saksansvarlig: Adrian

Hva gjenstår her? Hvor langt har man kommet? Ting som burde diskuteres:

Hvilke endringer ser vi for oss at vi kan snakke om på medlemsmøte?

Hva tenker vi om de forskjellige punktene på HP 2020?

Styret diskuterte kandidater til valgkomiteen og gikk gjennom handlingsplanen. Det ble også diskutert mulig omstrukturering av organisasjonen.


Sak 20-57 Fristasjonsavtale (O)

Saksansvarlig: Adrian

Har avtalt møte med EA og ledelsen på UiO neste fredag. Det skal være en omvisning og diskusjon av fristasjonsavtalen.


Sak 20-58 Søknad fra teater neuf (V)

Saksansvarlig: Adrian

Teater Neuf søker 40.000 fra prosjektpotten til innspilling av kortfilm. Store deler av den skal foregå på Chateau Neuf, og de håper på samarbeid med mange av de interne foreningene.


Styret innvilger Teater Neuf sin søknad. De bemerker at midlene skal gå til kortfilmen, og er avhengig av at det blir gjennomført. De vil også ha DNS-logo i rulleteksten, og ønsker at deler av den skal spilles inn på Neuf.


Sak 20-59 Eventuelt


Møte 03.06.20

Tilstede: Adrian, Frøydis, Susann, Ida og Ragnhild (påtroppende styreleder)

Dato og sted: 03.06.2020, 14.00, Zoom+DNS-kontoret


Sak 20-60 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Godkjent.


Sak 20-61 Godkjenning av referat (V)

Referatene er godkjent.


Sak 20-62 Orienteringer (O)

Daglig leder


Direktør

Jobbet med medlemsmøte, Studio, høstprogrammet og pridearrangement den 27.06.


Styret

Jobbet med medlemsmøte, og hatt møte med Atle og Hanna fra UiO sammen med SP-AU.


Sak 20-63 Fristasjonsavtalen

Saksansvarlig: Adrian

29. mai hadde vi møte med EA, ledelsen ved UiO (representert via Hanna) og SP. Styret gikk gjennom hva som ble diskutert på møtet, samt veien videre.

Det ser ut til at den nye kontrakten kommer til å være tydeligere på hvem som skal dekke hva. Vi må nok begynne å betale for noen ting selv, men det er noe vi uansett gjør i dag.

Vi skal lage en liste over hvilke kostnader som finnes, som vi igjen skal fordele.

Ledelsen på UiO skal finne ut hvordan DNS skal ha en vei inn i ledelsen, for å kunne mene noe politisk om investeringer i bygget. Noen (UiO eller DNS) skal også kontakte andre institusjoner for å prøve å få flere til å dele på kostnader knyttet til bygget.

Linn har dialogen med EA videre.

Grunnen til at NMH og Statsbygg har vært på besøk er at de holder på å vokse ut av sine lokaler. De har avtale til 2022. Hvis det ikke finnes lokaler i nærheten som de også kan benytte må de flytte. Derfor har de vært på befaring for å se om Chateau Neuf kunne være aktuelt.


Sak 20-64 Debrief av medlemsmøtet (D)

Saksansvarlig: Frøydis

Det kom frem mange gode ideer og innspill på medlemsmøtet og jeg tenker det er lurt å diskutere disse så de ikke går i glemmeboka.

Restruktureringen av organisasjonen må det kalles inn til et møte om over sommeren. Etter det kan man evt sette ned en komite som jobber videre med saken frem mot høstmedlemsmøt


Sak 20-65 Eventuelt

Middag med stiftelsen må vi huske at skal skje til høsten.

Galla må flyttes til enten 10. eller 17. oktober.

Vi har fått videresendt en maildialog mellom en arkitekt og Thorstein ang. møteromskorridoren. Styret tar saken videre på mail.


Møte 13.07.20

Dato 13.07.2020, 17.00

Sted Zoom og DNS-kontoret

Tilstede: Ragnhild, Mads, Christina, Frøydis, Ida


Sak 20-66 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Godkjent


Sak 20-67 Orienteringer (O)

Daglig leder


Direktør

Jobbet en del med Studio. Program er nå satt (unntaket er onsdagen). Har ca kontroll, men mangler en del på PR- og frivillig-fronten. Tappetårnet holder sommeråpent og det er som oftest en del folk og god stemning. Vi taper ikke penger på å holde åpent.


Styret

Ragnhild skal ha møte med Idunn (leder for VT) på onsdag.


Sak 20-68 Møteplan for hausten (V)

Saksansvarlig: Ragnhild

Ønskje om å sette ein fast møteplan for hausten. Forslag kjem til møtet.

Utsettes til Adrian kan være med. Neste styremøte blir 04.08 klokka 17.00.


Sak 20-69 Fordeling av ulike styrer og råd (V)

Saksansvarlig: Ragnhild

Vi skal/bør vere representert i eit lite knippe råd, styrer, utvalg osv og må fordele desse utover styret.

VT

SP-UiO

SP-OsloMet

LMU

Ledelsesmøter

Styremøte CNAS

Studenthovedstaden


Ragnhild sitter i alle disse, men spør om noen andre kan dra hvis hun ikke kan. Christina tar møtene i LMU.


Sak 20-70 Korleis ser vi for oss hausten + handlingsplan (D)

Saksansvarlig: Ragnhild / Ida

Kva aktiviteter er planlagt allereie? Er det noko spesielt styret ønskjer å gjennomføre eller setje ekstra fokus på?

Dato for galla: 17.10.20. Representere i Bergen den 03.10. Alle andre helger er allerede booket i kjelleren, og dette er eneste helgen det er ledig.

Minst ett, kanskje to, diskusjonsmøter med medlemmene i løpet av høsten. Der bør sakene SO32 og omstrukturering av organisasjonen diskuteres. Første møte den 26.08.

Felles møte med ledelsen og styret for å snakke om høstsemesteret i slutten av juli/ begynnelsen av august.


Sak 20-71 Eventuelt

SO32: DNS har sittet ganske stille i SO32-båten siden 2016/17 (utad, kun snakket med andre råd). Vi trenger å snakke med medlemsmassen og høre deres standpunkt. Hvis vi skal gå bredt ut i media må vi ha forankring i medlemsmassen. En mulighet er å skrive et leserinnlegg til studentmediene først og så ta opp saken med medlemmene.


Neste styremøte: Ta opp SO32 (med Adrian og evt Susann)

Møte 04.08.20

Dato 04.08.2020, 17.00, DNS-kontoret og zoom

Tilstede: Ragnhild, Adrian, Frøydis, Mads, Ida, André (samt to representanter fra CNAS-styret som var med på en eventuelt-sak).


Sak 20-72 Konstituering (V)

Godkjenning av innkalling

Innkallingen er godkjent


Godkjenning av referat frå møte 13.07.20 og 03.06.20

Referatene er godkjent


Sak 20-73 Orienteringar (O)

André Titland for CNAS

CNAS har litt penger på konto, inntektsgrunnlaget er ikke-eksisterende. Alt de tjener penger på er flyttet til ubestemt tidspunkt. De fleste ansatte uten fast stilling er permittert. Nå er de seks stykker som ikke er permittert. Skal sende en generell orientering til stiftelsen. De ber ikke om lån, men heller en underskuddsgaranti.


Direktør

Jobbet mye med Studio. Vi er i rute og enkelte arrangementer begynner å bli utsolgt.


Styret

Ragnhild har vært på adminmøte. Der ble det snakket om Studio og åpningstider.


Sak 20-74 Møteplan for hausten (V)

Saksansvarleg: Ragnhild

Utsett frå forrige styremøte. Ønskje om å sette ein fast møteplan for hausten. Forslag: Møte kvar 2. veke. Fast møtedag og tidspunkt finn vi på styremøtet.

Vedtak: Møter annenhver onsdag. Tidspunkt avtales med Linn. Neste møte er onsdag 19.08.


Sak 20-75 Korleis skal vi vere eit synleg styre? (D)

Saksansvarleg: Ragnhild

Korleis skal vi vere eit styre som er synleg for dei aktive/medlemsmassen? Ønskje om ein generell diskusjon som kan leie til nokon konkrete tiltak. Instagram? Meir aktive i aktivgruppa på facebook? Tilgjengleggjere innkallingar og referat?

En sak som man bør snakke om gjennom høsten. Viktig at styret er fysisk tilstede på huset. Kanskje tilgjengeliggjøre styremøtereferater og innkallinger. Mer aktive på chateauteuf. Kan også spørre medlemmene om hva de mener, og hva de ønsker av styret. Snakke med EDB om en løsning på hvor referater og innkallinger kan publiseres, f.eks. en fane med dokumenter på nettsiden.


Sak 20-76 Nytt fleirbrukslokale i 1. etg (V)

Saksansvarleg: Ida / Thorstein

Ref handlingsplanen punkt 7: Etablere et nytt arrangementslokale på front i første etasje med fokus på flerbruk og funksjonalitet.

Dette arbeidet er smått i gang. Thorstein leiar arbeidet frå administrasjonen si side og vil gjerne informere og få nokre avklaringar frå styret før vidare arbeid.

Vedtak: Siden Thorstein ikke hadde mulighet til å være med på møtet, blir saken utsatt til neste møte.


Sak 20-77 Medlemsmøte/innspelsmøte om St. Olavsgate 32 i august (V)

Saksansvarleg: Ragnhild

Må planleggast og innkallast til. Foreslår å sette ned ei planleggingsgruppe i styret som får ansvar for møtet. Original satt dato var onsdag 26. august, denne datoen må bli dato for Ny på Neuf då dette er i foreningsuka. Foreslår difor å flytte møtet til måndag 31. august.

Vedtak: Medlemsmøtet blir 31.08 klokka 18.00. Ida, Ragnhild og Frøydis sitter i komiteen som planlegger møtet, og begynner planleggingen i uke 34.


Sak 20-78 Opningstider i Glassbaren til hausten (V)

Saksansvarleg: Ragnhild

Tidlegare i sommar vart vi einige om at vi ønskja oss tilbake til “normale” pre-korona opningstider i Glassbaren etter studentfestivalen i august. CNAS ønskjer ei ny vurdering av dette då drifta i Glassbaren ikkje går rundt økonomisk sett utan storsalproduksjon i tillegg til vanleg drift.

Etter ein kort diskusjon med CNAS, Ragnhild og Ida måndag 3. august kom vi fram til følgande mulige løysingar: Korte inn opningstidene til til dømes 17.00-00.00 (i staden for 16.00-01.00) - med forbehold om at dette er mogleg med tanke på aktivitetar som er booka. Sjekke om Tappetårnet sine frivillige kan og vil bemanne fast fleire dagar i veka. Ikkje halde opent på laurdagar - laurdagar er den dagen vi vanlegvis tener minst i løpet av veka.

Styret ønsker seg aller helst normale åpningstider, men har forståelse for at det ikke er mulig så lenge CNAS ikke har inntekter. Bartenderne er fagorganiserte, som vil si at vi har ganske strenge retningslinjer for når de får skiftoppsett o.l. Det er derfor viktig å finne ut av saken ganske kjapt.

Hovedpunkter fra diskusjonen:

Ønsker ikke at det skal gå ut over det faste arrangementstilbudet

Kan kutte lørdagen i GB ettersom det er den dyreste dagen å holde åpent, og det er dagen vi tjener minst

Det er mulig å innskrenke åpningstiden med en time i hver ende, uten at det går kraftig ut over tilbudet

Kan vedta åpningstider fra august til 15. september i første omgang, for så å se hvordan det går

Diskuterte hvordan Tappetårnet kan bidra for å holde Glassbaren åpent


Ved møteslutt har Tappetårnet-styret ikke uttalt seg om de kan holde Glassbaren fast åpent en dag til i uka.

Vedtak: I perioden 1. august til 11. september skal Glassbaren ha følgende åpningstider: mandag til fredag 17-00. CNAS skal bemanne alle dager bortsett fra tirsdag, som Tappetårnet bemanner. Hvis Tappetårnet kan bemanne fast en dag til, så er både CNAS og DNS veldig positive til det. Hvis Tappetårnet kan bemanne en dag til, så gjør de det. Dette er styrets anbefaling til CNAS, og er utarbeidet i samråd med André Titland. Saken tas opp igjen på neste styremøte.


Sak 20-79 Eventuelt

Fredrik og Torgeir fra CNAS kom på møtet for å fortelle litt om hvordan CNAS-styret jobber, og om hva CNAS er. Snakket om hvilke ting som kommer til høsten, og hvordan CNAS kan bidra der. Blant annet kommer fristasjonsavtalen denne høsten.

Ragnhild har hovedansvar for å finne dato til middag med stiftelsen.

=