Styremøter 2022

Protokoller
2016		Lovtolkninger
2017		Styret - Desisjonen - Lovtolkninger
2018		Styret - Medlemsmøtet - Desisjonen - Lovtolkninger
2019		Styret - Medlemsmøtet - Lovtolkninger
2020		Styret - Medlemsmøtet - Lovtolkninger
2021		Styret - Medlemsmøtet - Lovtolkninger
2022		Styret - Medlemsmøtet - Lovtolkninger

På denne siden er referater/protokoller fra møtene i Styret 2022 i Det Norske Studentersamfund i 2022.

Møte 27.01.2022

Til stede:

Fra Styret: Christina, Silje, Peter, Felix og Trym

Andre: André (daglig leder) og Jessica (direktør)

Sak 22-01 Godkjenning av innkalling

Innkalling er godkjent.

Sak 22-02 Orienteringer

Daglig leder:

Admin har hatt seminar, mye positivt som har kommet ut av det. CNAS går ifølge sist resultatrapport i pluss.

Direktør:

Informerer om hvordan det har vært å sette seg inn i alt direktør skal gjøre, har satt i gang møter med div. foreninger og utvalg.

Styret:

Peter forteller om å bli valgt i styret 2019 men ga fra seg vervet for å bli med i SiO styret og ønsker å ta opp kampen med riksantikvaren og andre for å fjerne visse verninger av huset.

Resten av styret har ikke noe spesielt å orientere om.

Sak 22-03 Møteplan for våren

Faste møtetider settes til annenhver torsdag kl 17:00.

Sak 22-04 Direktørs kontrakt

Vedtatt

Sak 22-05 Dato medlemsmøte

Christina tar kontakt med Henrik for ledige datoer i Storsalen.

Felix foreslår å være forberedt til velferdstingets møte som er 2 måneder før medlemsmøte sånn at de kan komme med innspill til møte.

Styret mener det er viktig å forberede tidlig, de satser på å være klar en uke før påske med saker de vil ta opp.

Sak 22-06 Vårens arrangementer

Studfest blir nedskalert på grunn av usikkerhet, utsetter fester og morsomheter til høsten, i mars blir blir det workshops og foredrag med mat hver dag.

Silje har lyst å lage 16. mai galla og Peter kan være pakkesel.

Mange invitasjoner fra utlandet! Hurra!

Det blir Silent disco 1. gang i måneden, forhåpentligvis arrangeres det fredagen etter studenter får stipend.

Konsertforening Betong skal ha konserter!

Trym nevner Skeivt kulturår, og har noen tanker om hva kan vi gjøre for å markere / feire. Felix forteller at markering for Pride starter 18. Juni.

Trym kontakter skeivt student forum, lufter til styret deres om de kan arrangere noe på neuf!

Her kan vi se på samarbeid med arrut.  Peter og Silje er positive til at det kan skje.

Sak 22-97 Eventuelt

Moralpreken fra Christina, "Dere er forbilder!"

Lyse ut stilling til studiosjef

Forslag om å revidere etiske retningslinjer.

Peter ønsker å lage retningslinjer for debattserie, har lyst til å invitere studentpolitikere til debatt.

Styret, ledelsen og foreningsledere inviteres for å se Jersey boys.

Møte 10.02.22

Til stede:

Fra Styret: Christina, Silje, Peter, Felix og Trym

Andre: André (daglig leder) og Jessica (direktør)

Sak 22-08 Godkjenning av innkalling

Innkalling er godkjent

Sak 22-09 Orienteringer

Daglig leder

Lønnskomp har endelig kommet, forventer desember tallene neste uke. Adminkontorene pusses opp. Det er befaring med UiO 11. februar og debattserien starter neste uke.

600 billetter er solgt til Kings of Convenience og det er snart fullt!

Direktør

Direktør orienterer.

Styret

Silje har ikke noe å melde, Trym har kontaktet skeivt student forum om å kontakte arrut og bedt de booke rom.

Christina har hatt koselig pilsing med Jessica, små møter med Andre, Ragnhild og Jessica. Har startet forberedelser til medlemsmøte.

Peter har vært syk siden sist møte og har intet annet å orientere om.

Sak 22-10 Handlingsplan 2022

Styret gikk gjennom handlingsplanen som ble vedtatt på medlemsmøte og har fordelt ansvarsoppgaver.

Sak 22-11 Rekruttering

Styret og ledelsen må lage solid plan fram til studio.

Oslomet skal ha foreningsdager, 1. og 10. mars, frist for påmelding er 11. februar.

Forslag om åpen dag på huset, kanskje samme uke som gangfest for å få med mange folk for å engasjere folk i foreningene og invitere de til det.

Alle i styret må tenke på rekrutteringen

Sak 22-12 Medlemsmøte fremdriftsplan

Medlemsmøtet er satt til 9. Mai i Storsalen

13. april er ikke virke dag/påsken, så første innkalling sendes ut 8. april.

Alt skal være ferdigstilt fra styret 7. april.

Siste innkalling sendes ut 2. mai.

Sak 22-13 Eventuelt

Styret skal på Jersey boys og foreningslederene og ledelsen er også invitert

Invitasjon til venneforening i Finland, Christina og Peter er gira og har veldig lyst til å delta.

Peter er også gira på UKA i Ålesund.

Studiostart på frigg er bestemt utsatt til neste år. Mye å planlegge, her trengs det frivillige i bar. Men også se på å inngå kommersielt partnerskap om bemanning, mange hensyn.

Ønske fra André at noen i Admin sitter og holder i det med tanke på utskiftninger osv.

Styret støtter forslaget.

Møte 24.02.22

Til stede:

Fra Styret: Christina, Silje, Peter, Felix og Trym

Andre: André (daglig leder) og Jessica (direktør)

Sak 22-14 Godkjenning av innkalling

Godkjent

Sak 22-15 Orienteringer

Daglig leder:

Lønnskompensasjon, prøver å bli kvitt penger, Første debatt i Ekspertveldet ligger ute på FB.

Kings of convenience er solgt ut første gang siden 2013! (stor jubel fra alle i rommet!). Kontorene til admin er pusset opp!

Direktør:

Orienterer.

Styret:

Felix har sett på mulige støtteordninger, som for eksempel midler fra Oslo kommune. Han har tanker om å søke oppgradering av bygg/ ombygg. Her må vi ha konkrete ønsker og detaljer i søknaden.

Felix og Peter skal se nærmere på saken sammen.

(Andre informerer at CNAS søker kulturrom om penger)

Peter orienterer at han også har sett på mulige steder å sende søknader om penger. Orienterer også at han har styret mye med quizen som avholdes hver tirsdag.

Trym har oppfordret Nova om å bli aktive, viktig at de også engasjeres i DNS!

Christina orienterer om befaring med EA, vist de rundt på huset og fortalt de om planer for nytt arrangementslokale. Befaringen var veldig konstruktiv og positivt.

Hun har hatt møte om SO23 og forteller at det kanskje er mulig å dele dokumenter, her har de også vedtatt innhold av rommene. Hun forteller at hun har fulgt opp med Velferdstinget og hatt møte om StudFest.

Christina har også møtt og jazzet med andre studentpolitikere

Sak 22-16 Opprette stillingen sikkerhetsansvarlig

Vedtatt

Sak 22-13 Eventuelt

Peter: Vi er invitert til Finland og Ålesund (UKA) og Ålesund trenger svar ganske kjapt.

Trym skal dobbelt sjekke kalenderen.

Resten av styret skal sjekke i kveld, Peter informer at det er mulig å få soveplass i barndomshjemmet hans.

Forslag om å innføre standard for gaver. Som oftest har det blitt gitt en godakevitt.

Nova blir 40 år og det skal feires 16. mars, styret synes det kan være hyggelig med oppmerksomhet fra DNS.

Fordele kondomene som direktør har bestilt rundt om på huset, forslag om postkasser i tredje og fjerde etasje.

Styret, ledelsen foreningsledere skal se Jersey Boys i kveld, det blir hygge i BC med bonger. ;)

Møte 24.03.22

Til stede:

Fra Styret: Christina, Silje, Peter, Felix og Trym

Andre: Ragnhild (administrasjonsleder) og Jessica (direktør)

Sak 22-18 Godkjenning av innkalling

Innkalling er godkjent.

Sak 22-19 Orienteringer

Administrasjonsleder i CNAS

Det trykker og går i admin, noen endringer av stillingsprosenter. Det er siste helg med show, Kings of Convenience utsolgt sal. Andre kommer snart tilbake,

Orienterer om befaring med UiO. Status vedrørende NMH, her har Statsbygg skrevet rapport om større behov for for lokale og Chateau Neuf er et av alternativene.

Ragnhild forteller at UiO ikke er involvert og DNS har heller ikke blitt inkluder i prosessen. Her er det viktig for DNS og styret å vise at Chateau Neuf er bra med gladsaker og pressemeldinger

Direktør

Orienterer om DNS

Styret

Felix har ikke så mye å orientere om. Silje har arrangert Silent disco, det ble fullt etter en halvtime.

(Jessica og Ragnhild skal se på å bestille flere. Sparebankstiftelsen kan søkes for kjøp av flere headsett.)

Trym ønsker samarbeid skeivt forum for arrangement under pride.

Peter forteller at han har holdt i Mikromandag, quiz og arrut. siden sist. kranglet med seg. snakket med slottsmester og andre folk på huset.

Garderobekapasitet, vernebestemmelser, sende mail til aktive og spørre hva de ønsker på huset

Christina er intervjuet av tassen, her var det verdensmesterskap i å ta bilder i trapp. Fortalte de at vi har det bra på huset og ikke ønsker å flytte.

Snakket med VT og de støtter oss i saken.

Hun deler at hun ikke lov til å si noe fra arbeidsutvalget om SO23 til styret. Hun er også invitert til møte om erfaringer her på huset med VT.

Christina har pratet med valgkomiteen og nå ligger vervene ute og oppfordrer til å dele med alle foreninger.

Sak 22-20 Innspill til medlem til  CNAS-styret

Styret foreslår å se på tidligere formend og direktører, gjerne kvinne med erfaring fra drift i kulturbransjen. Det ble også foreslått tidligere formend fra andre studentersamfund.

Andre informerer at CNAS har styremøter annenhver måned. første styremøte er uken etter påske.

Sak 22-21 Valg av Studio2022 sjef

Silje Lier er innstilt som STUDiOsjef 2022.

Forslag fra admin at Maiken og andre fra admin kan være en støtte og bistå studiosjef for å lette litt på arbeidsmengden.

Sak 22-22 16.mai galla 

Styret begynner på arbeidet med 16.mai gallaen, her må det ordnes middag(catering), taler og sende invitasjoner.

Jessica Østerberg ønsker å hjelpe som gjestevert. Lurt å spørre i aktivgruppen om rom til gjester som har lang reisevei.

Høre med CNAS om de kan stille med produsent, bar og vakter (direktør gjør dette sammen med Silje)

Ta kontakt med IG om grisehale de selv skal dele ut.

Peter skal ta kontakt med KSHB om øl til velkomst.

Her er det lurt å snakke med Ragnhild om billetter og invitasjoner til gjester og hvordan det tidligere har vært gjort.

Inviterer ledelsen sammen med styret til omrigg av betong 15. mai.

Sak 22-23 Saker til årsmøter 

Styret diskuterer fremdriftsplan og hva de ønsker å innstille på saksliste.

Christina og Jessica skal se over økonomien.

Det nærmer seg innkallingstid. Det er tidligere ytret ønske om å ha sak om tillitsvalgte opp. Er det andre ting styret vil ta opp? Styret skal også finne en valgkomite, ordstyrer og referent.

Ragnhild skyter inn at det er kult om styret kan være mer politisk, som f.eks. å mene noe om studiestøtten og at de backer NSO osv.

Styret drøfter innspillet til Ragnhild. Peter ønsker å gjenopprette debatt og poltikk på huset, han mener at DNS som organisasjon ikke skal mene noe, det burde tilrettelegges for at medlemmer kan gjøre det.

Felix forteller at DNS burde være en plattform for andre organisasjoner, CNAS og DNS ikke burde mene noe, men støtte bra saker. føle litt på tempen. Dette burde diskuteres på medlemsmøte. "Heia Meninger!"

Peter mener det søkes alt for mye enighet, det er et problem. vill bygge opp kultur for debatt på huset igjen.

Gå gjennom varslingsutvalg.

Møte 06.04.22

Til stede:

Fra Styret: Christina, Silje, Peter, Felix og Trym

Andre: André (daglig leder) og Jessica (direktør)

Sak 22-25 Godkjenning av innkalling

Innkalling er godkjent

Sak 22-26 Orienteringer

Daglig leder

200 000 i overskudd og 400 000 i pluss, venter på lønnskomp, førstepri er å pusse opp Glassbaren for å forbedre baroppsettet.

Reforhandling av avtale med Ringnes. Har fått tilbud på skjermer, venter på godkjennelse fra UiO til å henge de opp.

Tanken med skjermene er at det skal kun være plakater under show i storsalen så det ikke hindrer promotering av studentrettede arrangementer.

Ting går veldig greit i CNAS, Kings of Convenience var utsolgt som har gjort at flere aktører har kontaktet oss om bookinger! Det var også massiv dansegruppe under denne konserten som var veldig koselig og gøy!

CNAS prøver å få inn spellmann til 50 års jubileum neste år, Spellmann ble tross alt arrangert for første gang her på huset.

Han skal gjøre noen ansettelser.

Direktør

Orienterer

Styret

Silje forteller at hun har jobbet med galla, eventet og billetter legges ut i morgen. (Hun og direktør ser på tekst og bilde til arrangementet etter møtet)

Har jobbet med Studio og der har kommet et par forespørsler. Hun ønsker å sette studio som sak på neste styremøte.

Silje tenker også på kandidater til studio styret og har noen kandidater hun skal kontakte.

Trym har ikke fått gjort så mye styreting men fått mange spørsmål om NMH fra både huset og studentpolitikken. "Vi må informere bedre til medlemsmassen vår"

Peter har sendt inn to eventuelt saker. Debattgruppe, knytte oss opp til eksiterende studentorganisasjoner.

Felix, Peter og Silje kontakter orgpils om at de kan gjøre gøye ting på huset som karaoke og div, bruke dette som en rekrutteringsplattform til TT

Christina informerer at det er fint å være formand, men så kom NMH. I den forbindelse har hun hatt intervju. Hun har også jobbet med bachelor oppgaven.

Christina forteller også at det har blitt opprettet en resolusjon med studentpolitikken og VT i en FB gruppe. De ønsker å ta vare på studentkulturen på Majorstuen!

Peter og Christina skal til Bergen for å besøke Kvarteret.

André glemte to ting og informerer om "Ekspertveldet verdensøkonomi og hva som er den neste boblen"

og at åpningstidene i Glassbaren endres, det gjøres klart uteserveringen i påsken med dugnad og det blir nye varer og menyen friskes opp.

Han skal overtale Kim og Eirik til å grille tirsdagen da uteserveringen åpnes.

Peter informerer at det blir glutenfri øl bestilling fra Sandra til MikroMandag, og at de har lyst å gjennomføre alkoholfri ølsmaking.

Sak 22-27 Saker til årsmøter

Innstilling av saksliste. Styret skal også finne en valgkomite, ordstyrer og referent.

Konstitueringssakene, Forberede sak om studio

Det er ingen konkrete punkter i handlingsplan styret ønsker å endre.

Det trengs godkjenning av regnskap.

Styret burde bli flinkere på å synligere hva styret gjør, håper det kan videreformidles på medlemsmøtet!

Trym spør om hvor en sender forslag til æresmedlemskap.

Og det skal sendes til Christina og styret innstiller.

Vedtatt saksliste til medlemsmøtet hurra!

Sak 22-28 Status og situasjon rundt NMH

Det har nylig vært et møte med Andre, Ragnhild, Christina og Jessica for å lande på hva vi burde gjøre.

Styreleder skal invitere rektor og ledelsen fra NMH etter påske.

EA har ingen planer om å endre vårt forhold og skriftlig sagt at ingenting skal endres

Styret jobber på ulike politiske kanaler

Det er foreslått en sjarmtrolls kampanje, passe på at Christina ikke blir sliten 50 åring igjen!

Og her må det kommuniseres på at vi ikke vil flytte.

Sende ut gladsak til tassen at siden vi har begynt å telle bookinger i 2017, så har vi ny rekord på eksterne bookinger i Februar og Mars!

Det skal vises fram felleskapet vi har, gjerne bilder av vennegjenger som sitter i sofa på kontorene og har det hyggelig.

Christina er veldig glad for kommentarene til Peter i aktivgruppen

Ragnhild har vært i møte med pamper/GGG som flue på veggen og de er villige til og koordinere seg med styret. Det har vært god kommunikasjon

og styret er veldig glad for gode intensjoner og initiativ.

Sak 22-30 Eventuelt

Sak 1

Innmeldte saker fra Peter, sendt på mail

Sommeråpent: stort ønske om å holde åpent!

Admin sier ja, avhengig av penger til å pusse opp, om det skjer lager vi en egen bar som kan jobbes ut fra.

Det er mange foreninger som er gira på sommeråpent og stå i bar. Hurra for aktivitet på huset i sommer!

Admin må vite før 10 mai. på grunn av vaktlistene stenges

Peter foreslår at vi burde kontakte Nostra om samarbeid, de kan holde åpent en dag.

Jessica har snakket med Maren om foreningsaktivitet i påsken og skal snakke mer om sommeren når huset er stengt

Styret er gira.

Sak 2

Peter er på kort sikt ikke bekymret men på langsikt kan det bli problem.

Vi burde rigge huset for å gjøre attraktivt for studentaktiviteter og Peter ønsker innspill.

Andre sier at vi har rett og slett ikke vært ambisiøse nok om å søke penger. mange muligheter for å få mer penger til oppussing

Det er mye oppussingsarbeid av bygget, gamle rør og ventilasjon osv.

Vi burde prøve og komme inn på oslo kommune sitt driftsbudsjett og søke penger fra SiO om det er mulig.

Dette vil si ikke tenk på prislapp og vær ambisiøse med hva dere har lyst å gjøre!

Styret foreslår å bruke foreningslederene for innspill.

Styret skal oppfordre folk de kjenner til å stille til styret

Styret og ledesen har fått Påskeegg! Hurra!

Christina informerer at hun skal kose seg i London i påsken.

Møte 09.08.22

Til stede:

Fra Styret: Olav, Peter, Silje, Mikkel

Andre: Andrè (Daglig leder), Jessica (Direktør)

Sak 22-45 Godkjenning av innkalling (V)

Godkjent

Sak 22-46 Orienteringer (O)

a. Daglig leder

Administrasjonen har ansatt tre nye produsenter og en billettansvarlig.

Gode salgsprognoser fremover, fokus på å sørge for god opplæring og forberedelser til showsesongen.

b. Direktør

Fullt kjør med STUDiO, ordner med både plakater og brosjyrer til rekruttering. Har inngått avtale med “venn”, en app med arrangementskalender. Vi får en serifisert bruker som kan legge inn arrangementer i aktivitetskartet.

c. Styret

Olav har brukt tid på å se på organisasjonens økonomi og konkluderer med at den er rotete. Han ser også på hvordan DNS har driftet det siste året og ønsker å jobbe med hvordan organisasjonen skal utvikle seg årene fremover. 22. August blir det første ordinære åpningsdag og pub til pub i samarbeid med kjellerpubnettverket. Olav tenker ut gøye aktiviteter denne dagen.

Sak 22-47 Møteplan for høsten (V)

Saksansvarlig: Olav

I utgangspunktet tenkes det å møtes en gang i måneden, men siden det er semesterstart og mye å gjøre etter pandemitilstander foreslår Olav å møtes annenhver uke inntil videre.

Tar utgangspunkt i å møtes tirsdager kl 17:00.

Sak 22-48 Gjennomgang av handlingsplan (D)

Saksansvarlig: Olav

Styret går gjennom handlingsplanen for å få oversikt og for å fordele punktene til rett instans.

Andre: fokus på drift, det er på agendaen. Har ønsker om å bygge om GB med en matstasjon, men det finnes ikke penger i budsjettet til det per i dag.

Jessica og Olav skal snart møte nye leder for Tappetårnet, Christina, om strategi for gjenoppbygging av utvalget.

Styret skal følge opp dette de neste månedene:

- Foreningsdagene og generell rekruttering.

- Oppfølging av ekspertveldet, mulighet for at DNS/KU tar over på sikt.

- Strategi for hvordan vi sender ut informasjon til både nye og gamle aktive på huset.

- Jessica følger opp Studentenes frivillighetsdag, Olav følger opp “Grill din rektor” 7 Oktober.

Andre orienterer om pitchemøter med produsentene i CNAS. Produsentene i CNAS har satt sammen en gruppe som ønsker å bidra litt ekstra til huset med arrangementer. De jobber med en del gøye og lavterskel ideer for arrangementer som kan rettes mot studenter og tanken er at DNS skal stå som arrangør.

BokCafeen vil få nye sofaer etterhvert, og de gamle har blitt trukket om og skal plasseres et annet sted på huset. Ellers er ikke mye gjort med oppussing av lokalet, da prosjektet har hatt noen utfordringer med dialog og ansvarsfordeling. Følges opp av Olav.

DNS mangler et digitalt fotprint, og Mediaavdelingen sliter om tiden. CNAS og DNS må samarbeide for å utvikle en fungerende mediestruktur.

Sak 22-49 Åpen dag på Chateau Neuf (O/D)

Saksansvarlig: Olav

I vår ble det satt i gang et prosjekt med å ha en felles infomøtedag for alle foreningene som holder til på Chateau Neuf. Arrangementet er planlagt å gjennomføres 31. August og de fleste foreningene på huset har meldt seg på. Gode tilbakemeldinger på prosjektet så langt. 10. august er foreningslederene på huset invitert til møte om planlegging og romfordeling. Per nå tenkes det lavterskel, sosiale aktiviteter og gratis mat. Ønsker å gjøre det mulig for de nye å mingle og henge sammen etter møtet. Oppfordre ledere til å invitere alle medlemmer i foreningene til å bli med for å ta godt imot de nye. Hvis hver forening inviterer 30 stk så er vi godt oppe i 300 som potensielt møter opp.

Sak 22-50 Behov for midler utover budsjett til vakthold på STUDiO (V)

Saksansvarlig: Olav/André

Sakspapir: “Sak 22-50 Behov for midler utover budsjett til vakthold på STUDiO”

For noen år tilbake gjorde CNAS og DNS en avtale og byttet på kostnader slik at CNAS tar kostnader for uteservering og DNS tar vakthold under STUDiO. Dette er ikke reelt budsjettert for i DNS sitt budsjett, som beskrevet i detalj i sakspapiret. I årets budsjett er det satt av 200.000 kr.- for hele året, men bare STUDiO vil koste omtrent 420.000 kr.- i vakthold. Så langt er åpningstidene begrenset under studio for å få ned kostnadene. DNS har en nok egenkapital til å dekke kostnadene, og kan evt. bruke penger fra andre poster, men CNAS har ikke kapital til å bidra. Enstemmig vedtatt å bruke midler over budsjett for å dekke kostnadene knyttet til vakthold.

Diskusjon om kostnadsfordelingen som burde være klarere mellom CNAS og DNS.

Det er ønskelig med generelt strammere linje på hvordan vi følger opp økonomien til DNS, samt at neste års budsjett burde være tydelig på hvilke midler som er satt til STUDiO 2023.

Sak 22-51 Eventuelt

Møte hevet.

Møte 06.09.22

Til stede:

Fra Styret: Olav, Peter, Silje, Mikkel

Andre: Andrè (Daglig leder), Jessica (Direktør)

Sak 22-52 Godkjenning av innkalling (V)

Godkjent.

Sak 22-53 Orienteringer (O)

Daglig leder

Fornøyd med ansettelser, de nye begynner å bli komfortable med stillingene sine. Vårt neste store show, Sister Act, har gode forhåndssalg og vi føler oss trygge på at vi holder oss innen budsjettet for i år. I morgen, onsdag, vil CNAS ha styremøte. Det er rekordmange bookinger fra eksterne studentforeninger, og nyansatte Henrik gjør en kjempejobb med holde i det. Også ansatt mange nye vakter, slottsmestere og bartendere. Det planlegges også Jul i Blåfjell i Storsalen samt noen foredrag, og CNAS tar ansvar for å gjennomføre Soul Night annenhver uke.

Direktør

Har jobbet med budsjett for 2023 sammen med Olav og Ragnhild(administrasjonsleder i CNAS). Legger i år opp til et med prosjektbasert budsjett, lager realistiske rammer. Jobbet med søknad til Velferdstinget.

Styret

Olav har prøvd å forstå seg på studentpolitikk, deltatt på diverse møter. Opplever at det er bra at DNS representerer på disse møtene, da vi skal spille en viktig rolle for studentmiljøet i Oslo. Åpen dag gikk fint, fikk ca ~350 besøkende. Håper vi klarer å holde på så mange som mulig, gjøre folk husvarme nå som vi først har fått dem inn.

Mikkel og Peter har diskutert eventuelle oppussinger av Chateau Neuf, og hvilke aktører vi evt. kan kontakte for støtte. Det er ønskelig at vi lager konkrete planer med ordentlige, realistiske gjennomføringsplaner før vi kontakter noen.

Sak 22-54 Utvalgsstrategi 2022 (O/D)

Utvalgene står veldig svakt etter flere år med lockdown og andre utfordringer. Per i dag er det bare fire aktive utvalg - Tappetårnet, Arrangementsutvalget, EDB og Regimet. Jessica og Olav jobber veldig direkte med Tappetårnets nestleder, Jonas, med ambisjon om å bygge opp utvalget igjen. Regimet og EDB bør absolutt få oppfølging, men generelt virker de som de er effektive og ikke førsteprioritert med mindre det er noe konkret de ber om/trenger. Det er viktig at vi har et godt arrangementstilbud samt god PR, og det settes sammen grupper for å jobbe med strategiutvikling for dette. Mikkel og Peter får ansvar for Arrangementsutvalget, Felix og Olav følger opp mediestrategi.

Sak 22-55 Interne arrangement 2022 (D)

Vi så på kalenderen sammen, ingen store innspill fra styret. Tas videre med Interngruppa.

Sak 22-56 Galla høst 2022 samt representasjon på andre Studentersamfund(D)

Av både økonomiske og produksjonsmessige årsaker sees det ikke på som fornuftig å gjennomføre galla dette semesteret. Dette er ikke noe styret eller DNS har forpliktet seg til uansett, så vi håper medlemmene har forståelse for dette. Vi begynner planleggingen for 16.Mai-galla tidlig slik at vi kan få en knall avslutning før sommeren, så får vi se hvordan vi ligger an økonomisk til høsten før vi bestemmer oss for om vi vil fortsette med gallaer på høsten.

Vi har fått en hau med invitasjoner til andre studentorganisasjoners gallaer. Ettersom budsjettsposten for reise allerede har blitt blåst bort sist semester må eventuelle deltagere dekke utgifter for reise og deltagelse selv.

Sak 22-57 Eventuelt

Møte hevet.

Møte 20.09.22

Til stede:

Fra Styret: Olav, Peter, Silje, Mikkel

Andre: Andrè (Daglig leder), Jessica (Direktør)

Sak 22-58 Godkjenning av innkalling (V)

Godkjent.

Sak 22-59 Orienteringer (O)

Daglig leder

Har hatt premiere på Sister Act, salget går greit per nå og vi ser at salget øker gradvis. Har god tro på at det blir en bra sesong, salgsmessig. Går godt økonomisk og skal vurdere revidering av budsjett ila. måneden. Begynner snart arbeidet med budsjettet 2023. Per nå er det 215 bookinger for resten av semesteret, og Henrik får 10-20 henvendelser daglig. Vi starter med Jazzjam annenhver tirsdag i BokCafeen og Folkemusikk-jam annenhver onsdag.

Direktør

Har begynt å jobbe med Ledelsen, Direktørs styringsgruppe, som planlegger interne arrangementer for oktober.

Styret

Olav har fortsatt arbeidet med DNS sin økonomi budsjett for neste år. Tappetårnet har begynt å holde BC åpent til stabile tider, og håper på å rekruttere flere i perioden fremover.

Felix var ansvarlig for Silent Disco og fikk ca. 320 gjester. Grunnet produksjonsutfordringer ble det ordnet betalte bartendere på kort varsel og selve discoen ble gjennomført i foajeen. Virker allikevel som det var god stemning.

Peter opplever høyere besøk på Quiz. Har snakket noe med Argument, som arrangerer egne debatter på Neuf. Peter mener det er mulighet for samarbeid her, da DNS per i dag ikke har egne debatt-konsepter.

Sak 22-60 Oppfølging av utvalgsstrategi 2022 (O/D)

Sist styremøte ble det satt sammen styringsgrupper som skal se på strategi for Tappetårnet, Arrangementsutvalget og Mediestrategi.

Tappetårnet får egne budsjettsposter i 2023 for sosiale tiltak som skal gjøre det mer attraktivt å bli frivillig bartender. Det blir også muligheter for frivillige å arrangere lavterskels-arrangementer i Bokcafeen på eget initiativ. Begynner rekruttering innad i Chateau Neuf før vi begynner å rekruttere utad, da det er viktig å ha et sosialt miljø på plass som nye på huset får muligheten til å involvere seg i.

Det oppleves som utfordrende å lage en konkret strategi for Arrangementsutvalget. Fokuserer i stedet for å lage planer for arrangementer de ønsker å gjennomføre.

Det fremmes at CNAS og DNS er nødt til å lage tydelige retningslinjer på hva som er frivillige sitt ansvar og hva CNAS skal ta ansvar for. Det er ønskelig å lage en design-grunnpakke som er lett for alle å bruke og fører til êtt helhetlig uttrykk utad. Felix, Olav og Andre følger opp.

Sak 22-61 Oppfølging av interne arrangement 2022 (D) I

nterngruppa har fått gjennom arrangementskalenderen og fylt ut. Vi ser på kalenderen og disktuerer hvor vidt styret skal involvere seg i arrangementene og finansiering. Olav ønsker veldig gjerne at kalenderen skal brukes av alle instanser som et arbeidsdokument.

Sak 22-62 Eventuelt

Møte hevet.

Møte 04.10.22

Til stede:

Fra Styret: Olav, Peter, Silje, Mikkel

Andre: Andrè (Daglig leder), Jessica (Direktør)

Sak 22-63 Godkjenning av innkalling (V)

Godkjent.

Sak 22-64 Orienteringer (O)

Daglig leder

Det er gjort endringer i kassesystemet slik at utvalget i BC er i orden, samt at det er lagt inn egne bongpriser for DNS slik at organisasjonen blir fakturert som avtalt. Rammeavtale med Ringnes er ferdig forhandlet, vi er generelt fornøyd. Det oppleves som noe svakt salg mandag-onsdag, altså dagene hvor det ikke er arrangement i Storsalen eller Betong. Sister Act fortsetter å selge bra og det antas å fortsette slik i tiden fremover.

Direktør

Tappetårnet gjennomfører “barans”-kurs i nær fremtid med 7 deltagere. Det betyr at disse 7 vil ha kompetansen til å drive baren alene og ha opplæring med nye funksjonærer. Direktør og Ledelsen gjennomførte Høstball, som i større eller mindre grad var et glorifisert vorspiel. Ca 30-40 deltagere. 7. Oktober er det “Studentenes Frivillighetsdag” på Chateau Neuf, et prosjekt som ble startet av tidligere direktør. Konsertforeningen Betong arrangerer konsert i Betong i sammenheng med dette.

Styret

Olav: Har fortsatt arbeidet med PR-strategi sammen med Felix og Andre(Daglig leder i Chateau Neuf A/S), opplever at arbeidet går godt. Har sammen med tidligere styreleder Ragnhild fortsatt arbeidet med organisasjonsstruktur som kan fungere for et moderne DNS. Olav og Mikkel har også vært i Trondheim for å representere H.M. Den Gylne Gris på Samfundet i Trondheims ridderutdelig for Det Sorte Faar. Dette var både et gøy og produktivt besøk. Silje: Har gjennomført STUDiO evaluering. Anbefaler Styret å starte arbeidet med å finne festivalsjef for neste år ASAP samt legge budsjettsrammer for neste år. Felix: Har opprettet et uoffisielt DJ-utvalg som kan bidra med DJing i GB og Silent Disco, samt annet på Neuf. Er litt i underkant av 30 medlemmer så langt. Peter: Quiz legger opp til å ha ên engelskspråklig quiz i måneden for å tilrettelegge for internasjonale studenter.

Sak 22-65 Medlemsmøte Høst 2022(D)

Medlemsmøtet i Det Norske Studentersamfund avholdes 14. November 2022. Datoen er valgt for å være så nær slutten av året uten at det krasjer for mye med eksamen for samfundets medlemmer. I forkant av møtet skal styret sammen utvikle og vedta forslag til handlingsplan og budsjett for 2022. Direktør og to styremedlemmer er ferdig til slutten av semesteret, så Valgkomiteen må igangsettes så snart som mulig. Olav følger opp dette.

Styret diskuterer mulig forslag til vedtektsendring, knyttet til punktene om Direktør og Ledelsen og deres posisjon i vår moderne administrasjon. Olav, i samarbeid med Ragnhild(administrasjonsleder i CNAS) og Jessica, følger opp dette og presenterer et forslag som styret kan ta stilling til i forkant av 2. Innkalling til medlemsmøtet.

Styret diskuterer også hvordan det har jobbet frem til nå og ønsker for neste semesters styremedlemmer. Det fremmes forslag om at styreposisjoner også skal ha konkrete arbeidsoppgaver. Konkluderer med at dette er en sak styret kan håndtere selv, trenger ikke ta det opp på medlemsmøte.

Alle medlemmer av styret får i hjemmelekse å sette seg inn i årets handlingsplan og ta en vurdering på hvilke punkter bør overføres til neste år og evt. gjøre opp tanker om nye punkt.

Sak 22-66 Eventuelt

Et av styremedlemmene har fått jobb og vil derfor ikke være tilgjengelig på tirsdager. Styret tar derfor utgangspunkt i å holde styremøter på torsdager resten av semesteret. Neste styremøte blir 27. Oktober.

Møte hevet.

Møte 03.11.22

Til stede:

Fra Styret: Olav, Peter, Silje, Felix

Andre: Andrè (Daglig leder),

Sak 22-67 Godkjenning av innkalling (V)

Godkjent.

Sak 22-68 Orienteringer (O)

Daglig leder

Showsesongen ligger an til å lande innen budsjett, det er gledelig. Sister Act ligger an til å gå frem til 18. Mars, kommer an på salgstallene fremover. Jul i Blåfjell begynner snart på dagtid lørdag og søndag. Det jobbes med å få inn Gullfisken som kunde, blir eventuelt live-sending fra Storsalen. Bra å vise at Chateau Neuf er profesjonelle nok til å ta slike store jobber. Fortsetter arbeidet med å legge budsjett for neste år.

Direktør

Ikke til stede.

Styret

Olav: Fortsatt å delta på møter i studentmiljøet hvor det har vært aktuelt og jobbet med oppfølging av Tappetårnet. Ferdigstilt dokumenter til medlemsmøte-innkalling. Var i Universitas i dag med en gladsak!

Peter: Vært på på gallaer i utlandet og Ås. Absolutt noe vi kan lære av dem mtp. gjennomføring av galla.

Felix: Tatt ansvar for gjennomføring for Silent Disco, godt besøkt. Røft regnet ca 400 gjester inne samtidig og masse kø utfor. Relativt lite flyt mellom de forskjellige arrangementene som foregikk samtidig(SD, karaoke, DJ i GB). Kan være lurt å enten koordinere disse arrangementene bedre, eller fordele dem på flere dager.

Sak 22-69 Medlemsmøte Høst 2022(D)

Vi bruker Klubbscenen til medlemsmøtet. Ønsker å møblere med enkle svarte stoler og små runde bord, må møbleres til minst 50 besøkende. Spør Tappetårnet om de har mulighet til å bemanne baren. Trenger fortsatt å finne ordstyrere for møtet, Felix følger opp. Til tellekorps og registrering trengs iallefall to personer. Olav kontakter Desisjonen. Per i dag ikke noe innsikt i om noen har søkt til posisjon som styremedlem, styrets medlemmer og eventuelt lesere av referat oppfordres til å be aktive til å søke.

Om forslaget om å slå Ledelsen sammen med Styret og ansette personer for å ta Direktørs arbeidsoppgaver går gjennom vil det være høyere forventninger til medlemmer av Styret. Det vurderes å trekke forslaget om å la styreleder velge sitt eget styre, da Styret er uenig i hvor gunstig det vil være, samt at det er mye endringer på kort tid.

Sak 22-70 Eventuelt

Koordinere tilbud på fredagene: gjennom karaoke og Silent Disco har vi fått noe medvind som kan spilles på for å gjøre Chateau Neuf til et bra sted å besøke på fredagene. Det foreslås at det kan settes ned en egen komitê som ekslusivt har som mandat å følge opp tilbudet på fredagene og forsikre for besøkende at vi har høykvalitets-tilbud på denne dagen, hver uke. Konseptet tas opp igjen etter medlemsmøtet.

Alle Festers Mor: Olav har lagt til et punkt i handlingsplanen om å utrede muligheten for å gjøre Chateau Neuf til et attraktivt utested for studenter. Om det er noe som medlemsmøtet er enig med leker Olav med tanken om å gjennoppta et gammelt konsept og modernisere det - alle festers mor. Etter Sister Act er ferdig i Mars vil det eventuelt være mulig, men må planlegges godt i forveien i så fall. Olav følger opp etter medlemsmøtet, og setter det på agendaen å lufte med aktuelle studentorganisasjoner.

STUDiO 2023: For å komme i gang med STUDiO-planlegging bør det innstilles et STUDiO-styre så fort som mulig. Olav, i samarbeid med CNAS, utarbeider en “stillingsutlysning” med hensikt om å publisere så snart som mulig.

Til Styret i Det Norske Studentersamfund

Kopi Direktør, daglig leder, desisjonen

Fra Styreleder

Innkalling til styremøte i Det Norske Studentersamfund

Møte 24.11.2022

Tilstede:

Fra styret: Felix, Silje, Peter og Olav (styreleder)

Andre: André (daglig leder) og Jessica (direktør)

Sak 22-71 Godkjenning av innkalling (V)

Godkjent

Sak 22-72 Orienteringer (O)

a. Daglig leder

Det omsettes noe lavere i bardrift enn forventet, endrer ikke resultatet for året, men har en virkning på overskuddet til handlingsrom i budsjettet for neste år. I år er det omsatt 20% mindre i bar enn tidligere normalår, men billettsalget for show i Storsalen går godt.

Dagligdriften til GB går dårligere, med tirsdager som merkbart unntak. Dette gjør at CNAS er i større grad avhengig av utleie og show for å drifte økonomisk bærekraftig. Selskapet ser ut til å ha en total omsetning på 20 mil i år.

b. Direktør

Skriver søknad til stiftelsen om driftsmidler til 2023. Jobber med å finne STUDiO-sjef og har fått inn noen søknader. Sammen med ledelsen planlegges det å lage en julekalender på Instagram med tilbakeblikk fra aktiviteten foreninger og utvalg på huset har gjort gjennom året.

c. Styret

Olav: Samarbeidet med VT for å gjennomføre sofaprat med kandidatene til SiO styret, opplevde det som godt gjennomført og hyggelig. Fulgt opp tilbakemeldinger etter medlemsmøtet.

Felix: Gjennomførte Silent Disco, litt uavklart hvem som har ansvar for hva og etterspør tilgang til yesplan for hele styret. Han har også fått positive tilbakemeldinger fra medlemsmøtet. Bisto også med logistikken til stytteturen, som opplevdes som en god tur.

Peter: Intervjuet av Journalen om Quiz, snakket med journalisten om generelle arrangementer på huset og hen kommer gjerne tilbake for å skrive om hva mer som skjer på huset. Anbefalte Silent Disco!

Sak 22-73 Medlemsmøter Høst 2022 (D)

Styret tar videre tilbakemeldinger i forkant og etterkant av møtet og opplever at det har vært lærerikt og er mer rustet til gjennomføring av kommende medlemsmøter. Peter fremmer forslag om å publisere debattvett i forkant av møter.

Styret foreslår å komme med en generell uttalelse om at styret ønsker en positiv og imøtekommende kultur i studentersamfundet. Det diskuteres potensielle fremgangsmåter.

Til nyåret kommer det kurs og workshops om de etiske retningslinjene med Felix som skal tilgjengeliggjøres for alle i styret, ledelsen, ledere av foreninger og ansatte på bygget.

I forkant av neste medlemsmøte skal styret publisere et søknadsskjema for å finne medlemmer til komiteen som skal følge opp organisasjonsstruktur i DNS. Direktørvalget følges opp av valgkomiteen.

Olav skal lage innkalling til neste medlemsmøte og åpner for innspill. Styret i sin helhet bes før publisering å se over og godkjenne.

Sak 22-74 STUDiO 2023

Søknad om å arrangere studio på friggfeltet er avslått, her må styret jobbe politisk om det er ønskelig å gjennomføre i fremtiden. Dette krever omfattende forarbeid og anses ikke som mulig å gjennomføre i 2023.

Silje foreslår at neste års studiosjef har et møte med styret for å snakke om hva STUDiO skal være og hvordan trekke studenter fra forskjellige utdanningsinstitusjoner.

André etterspør hvilket mandat administrasjonen har ovenfor STUDiO? Fremmer forslag om å ha et arbeidsfordelingsdokument delt mellom studiostyret og administrasjonen. Presiserer at STUDiO er det største og viktigste huset gjør og en katalysator for å rekruttere frivillige og kunne vise studentene hva vi driver med på Neuf.

Akkurat nå finnes det ikke gode nok knutepunkt med fadderordningene, dette må kartlegges og jobbes med. Det er viktig at huset sammen identifiserer hvordan vi effektivt kommunisere med de nye studentene, de som er i faddergrupper, de som er uten faddergruppe osv.

Forslag om innspillsrunde blant medlemsmassen samt oppslag i Universitas om studiestart hvor STUDiO-sjef spør studentene hva de vil ha under fadderuken.

Det settes en søknadsfrist for å finne STUDiO-sjef, datoen er 12. desember. Det foreslås å legge ut målrettede utlysninger er for å rekruttere studenter som går kulturledelse rundt omkring Oslo. Direktør kontakter utdanningssteder som har kulturledelse, som HK, OsloMet, NMH, B.I..

Sak 22-75 Eventuelt

Det vil avtales møte med de nye styremedlemmene etter eksamenskjøret er over.

Dialogen fortsetter med DnD Oslo om å flytte inn i kontor i tredje etasje. Det er også ønskelig at Argument får etablert seg på kontoret de er tildelt i fjerde etasje.

Møte hevet.

Møte 15.12.22

Til stede:

Fra Styret: Olav, Peter, Felix

Andre: Andrè (Daglig leder), Jessica

Sak 22-76 Godkjenning av innkalling (V)

Godkjent.

Sak 22-77 Orienteringer (O)

Daglig leder

I gang med  å finne ny administrasjonsleder, håper på å være på plass før januar, men det kan ikke garanteres. Admin tar ferie f.o.m 22. Desember og er tilbake på jobb fra 2. Januar, med ordinære arbeidsdager fra og med fredag 6. Januar. Huset åpner mandag 9. Januar.

Direktør

Ikke til stede.

Styret

Olav: På økonomifronten ligger DNS an til å gå i overskudd i år, men det skal merkes at dette handler om at midler tiltenkt oppgraderinger i BC ikke har blitt brukt og må eventuelt brukes neste år. Hadde alt planlagt arbeid blitt gjennomført ville organisasjonen gått i betraktelig underskudd. Deltok på LMU-møte på UiO, hvor det meldes at de store utdanningsinstitusjonene i Oslo fremover skal arrangere LMU-møter på tvers av skoler. Dette kan muligens være relevant for oss i fremtiden.

Peter: lager quiz-evaluering som sendes til relevante aktører.

Sak 22-78 STUDiO 2023(D)

Administrasjonen i CNAS har satt av ansattressurser(Henrik, Marte og Andre) til planlegging av STUDiO. Disse vil være hovedkontaktspunktet mellom STUDiO-styret og CNAS. Hvordan arbeidsfordelingen blir i praksis utarbeides når STUDiO-styret/leder er fastsatt.

Jessica begynner med intervjuer til STUDiO-sjef fra og med neste uke. Det er ønskelig at det innstilles en kandidat som presenteres på første styremøte i Januar. Evaluering fra STUDiO 2022 etterspørs. Når vi er tilbake på jobb i januar må styret kontakte resten av student-Oslo for samarbeidsmuligheter.

Sak 22-79 Galla 2023 (D)

Direktør har satt sammen en gallakomitê bestående av Tiril V., Thea B., Patricija M., Runhild H., Ruben G. Det gleder styret å høre om arbeidet gjort så langt, og på nyåret ønskes det et møte med komiteen for å bli kjent og legge frem forventninger fra begge parter. Deretter vil det være ønskelig at styret får fortløpende oppdateringer på hvordan arbeidet går og ønsker invitasjon til møter på en noelunde regelmessig basis. Det meldes også at det er en separat komite som utarbeider en sangbok for 2023. Sangbokkomiteen jobber under gallakomiteen.

Påmelding til galla er planlagt utsending i løpet av de første månedene i 2023 og stenger en måned før 16. Mai.

Sak 22-80 Medlemsmøte - VALG (D)

Det foreslås at vi åpner for digital deltagelse for de som ikke kan møtes fysisk, da flere har meldt at de ikke vil ha mulighet til å delta pga. hjemreise. Dette bør isåfall anses som et unntak for dette møtet og ikke en praksis som det ønskes å fortsette med i fremtiden. Må koordinere med Desisjonen og finne en god teknisk løsning. Følges opp av Olav/Felix.

Åpner for diskusjon om hvilken representant fra styret som skal være med i organisasjonskomiteen. Det virker naturlig at representanten velges blant styremedlemmene som ble valgt på vårsemesteret 2022, da de har relevant erfaring å bygge på. Styret vil foreslå Felix V. som styrets representant i komiteen.

Sak 22-81 Eventuelt

Jessica fremmer forslag om utarbeiding av frivilligkontrakt. Dette i stor grad av HMS-grunnlag og forsikring, men også for å etablere tydelige forventningsavklaringer til og fra frivillige. Følges opp av Jessica/Olav.

Det fremmes bekymring rundt en CNAS-booking på nyåret med hensyn til potensiell konflikt med aktuell studentaktivitet. Styret ønsker å utrede om det er rom for finpussing av produksjonsplan slik at det blir bedre tilrettelagt for studentaktivitet i perioden. Følges opp av Andre/Olav/Jessica.

Følgende saker utsettes til neste passende styremøte:

Skilting/profil i bygget samt “prosjekt oppussing”.

Oppdatering og evaluering av mediastrategi.