Foreningsleder
- "Og selv om jeg anser dette verk uverdig å fremlegge for deg, har jeg full tiltro til at du vil være god nok til å motta det, ettersom den mest verdige gave jeg kan gi, er midlet til å på kort tid fatte det jeg gjennom så mange år og så store farer, har lært og forstått"
Du har blitt foreningsleder. Gratulerer! Medlemmene i foreninga di har vist deg stor tillit, og den skal du ikke kimse av. Men hva i all verden bør du gjøre? Det er mange som forventer ting av deg, både i styret ditt, blant de andre medlemmene, styret, ledelsen og administrasjonen.
Det er mange måter å være leder på, og ingen veit helt hva som er den beste måten å være det på. Hvis de hadde det, hadde det ikke blitt skrevet så mange bøker om det. Seriøst, google that shit, er det rart regnskogen dør? Dette er ikke et forsøk på å oppsummere hva som gjør en god foreningsleder, men heller en samling av alle de oppgavene du bør gjøre i løpet av fartstida di. Noen av dem er særs praktiske, andre gjør jobben enklere for deg. Forhåpentligvis er de så generelle at de kan gjelde for alle foreningene på huset. Kanskje kan også en og annen utvalgsleder finne noe av nytteverdi her.
Foreningen
Brønnøysundsregisteret
Foreninga di er registrert i frivillighetsregisteret i Brønnøysundsregisteret, og har eget foretaksnummer. Du finner foreninga di på Brønnøysundregisterets hjemmesider. Du kan søke opp foreninga di på navn, så du trenger ikke vite foreningsnummeret fra før av. Alle som er registrert som styremedlemmer i registeret har mulighet til å redigere sida til foreninga, så hvis du har sittet i styret tidligere, bør du, hvis din forgjenger gjorde jobben sin, allerede ha tilgang. Du logger inn med personnummer og minID. Har ikke forgjengeren din gjort jobben sin, eller du er ny i styret, må du kontakte noen som satt i det sist registrerte styret i Brønnøysundsregisteret. Disse står listet opp på foreningas sider.
Du må oppdatere lista med nytt styre. Dette gjør du på skjemaet "samordna registermelding". For å gjøre endring i det registrerte styret, må du legge ved protokoll fra generalforsamlinga hvor styret blei valgt inn. Protokollen må være skrevet under av protokollunderskriverne, signert på alle arkene. Du må også ha personnummeret til alle styremedlemmene dine for å registrere dem.
SiO Foreninger
Din forgjenger skal forhåpentligvis ha lagt deg til som kontaktperson på foreningssida på SiOs hjemmesider. Du finner den under "min forening" når du har logga inn på www.sio.no. Den informasjonen som ligger her er den informasjonen som Velferdstinget forholder seg til. Her kan du oppdatere medlemsantallet, beskrivelsen av foreninga, vedtekter og kontaktinformasjon. SiO krever at denne sida oppdateres hver 6. måned, vanligvis i begynnelsen av semesteret. Studentersamfundet sender inn en felles søknad til velferdstinget, men større prosjekt (særlig i forbindelse med STUDiO) kan fremdeles søke om egne midler på disse sidene.
Vedtektene
Alle foreninger har vedtekter. De kan være korte eller lange, men les gjennom dem og vit hva de går ut på. Det er veldig kjekt å vite om det stilles formelle krav til vedtaksdyktighet på generalforsamling, eller om styrets jobb er blitt gitt klare retningslinjer i vedtektene. Ha dem lett tilgjengelig. Skriv dem ut og oppbevar dem i en perm på kontoret, eller skriv dem inn i Viteboka, og sørg for at de oppdateres.
Styret
Rollefordeling
Er du helt ny som foreningsleder? Er du litt usikker på akkurat hva du kan forvente av de andre vervene i styret? Eller hva om du har klare ideer om hva styremedlemmene dine skal gjøre, men de ikke veit hva du forventer? Høyst sannsynlig er dere en forvirra gjeng som skal sitte i styret, og ingen veit helt hvem som krever hva av hvem. Sett dere derfor ned og snakk sammen om forventninger til hverandre og dere sjøl. Det kan være fruktbart både at du tar deg tid til å snakke med hver av styremedlemmene, og at dere snakker sammen om dette i plenum. Ideelt sett skal alle faste arbeidsoppgaver være fordelt over andre styremedlemmer enn deg sjøl, så du kan fokusere på å se helheten.
Her er noen jobber som de fleste foreninger trenger noen som gjør:
- Føre budsjett/regnskap
- Stille på produksjonsmøter
- Booke lokaler i bookingsystemet
- Ha oversikt over medlemmer
- Arrangere interne fester
Økonomi
Økonomiansvarlig
Dette er kanskje styrets viktigste person. Sørg for at du har en god økonomiansvarlig. Det skader likevel ikke å vite litt om økonomien til foreninga sjøl. SiO holder hvert semester opptil flere kurs i økonomi. Sørg for at din økonomiansvarlig kommer seg på kurs, og prøv å komme deg på et sjøl. Hvis du har spørsmål om økonomi eller trenger tips og triks kan du alltids spørre direktør.
VT-søknaden og prosjektpotten
Studentersamfundet sender en felles søknad til Velferdstinget (VT) på vegne av enkelte foreninger på DNS. Studentersamfundet sender inn søknaden i løpet av høsten, basert på informasjon de får fra de enkelte foreningene, og foreningene tildeles pengene i to omganger, ved begynnelsen av vårsemesteret og begynnelsen av høstsemesteret.
Hvis foreningen din ikke er med i VT-søknaden må dere selv sende inn søknader andre steder for å finansiere driften. Man kan for eksempel søke Velferdstingets kulturstyre.
Kontakt med huset
Ledelsen
Hvis du lurer på noe, har konflikt med andre foreninger, med huset eller med administrasjonen eller bare vil prate, ta kontakt med Ledelsen i DNS. De sitter på større ressurser enn de fleste foreningene, og kan kanskje hjelpe deg.
Foreningskontrakten
Foreninga di har en kontrakt med Det Norske Studentersamfund, som viser hvilke plikter de to foreningene har overfor hverandre, og hva de kan kreve. Dette er det viktigste dokumentet i samhandelen mellom foreninga di og DNS, fordi den avgrenser hva hver av partene plikter til og har rettigheter til. Hvis noen bryter sin del av avtalen, er det viktig at den andre parten vifter høylydt med kontrakten.
Oppmøtekrav
I foreningskontrakten er det spesifisert hvor mange medlemmer fra foreninga di som må stille på arrangement som gjelder hele huset. Blant dem er dugnad, vakter under Oktoberfest o.l. Styret har mye å gjøre, så det er praktisk for deg om du får så mange vanlige medlemmer til å stille på disse arrangementene som mulig.
Bruk av E-post
Representantskapet har vedtatt et E-postreglement som skal klargjøre kommunikasjonen internt på huset. Sørg for at du følger dette reglementet, og sørg for at medlemmene i styret og foreninga di kjenner til reglementet, sånn at dere slipper unødvendig krysskommunikasjon.
Praktisk småplukk
Legg inn styret ditt i foreningsoversikten
Du må oppdatere Foreningsoversikten med de sittende styremedlemmene, telefonnummerene og e-postadressene deres.
Få oversikt over hvor mange kontorkort dere har
Foreninga har fått utlevert et visst antall kort med tilgang til kontoret deres. Sjekk med administrasjonen hvor mange kort som har blitt levert ut, og hent inn tilgangskort fra tidligere medlemmer som har glemt å levere tilbake. Foreninga er sjøl ansvarlig for å ha oversikt over disse.
Skaff styret ditt korttilgang
Send en e-post til direktør på direktor@studentersamfundet.no med navnet på alle i styret ditt, med enten kortnummer på UiO-studentkort eller personnummer for de som ikke er UiO-studenter. Husk at man må ha betalt semesteravgift for inneværende semester for å kunne bruke UiO-kort på huset.
Oppdater epost-adresser
Alle styremedlemmer burde ha en e-postadresse på studentersamfundet.no. I tillegg bør du sørge for at nye styremedlemmer arver adressene på formen [foreningsforkortelse]-leder@studentersamfundet.no, [foreningsforkortelse]-okonomi@studentersamfundet.no og [foreningsforkortelse]-pr@studentersamfundet.no, som brukes til å holde kontakt på tvers av styrene. EDB kan hjelpe deg med alt som har med e-post å gjøre; ta kontakt med dem når nytt styre er valgt.
Tenk framover
Det er vanskelig å tenke framover når du bruker all tida di på å få den helvetes foreninga til å gå rundt. Husk likevel at alt arbeidet ditt er forgjeves om du ikke har kompetente folk til å ta over når du er ferdig som leder.
Finn de riktige folka
Mange foreninger har egne valgkomiteer som finner nye folk til å ta over styreverv. Hvis dere ikke har det, så skaff en. Det gjør med en gang jobben din enklere om noen gamle pamper kan fokusere på dette i stedet for deg. Du er likevel ofte nærmest både styret og medlemmene, og ofte hører valgkomiteen på dine gode råd. Ikke bare forbered deg på all fritida du får når du er ferdig, men tenk på hvem som er best skikka til å fortsette det arbeidet du har gjort.
Kompetanseoverføring
Start tidlig med å videreføre alt du har lært deg. Sørg for at den nye kjenner de andre foreningene og prosedyrene. Avtal kompetanseoverføringsmøte så snart den nye lederen har blitt valgt. Hvis ikke det nye styret tar initiativ til å arrangere en kompetanseutvekslingsmiddag med gamle pamper, vis litt ansvar og gjør det sjøl.
Write shit down
Har du en visjon om hvor foreninga di skal være om fem år? Prøvde dere noe nytt i år som fikk katastrofale resultat? Eller har dere gått bort fra en dårlig ordning til noe du synes fungerer bedre? Ingen steder er uttrykket "om hundre år er allting glemt" sannere enn ved Studentersamfundet. Bare at det er mer snakk om 100 uker. Gjennomtrekket er stort, og om tre års tid er det sannsynlig at ingen av de som sitter i styret veit hvem du er en gang. Det institusjonelle minnet er kort, og hvis du vil sørge for at foreninga ikke går på samme smell igjen og igjen, må du skrive det ned. Lag et erfaringsdokument, og sørg for at folk veit hvor de finner det. Forfatt en femårsplan som du stifter opp på kontorveggen. Lag en artikkel i viteboka, eller skriv et personlig brev til den neste lederen der du skriver ned alt hun bør huske.