Produksjonsmanual for Storsalproduksjon
Kjære produsent,
Det er litt av en oppgave du har tatt på deg. Å produsere amatørbasert underholdning i Storsalen, en sal som tar over 1000 publikummere, og som attpåtil for det meste er utstyrt med teknisk utstyr som var utdatert på 90-tallet, er ingen enkel sak. Forhåpentligvis kan denne innsikten gjøre det hele enklere. I utgangspunktet gjelder de samme rådene her som produksjonsmanualen, men alt er på en større skala. Les derfor og gjør deg kjent med den også.
Har du lest den? Godt. Da kan vi ta det derfra.
Før du i det hele tatt begynner
Produksjoner med Teater Neuf velges inn på allmøte mer enn et halvt år i forveien. Storsalproduksjonen under studiestart skal helst velges inn før jul. Prosjektet bør ha regissører på plass før det i det hele tatt legges fram for allmøtet. Om du har en regissør eller to som er tente på en idé, så skriv en prosjektbeskrivelse og sendt den inn til Teater Neuf.
Startfase
Booking av Storsalen
Til å begynne med kan produksjonen øve mange steder, men Teaterscenen er ofte opptatt med andre produksjoner, og du vil jo gjerne øve så mye som mulig i Storsalen. Teaterets koordinator kan ikke booke Storsalen. Dette må tas med admin. Da kan du enten stikke innom administrasjonen på dagtid, eller sende en e-post og spørre om hvilke dager som passer. Har du mulighet til å dukke opp på dagtid er dette helt klart best.
Budsjett
Som alle andre produksjoner, må budsjettet til produksjonen din godkjennes av styret i Teater Neuf, men denne produksjonen er i en helt annen skala. Når du beregner hvor mye dere vil få i billettinntekter, er det viktig å huske billettavgifter.
Billettservice er en tjeneste som gir en følelse av profesjonalitet som kan passe til en storsalproduksjon. Da kan hvem som helst bestille billett på nett, og hente det ut på nærmeste Narvesen. Men hvis du bruker Billettservice, må du betale 20,- avgift på hver billett som selges via dem. Det som har blitt gjort de siste åra, for å få samme pris på billetter som selges via nettet og i kassa (som bare har en avgift på 5,- hvis man bruker kvitteringa som billett), er å selge billetten 15 kroner billigere på Billettservice.
De siste åra har man tatt 100,- for medlemmer og 150,- for ikke-medlemmer. Dette har for produskjonens del betydd at vi tjener 80,- og 130,- på billetter solgt gjennom Billettservice og 95,- og 145,- på billetter solgt i kassa. Når du beregner hvor mye du regner med å tjene på billettsalg, må du bruke disse verdiene, siden det er det du faktisk kommer til å tjene. Det kan være klokt å ta utgangspunkt i billettinntekter på 70.000 kroner, det var dette vi tjente på den relativt dårlig besøkte STUDiO-revyen 2013.
Lys-utstyret
Standardlysriggen i Storsalen er et helvete å jobbe med. Det gjør det vanskelig å finne lysteknikere som er villige til å jobbe i to uker intensivperiode med rigging, og så to uker med å styre lyset. Dessuten har ikke Storsalen eget lysbord som kan brukes. Dette blir ikke enklere av at teknisk ansvarlig stiller visse minstekrav til kompetansen hos de som skal være lysteknikere i Storsalen. Leier vi inn lystutstyr, blir det med en gang enklere å finne noen.
Teknisk utstyr blir fort den største utgiftsposten i budsjettet, og bør sees ekstra nøye på. Regimet har gjort jobben gratis når vi har punga ut med 100.000 til lysutstyr, men det er diskutabelt om dette egentlig lønner seg. I 2014 leide vi utstyr fra RF-Regi, som er teknikerne som holder til på RF-kjelleren. De fikk for noen år siden penger fra Velferdstinget for å kjøpe utstyr som kunne leies ut til andre studentforeninger. Ta derfor kontakt med dem om priser på utleieutstyr. Det er viktig å ha en lys-ansvarlig tidlig, så du veit når du må bestille inn det tekniske, når lyset kan settes og når rekkefølgen på scener/sketsjer må være rimelig fast for lysprogrammering.
Søke om støtte
Revyen trenger mye penger for å komme i mål. Her er det naturlig å søke på alle tenkelige støtteordninger du kan komme på. Her er det også lurt å søke direkte til Studentersamfundet om midler fra Prosjektpotten. Et slikt prosjekt i forbindelse med studiestart kan dessuten søke direkte etter hos Velferdstingets kulturstyre. Husk da å bruke logoen deres på alt materiell.
PR og Sponsorinnhenting
Ha i hvert fall en egen PR-ansvarlig. Storsalproduksjonen er et alt for stort prosjekt til at du kan etterlate det kun til Teater Neufs PR-ansvarlig. PR-ansvarlig bør være involvert tidlig, og helst ha et lite PR-team. Bruk skolerevyene rundt jul, og revykavalkaden til å reklamere ut mot revyinteresserte om prosjektet og at det skjer. Sørg for å reklamere når det er auditions. Det kan være vel verdt det å trykke opp egne plakater.
Studentersamfundet har en markedsplan som må følges, så du kan ikke bare gå ut og skaffe hvilke som helst sponsorer til revyen. Snakk med markedsansvarlig i Hovedstyret, og finn ut hvilke avtaler som er mulige å gjøre med bedrifter, om muligheter for sponsing. Studentersamfundets andre sponsorer kan blir problematiske om andre logoer dukker opp på plakater fra Studentersamfundet.
Medieavdelingen kan muligens hjelpe til med å planlegge PR-kampanjen, skrive markedsføringstekster og designe markedsføringsutstyr. Fotoklubben kan muligens hjelpe til med å ta bilder til bruk i markedsføringen.
Tilstedeværelse på sosiale medier
STUDiO-revyen har en page på facebook som når ut til flere enn Teater Neufs page. Revyen har også egen Twitter-konto som når ut til langt færre. Snakk med forrige produsent eller med styret i Teater Neuf for å få tilgang til disse. Benytt deg også av revyens egen e-postadresse revy@studentersamfundet.no - det ser litt proffere ut. Send en e-post til EDB for å få e-post som sendes til denne adressen direkte til deg.
Auditions
For Guds skyld, ikke fall i fella å caste folk som går på folkehøyskole, sjøl om de kommer fra Romerike. Det er greit nok at de er flinke og har mye tid i sommeren som kommer, men de har ikke tid i det hele tatt før slutten av mai. De tror de kommer til å ha bedre tid enn de har, og mange produksjoner har lidd under deres fravær.
Medlemskap
De som skal være med på revyen må kjøpe medlemskap i Det Norske Studentersamfund. De kan havne i en litt kjip situasjon fordi de må kjøpe medlemskap i to omganger under revyen. Vær likevel flink til å mase på dem om å kjøpe medlemskap tidlig. Et lurt alternativ kan være å kjøpe via Chateau Neuf-appen, som gir medlemskap i ett år fra kjøpsdato. Under intensiven kommer de til å være veldig tjent med å ha aktiv-statusen sin på plass, så de får gratis kaffe og billigere mat.
Når man har kjøpt medlemskap må man gå inn på Galtinn og registrere medlemskapet. Da kan de få tilgang på nettverket dns-intern på huset, og har internett tilgjengelig. Det er ganske praktisk.
Øvingsperioden
PR
Studiestart er en "big deal" for mange, og som et markedsføringsstønt kan man gi spesialpriser på billetter til ansatte ved f.eks. UiO, HiOA og BI, eller andre læringsinstitusjoner hvor noen involvert i produksjonen går. Alle disse insitusjonene har egne HR-avdelinger, som du kan kontakte tidlig for å få dem til å "spre ordet" blant sine ansatte. De har ofte lange sommerferier, så det er lurt å ta kontakt med dem før eksamensperioden setter i gang.
HR-ansvarlig ved UiO:
- Gjøril Songvoll (gjoril.songvoll@admin.uio.no
HR-ansvarlig ved HiOA:
- Gerd Hissingby (gerd.hissingby@hioa.no)
Kulturgruppa for ansatte ved BI:
- ellen.heggelund@bi.no
- kristin.svendsen@bi.no
Plakatdesign
Arbeidet med design av plakaten bør samkjøres med studiestart i sin helhet, sånn at man får et helhetlig konsept. Kan likevel være greit å ha en plan for eget konsept om studiestartstyret ikke har plakatene sine klare tidsnok.
OSTV
Ta kontakt med OSTV. På samme måte som storsaleproduksjonen er en av de største happeningene for Teater Neuf, er det å kunne drive med flerkameraproduksjon i Storsalen noe av det største OSTV-gjengen gjør i løpet av året. Spør om de har lyst til å filme revyen, så kan de organisere dette i stor grad på egenhånd.
Før sommeren
Rombooking
Fra midten av mai står Chateau Neuf rimelig tomt og uten aktivitet. Huset stenger ikke før uti juli, og produksjonen har derfor mye tid og plass til å boltre seg. Juni måned er en god måned å øve i, da ensemblet også har mye fri, hvis de er ferdige med eksamener o.l. Ta en titt på lista over de mange lokaler som finnes på huset. Lillesalen har blant annet godt dansegulv og et integrert lydanlegg som kan være bra for danse-øvinger.
Innhold
Man bør ha en rimelig klar skisse av hvordan produksjonen kommer til å se ut før man tar sommerferie. Når man kommer tilbake har man bare to uker på seg, og da skal det dessuten flyttes inn scenografi, fikses kostymer, settes lys og gjøres PR, og da vil man ha den gjenværende tida til å øve inn scenene eller sketsjene, og legge til helt dagsaktuelt stoff. Derfor bør de helhetlige linjene, konseptet eller rammefortellinga være klar før man tar ferie. Avslutt gjerne før ferien med en hel «gjennomgang» av produksjonen slik den er.
Medaljer
Om produksjonen allerede har en logo eller et motiv som skal brukes på promoteringsmateriale, kan du ta kontakt med Premiemagasinet og få laga en medalje i logoen. Dette krever god tid om du vil ha en egen medalje forma for å se ut som logoen. Det er billigere å bestille en standard-medalje med et vinylklistremerke på, men det ser ikke like kult ut.
Fadderordninga
Fadderordinga kommer seint i gang, men jobber jevnt gjennom sommeren. Ta derfor kontakt med dem i mai/juni, og planlegg hvordan produksjonen skal inkorporeres i de forskjellige institusjonenes fadderuker. Det er fadderne som bestemmer hva faddergruppene skal finne på, så få dem med på laget. Faddere kommer til å ha fadder-bånd. Skal disse tilsvare gratisbilletter eller rabatt? Kanskje dere bør sende noen for å informere om produksjonen på fadderkursene som holdes før fadderuka?
Intensiv-uka
Tid
Det har vært vanlig å begynne intensivperioden rundt 1. august, og så ha intensiv-periode fram til premiere rundt første helg i STUDiO-festivalen. Huset er åpent fra 10 om morgenen til langt på natt, men det er en dårlig idé, også for produksjonens egen del, at skuespillerne øver hele dagen. Prøv å unngå mange dager med 12-timers øvinger. Prøv dessuten å få skuespillerne av scenen tidvis, så det kan bygges, males, settes lys, rigges o.l. Send for eksempel skuespillerne til å øve på dans i Lillesalen, mens teknikerne rigger lys over scenen.
OSTV
Avklar med OSTV hvilke dager de skal filme forestillinga, og hvilke dager de skal teste filming med utstyret. Kamera foran scenen kan være et forstyrrende element, så avklar dette med regissørerene.
Teknisk gjennomgang
Sett av en hel dag til teknisk gjennomgang. Alle som skal være på scenen (skuespillere, musikere, dansere, sceneassistenter) bør være til stede, så vel som teknikerne. Scenografien skal være på plass til teknisk gjennomgang, og det skal ikke kuttes eller legges til sketsjer etter dette. Gjennomgangen bør derfor være så seint i perioden som mulig. Sørg for at både produsent, lystekniker, lydtekniker, regissør og noen bak scenen har samband. Dette kan lånes på huset.
PR
- Se hovedartikkel: Promotere et arrangement
Plakater
Med mindre du har et helt PR-team (les: du kommer ikke til å ha et helt PR-team), er det først og fremst skuespillerne selv, og andre i produksjonen som må henge opp plakater. Del opp byen i soner, hvor skuespillerne har ansvar for å henge opp plakater. Gi dem gjerne muligheten til å gå sammen to og to. Dette er også en grunn til hvorfor det er lurt å ikke sette av 13-timersdager til øvinger, for da har ingen tid til å henge opp plakater, og ingen kommer og ser forestillinga. Hvis du er usikker på hvor du skal henge opp plakter, se artikkelen Steder for plakathenging.
Internett
En tydelig tilstedeværelse på internett er gull verdt. Vurdér å betale for noen reklamer på facebook. Bruk page'n til å erte med bilder fra opprigginga, eller minn folk på å bestille billetter på nettet.
Male scenegulvet
Kort tid før premiere kan det være en god idé å male scenegulvet, så det får en jevn svart overflate. Ett strøk bør være nok, og hvis det males på kvelden etter ei øving, skal malinga være tørr til øving morgenen etter. Husk å sette av tid til dette kort tid før premiere. Kan være greit å få det gjort før teknisk gjennomgang. Det bør være ganske mulig å få hele scenen malt på en times tid om man er fire stykker med ruller. Sjekk ved malingskapet på kostymelageret bak Teaterscenen. Mal både gulvet og plattingene hvis scenen er bygd ut. Det viktigste er at malinga er HELMATT (altså ikke glanset) - det betyr at den ikke reflekterer lys. Dette er viktig for lysfolka.
Forestillingsperioden
Samband
Under avviklinga av forestillingene, kommer dere til å trenge å kommunisere med hverandre. Benytt derfor samband. Finn en egen kanal som dere kan bruke. Vanligvis kan vi låne en del samband på huset, men hvis det skal avvikles flere arrangement samme kveld, eller om det f.eks. er helhusfest samtidig, kan det hende det må leies inn flere samband, og da må teateret betale for de ekstra sambandene vi trenger.
Snakk med vaktsjef og sm-koordinator på huset på forhånd, og avklar hvor mange samband dere må låne under avviklinga av forestillingene. Under sjølve forestillinga kommer dere til å trenge følgende:
- 1 samband i lysbua
- 1 samband i lydbua
- 1 samband til lydassistenten
- 1 samband bak scenen
- 1 samband i billettluka
- 1 samband hos inspisienten
Se også på muligheten for om den som tar trekk må ha eget samband.
Hvem/Hva/Hvor
Her er en oversikt over en del folk du kommer til å trenge under forestillingene:
- Lysstyrer. Ganske innlysende.
- Lydstyrer. Sitter i lydbua. Styrer lyden.
- Lydassistent. Befinner seg bak scenen og hjelper skuespillerne med mygger om det skulle oppstå trøbbel. Har oversikt over myggene når de ikke er klistra på en skuespiller.
- Inspisient bak scenen. Sørger for at skuespillerne er der de skal være når de skal være der, og at alle har tingene sine på plass.
- Billettsjekkere ved hver av inngangsdørene (kan godt være brannvaktene, så lenge dette er avklart)
- Brannvakter. Disse skal være klar over hvor nødutgangene er, og om brannalarmen skulle finne på å gå, skal de ta på seg oransje vester, og geleide publikum ut en designert nødutgang. Hvor mange vakter du trenger, er avhengig av hvor mye publikum du har:
- >500 publikummere er det vanligvis greit med 4 vakter
- 500-800 publikummere krever minimum 6 vakter
- 800-fullsatt sal krever 8 brannvakter
- Noen til å styre videoprosjektoren, om dette skal brukes under revyen. Prosjektoren står ofte oppe i lydbua, og lydstyreren kan gjøre dette.
- Noen til å styre trekk. Hvis prosjektoren skal brukes må ofte lerretet trekkes opp og ned. Hvis noe av scenografien skal være på trekk, må kanskje den trekkes opp og ned. Ha en person som har mulighet til å stå oppe på landgangen hvor trekkene opereres, og som har fått grundig kursing i dette. Det er farlig å operere trekk.
Eventuelt bør du også ha disse:
- Scenearbeidere som kan flytte kulisser i sceneskift. Vanligvis ikke så lett å få tak i. Dette blir fort skuespillerne selv, dansere, eller de som hjelper til med andre ting bak scenen.
- Noen som kan ha ansvar for å være ned i skuespillergarderoben og få folk opp på scenen når det er nødvendig.
- påkledere/avkledere for lynskift. Også vanskelig å få tak i. Blir fort danserne, eller at skuespillerne må hjelpe hverandre.
- Assistenter til å hjelpe inspisienten bak scenen.
Teknikk
Kjøp MYE batterier. For å være på den sikre siden, er det lurt å sette inn flunkende nye batterier i mygger både før forestillingsstart, og til pause. Det skal sjukt lite til for at mygger svikter, og her er det bare å bruke nye batteri hele tiden. Dette betyr sjølsagt at batteriene kan brukes til andre ting seinere, for de er ikke tomme etter å ha stått i myggen i 45 minutter. Så bruk dem i alt annet. Ikke bruk dem i mygger.
Premiere
Opp mot premieren kommer alle som er direkte involvert i forestillinga, inkludert deg sjøl, til å være sjukt opptatt. Sørg derfor for å outsource så mye av arbeidet rundt premierefest som mulig. Det er alltids noen i teateret som er interessert i å hjelpe til med å arrangere fest. Snakk med Teaterstyret.
Blomster
Det er standard praksis at skuespillerne, musikerne og danserne får en rose hver under applausen på premieren. Regissører og produsenter får en blomsterbukett eller ei flaske vin.
Mat
Det er MYE billigere å lage mat enn å bestille pizza fra Dolly's. Ta kontakt med den siste produksjonen før sommeren, og finn ut om noen av dem kan lage premierefestmat. Få noen i styret til å ta ansvar for dette.
Medaljer
Medaljer kan leveres direkte til huset, men det er mye billigere å hente dem i Kirkeveien. Utdelinga bør foretas av noen som kjenner prosessen og de som har vært involvert, så enten produsent, inspisient eller regissør.
Oppryddingsdagen
Vær tidlig ute med å annonsere når det blir oppryddingsdag, og sørg for at ingen har mulighet til å snike seg unna. Det er lett for mange å føle at "nå har jeg gjort en kjempinnsats, og da fortjener jeg å ta meg fri etter siste forestilling". Men man må også rydde opp når man er ferdig med å leike seg.
Her er noen viktige punkt å huske:
- Ha en klar plan for hvem som skal gjøre hva under opprydninga. Tenk gjennom hva som må gjøres først, og hva som er avhengig av at andre ting er gjort. Ikke bare be noen om å gjøre det. Pek på Truls og si "Truls, du samler sammen skolepikekostymene og henger dem opp i skapet."
- Sørg for at noen i gruppa veit hvor de finner det de trenger for å gjennomføre oppgaven, eller hvor ting skal plasseres når de er ferdige med det.
- Hvis det er store ting som skal kastes, og det er det ofte etter en slik produksjon, sørg for at det er bestilt en konteiner. Her kan det være greit å snakke med Admin, som kanskje uansett planlegger å bestille en konteiner til etter STUDiO.
- Kostymer må ofte vaskes etter intensiv bruk. Hvem skal vaske? Hvor skal det vaskes? Må det sendes inn til profesjonelle? Hvem tar seg av å sortere ut det som må vaskes? Hvem tar det med til vaskeri? Hvem henter det når det er ferdig?
- Sjekk hva rommene skal brukes til når dere er ferdige. Flytter det inn en ny produksjon i Storsalen på mandag, kan du ikke la noe stå fordi du er usikker på hvor det skal plasseres. Er det booka en konsert i Lillesalen, kan du ikke lagre noe der i noen dager.
- Snakk med teknikerne om når utstyret skal plukkes opp, og hvor mye hjelp de trenger for å rigge ned. De har gjerne en plan. Her er det også greit å koble inn teknisk ansvarlig på huset.
Folk som har vært med på å lage produksjon i Storsalen før:
2014
- Maria Lied Produsent
- Tine Skjold Inspisient
- Ingeborg Gravdahl Produksjonsassistent
2013
- Andreas Slørdahl Produsent
- Simona Kalstad Inspisient
- Tara Fox Lysmann
2012
- Desiree Vaksdal Produksjonsleder
- Aleksander Madsen Lysmann
- Jørgen Skalstad Lydmann
- Bastian Stabell Scenograf
2011
- Anna Wergeland Produsent
- Jostein Skaret Lydmann
- Thomas Fosseli Scenograf
2010
- Kjetil Aavik Lysmann
2008
- Kristin Wolmer Produsent